# Importar y exportar en Excel ## ¿Qué es importar y exportar en Excel? **Términos relacionados:** xlsx, hoja de cálculo, carga masiva, descarga masiva, subir archivo **Exportar** baja un listado a un archivo de Excel. **Importar** sube un Excel para crear o modificar registros de golpe: cargar cien productos, subir precios nuevos, corregir una lista entera. El camino más seguro: exportas el listado, lo editas en Excel y lo vuelves a subir. Nada se guarda hasta que revisas las filas y confirmas. ## Qué listados se pueden exportar **Términos relacionados:** descargar Excel, bajar a Excel, sacar reporte en Excel, exportar lista El botón **Exportar a Excel** está en estos listados: - **Ventas** — **Ventas → Venta**, **Ventas → Cotización** y **Ventas → Configuración → Listas de precios**. - **Inventario** — **Inventario → Producto**, **Inventario → Inventario físico**, **Inventario → Lotes y series**, **Inventario → Mermas**, **Inventario → Configuración → Categoría**, **Inventario → Configuración → Características**, **Inventario → Configuración → Almacenes**, **Inventario → Configuración → Ubicaciones** e **Inventario → Configuración → Unidad de medida**. - **Compras** — **Compras → Compra** y **Compras → Orden de compra**. - **Finanzas** — **Finanzas → Cuentas**, **Finanzas → Movimientos**, **Finanzas → Cortes de Caja**, **Finanzas → Cuentas por Cobrar** y **Finanzas → Cuentas por Pagar**. - **Manufactura** — **Manufactura → Órdenes de Fabricación**, **Manufactura → Recetas** y **Manufactura → Configuración → Centros de Trabajo**. - **Tributación** — las tres pestañas de **Tributación → Resúmenes y bajas**. - **Tienda** — **Tienda → Vitrina**, **Tienda → Pedidos web** y **Tienda → Configuración → Categorías de la tienda**. - **Sistema** — **Sistema → Usuario**, **Sistema → Roles** y **Sistema → Archivos**. **Inventario → Reportes → Kardex** tiene su propia descarga, explicada en «Reportes de inventario». ## Cómo exportar un listado a Excel **Términos relacionados:** descargar listado, bajar a Excel, exportar con filtros 1. Entra al listado y busca, filtra u ordena como quieras. 2. Sin filas marcadas, pulsa **Exportar a Excel** en la barra de acciones (si no cabe, está en **Más**). 3. El sistema avisa «Preparando la descarga…» y el archivo baja a tu equipo. Se descarga todo lo que coincide con la búsqueda y los filtros, en ese orden, aunque ocupe varias páginas. ### Qué trae el archivo exportado - Se llama como la pantalla, con fecha y hora: *Productos 2026-09-15 16-30.xlsx*. - La hoja *Datos* trae todas las columnas del listado, también las ocultas, y antes una columna *id*, que identifica cada registro si vuelves a subir el archivo. - Algunas columnas salen con un código corto en lugar del nombre que ves en pantalla, como el tipo de producto. - Los archivos de productos, categorías, ubicaciones y usuarios traen además la hoja *Valores*, con lo que admite cada columna. ### Qué hacer si no ves Exportar a Excel - Tienes filas marcadas: con filas marcadas, la barra solo muestra las acciones sobre ellas. - A tu rol le falta el permiso de exportar de esa pantalla (ver «Roles y permisos»). - Ese listado no está entre los que exportan. ## Qué listados se pueden importar **Términos relacionados:** carga masiva, subir Excel, cargar desde Excel, plantilla de carga, actualización masiva Tienen el botón **Importar** estos listados, y solo estos: - **Inventario → Producto** - **Inventario → Configuración → Categoría** - **Inventario → Configuración → Almacenes** - **Inventario → Configuración → Ubicaciones** - **Inventario → Configuración → Unidad de medida** - **Finanzas → Cuentas** - **Sistema → Usuario** Los clientes, los proveedores, las ventas, las compras y el stock no se importan. Una importación crea y modifica registros, pero nunca borra. ## Cómo preparar un Excel para importar **Términos relacionados:** plantilla Excel, formato de importación, columna id, hoja Valores, llenar el Excel Parte siempre de un archivo de ese mismo listado: una exportación, o **Descargar plantilla** dentro de **Importar**, que baja todos los registros sin los filtros de la pantalla. ### La columna id «La columna id decide: con valor modifica el registro, vacía crea uno nuevo.» - En una fila con *id* se cambian solo las columnas que trae el archivo: si borras una columna entera, ese dato no se toca. - Borrar filas del Excel no borra registros. Para dar de baja uno, pon *no* en su columna de activo. ### Cómo llenar las celdas - **Celdas vacías:** si la columna está en el archivo, la celda vacía también cuenta: un precio vacío queda en 0, una categoría vacía deja el producto sin categoría y una columna de activo vacía deja el registro inactivo, también en las filas nuevas. Para no tocar un dato, deja su valor o borra la columna entera. - **Valores fijos:** donde la columna admite valores fijos, como el tipo de producto, copia el valor de la hoja *Valores*. Ahí también están los nombres de las categorías, unidades, almacenes y roles que ya existen. - **Sí o no:** valen *sí*, *no*, *1*, *0*, *verdadero* y *falso*. - **Números escritos como texto:** *12,5* y *12.5* se leen igual; una sola coma seguida de tres cifras es separador de miles (*1,234* es mil doscientos treinta y cuatro). - Deja los datos en la hoja *Datos*, no cambies los encabezados y guarda en *.xlsx*: las columnas que el sistema no reconoce se ignoran. ## Cómo importar un archivo de Excel **Términos relacionados:** subir Excel, cargar archivo, importar datos, confirmar importación ### Paso 1: sube el archivo 1. En el listado, pulsa **Importar** (con el listado vacío, también está **Importar desde Excel**). 2. Pulsa **Elegir archivo** y selecciona tu Excel. «Antes de guardar nada verá las filas tal como quedarían.» ### Paso 2: revisa las filas Arriba ves cuántas **Filas** trae el archivo, cuántas están **Listas**, cuántas van **Con error** y la suma de las columnas de números, para compararla con tu Excel. - Cada fila tiene su **Estado**, «Lista» o «Con error». Pasa el mouse sobre el estado o haz clic en la fila para ver el motivo. - «Solo las que fallan» deja a la vista las filas con problemas; también puedes usar el buscador. - Se revisa que cada celda tenga un valor válido para su columna. En productos y categorías se revisan además las reglas del formulario, como el nombre obligatorio; en los demás listados esas reglas se comprueban al confirmar. - Con más de 1000 filas, las reglas no se revisan solas: «Por el tamaño del archivo, las filas todavía no se revisaron contra las reglas del sistema.» **Validar** revisa hasta 1000 filas; las demás se comprueban al confirmar. - Si el archivo es muy grande, la tabla muestra solo las primeras filas, pero «al confirmar se importan todas». ### Paso 3: confirma 1. Pulsa **Confirmar**. Entran solo las filas «Lista»; las que siguen «Con error» se quedan esperando. 2. Un archivo grande entra por partes, con una barra de avance. 3. Al terminar ves cuántas quedaron **Creadas**, **Modificadas** y **Fallidas**. Cada fila entra o falla sola: un error no cancela las demás. Si cierras la ventana antes de confirmar, la importación se descarta sin guardar nada. ### Qué hacer si el sistema rechaza el archivo - «El archivo está vacío.» — revisa que tenga encabezados y filas. - «El archivo no se pudo leer como una hoja de cálculo.» — guárdalo como libro de Excel (.xlsx). - «El archivo no tiene la hoja que esta importación necesita.» — los datos van en la hoja *Datos*. - «Ninguna columna del archivo corresponde a esta entidad.» — los encabezados no son los del listado: exporta de nuevo y pega tus datos debajo. ## Cómo corregir o reintentar filas de una importación **Términos relacionados:** corregir fila, filas con error, filas fallidas, reintentar importación ### Cómo corregir una fila sin volver a subir el archivo «Haga clic en una fila para corregirla. Las filas con error no se ejecutan.» 1. Haz clic en la fila. Se abre **Corregir fila**, con el motivo arriba y un campo por columna. 2. Corrige y pulsa **Guardar**. La fila se vuelve a revisar y lo que cambiaste queda resaltado. 3. Cuando esté «Lista», pulsa **Confirmar**. Las filas que ya entraron («Creada» o «Modificada») no se corrigen aquí: corrige ese registro desde su pantalla. ### Cómo reintentar las filas fallidas Una fila «Fallida» no cumplió alguna regla al guardarse: «Corrija las filas fallidas y vuelva a confirmar: solo se reintentan esas.» 1. Corrige cada fila fallida. 2. Pulsa **Reintentar las fallidas**, o **Confirmar** si ya las corregiste todas. Lo que ya entró no se vuelve a procesar: reintentar no duplica. No cierres la ventana hasta terminar: hoy no hay una pantalla para volver a abrir una importación cerrada. ### Mensajes frecuentes en una fila - «No existe un registro con ese id.» — ese *id* no es de un registro de tu empresa: déjalo vacío para crear uno nuevo. - «El archivo trae este id más de una vez.» — cada *id* va en una sola fila. ## Importar productos desde Excel **Términos relacionados:** carga masiva de productos, subir catálogo, actualizar precios desde Excel, lista del proveedor, importar artículos Exporta **Inventario → Producto**, edítalo y súbelo con **Importar**. Lo propio de los productos: - **Categoría:** escribe la ruta completa, como *Ropa / Camisetas*. Si no existe, se crea con toda su ruta al confirmar; mientras solo revisas, no se crea nada. - **Unidad de medida, impuesto y seguimiento:** no vienen en el listado, pero puedes agregarlos como columnas con el encabezado exacto que trae la hoja *Valores*. La unidad va por su nombre o su código, y el impuesto por su código (IGV, EXO). Ninguno se crea solo: «No existe una unidad de medida llamada 'Caja x 24'.» - **Código de barras:** vale para productos sin variantes. - **Stock:** la columna se ignora. El stock entra con un ajuste de stock o un inventario físico (ver «Inventario»). - Las variantes, las fotos y las alternativas no se importan ni se tocan al reimportar: se cargan en la ficha del producto (ver «Productos y catálogo»). ## Importar categorías y unidades de medida **Términos relacionados:** cargar categorías desde Excel, árbol de categorías, importar unidades de medida ### Categorías En **Inventario → Configuración → Categoría**, la columna **Categoría** lleva la ruta completa: *Ropa / Camisetas / Polos* crea o modifica *Polos* dentro de *Ropa / Camisetas*. El **Método de costeo** y la **Estrategia de salida** se escriben con los valores de la hoja *Valores*. Aquí la categoría padre no se crea sola. Si una hija sale «Con error» porque su padre viene en el mismo archivo y todavía no existe: 1. Pulsa **Confirmar**: entran los padres. 2. Haz clic en cada hija con error y pulsa **Guardar** en **Corregir fila**: queda «Lista». 3. Pulsa **Confirmar** otra vez. ### Unidades de medida En **Inventario → Configuración → Unidad de medida**, la **Unidad estándar** se escribe con el mismo nombre con que sale en el listado exportado. El código de la unidad no se puede repetir. ## Importar almacenes, ubicaciones, cuentas y usuarios **Términos relacionados:** cargar almacenes desde Excel, importar ubicaciones, importar cajas, importar usuarios - **Almacenes** (**Inventario → Configuración → Almacenes**) y **cuentas** (**Finanzas → Cuentas**) se importan tal cual. En los dos, el código no se puede repetir. - **Ubicaciones** (**Inventario → Configuración → Ubicaciones**): para crear una nueva, agrega la columna del almacén con el encabezado que trae la hoja *Valores* y escribe el nombre o el código del almacén. Si no existe: «No existe un almacén llamado 'Almacén Central'.» Para modificar ubicaciones que ya existen no hace falta. - **Usuarios** (**Sistema → Usuario**): el archivo exportado no trae el rol ni la contraseña que necesita un usuario nuevo; para darlos de alta, usa **Nuevo** en esa pantalla. ## Preguntas frecuentes sobre importar y exportar - **¿Puedo armar el Excel desde cero?** Puedes, pero es fácil equivocarse con las columnas. Parte de **Descargar plantilla** o de una exportación y, si solo quieres la forma, borra las filas y deja los encabezados. - **¿Qué pasa si borro la columna id?** Todas las filas se leen como nuevas: en vez de modificar, intentará crear otra vez lo que ya existe. - **Dejé una celda vacía, ¿se mantiene el dato?** No: la celda vacía cuenta. Para no tocar un dato, deja su valor o borra la columna entera. - **¿Si me equivoco en una fila se cancela todo?** No. Cada fila entra o falla sola. - **¿Puedo importar una parte ahora y el resto después?** Sí, en la misma ventana: confirma las filas listas, corrige las demás y confirma otra vez. - **¿La exportación trae todo o solo la página que veo?** Todo lo que coincide con la búsqueda y los filtros. Para bajar todo, quítalos. - **¿Por qué dice que un valor no está entre los admitidos?** Esa columna acepta valores fijos, que no siempre son el nombre que ves en pantalla: cópialos de la hoja *Valores*. - **¿Puedo cargar el stock inicial por Excel?** No con esta importación: la columna de stock se ignora (ver «Importar productos desde Excel»). - **¿Se puede deshacer una importación?** No. Lo que entró queda como si lo hubieras cargado a mano. ## Roles y permisos Los permisos están en **Sistema → Roles**, dentro de cada pantalla. Por ejemplo, en productos: - **Productos → Exportar** — el botón **Exportar a Excel**. Cada listado que exporta tiene su propio permiso de exportar. - **Productos → Importar** — el botón **Importar**. Existe también como **Categorías → Importar**, **Almacenes → Importar**, **Ubicaciones → Importar**, **Unidades de medida → Importar**, **Cuentas y cajas → Importar** y **Usuarios → Importar**, y en ninguna otra pantalla. - **Descargar plantilla** pide además el permiso de exportar de esa pantalla, como **Productos → Exportar**. - Con **Productos → Importar** se crean y modifican productos en bloque aunque el rol no tenga **Productos → Crear** ni **Productos → Editar**; lo mismo pasa en las demás pantallas. Dáselo solo a quien deba cargar datos. Exportar solo lee e importar escribe: es normal que un rol tenga uno y no el otro. --- Fuente: https://yarbys.com/docs/import-export/