# Usuarios, roles y permisos

## ¿Qué son los usuarios, los roles y los permisos?

**Términos relacionados:** cuentas de acceso, personal, perfiles, accesos, privilegios, quién puede hacer qué

Cada persona que trabaja en el sistema tiene su **usuario**: entra con su correo y su
contraseña. Lo que puede ver y hacer lo decide su **rol**, que es una lista de **permisos**
activados. En cada empresa, un usuario tiene un solo rol.

Los usuarios se administran en **Sistema → Usuario**, y los roles con sus permisos en
**Sistema → Roles**. Lo usa quien administra el sistema.

## Qué necesita un usuario para poder trabajar

**Términos relacionados:** usuario no puede entrar, sin acceso, habilitar usuario, dar acceso, usuario bloqueado

Para trabajar en una empresa, un usuario necesita cuatro cosas:

1. **Estar activo.**
2. **Acceso a esa empresa**, en **Empresas del usuario**.
3. **Al menos una sucursal** de esa empresa, en **Sucursales del usuario**.
4. **Un rol en esa empresa**, en el campo **Rol del usuario** de su ficha. Ese rol tiene que
   estar activo.

Al crear un usuario, el sistema le da acceso a la empresa en la que estás y el rol que elijas,
pero **ninguna sucursal**: asígnasela tú (ver «Cómo asignar las sucursales de un usuario»). Si
va a cobrar, asígnale también su caja (ver «Cómo asignar las cajas de un usuario»).

### Qué hacer si un usuario no puede entrar

- «Usuario o contraseña inválidos.» — la contraseña no es la correcta o el usuario está
  desactivado. Revisa la columna **Activo** o cámbiale la contraseña.
- No le aparece la empresa, o no le aparece ninguna sucursal para elegir — márcala en
  **Empresas del usuario** o en **Sucursales del usuario**.
- «Este usuario no tiene un rol asignado para esta empresa.» — entra a esa empresa y elígele un
  **Rol del usuario** (ver «Cómo dar acceso a otra empresa»).
- «Tu rol no tiene pantallas asignadas. Contacta al administrador.» — su rol no le deja ver
  ninguna pantalla: actívale permisos en **Sistema → Roles**.

## Cómo crear un usuario

**Términos relacionados:** dar de alta a un empleado, nuevo usuario, crear cuenta, agregar un vendedor, agregar un cajero

1. Entra a **Sistema → Usuario** y pulsa **Nuevo**.
2. Escribe el **Nombre completo**.
3. Escribe el **Correo electrónico**: «Con este correo iniciará sesión».
4. Escribe la **Contraseña** y repítela en **Confirmar contraseña**. Debe tener al menos 8
   caracteres y alguna letra.
5. Elige el **Rol del usuario**: «El rol define lo que puede ver y hacer en esta empresa».
6. Si quieres, completa **Teléfono**, **Tipo de documento** y **Número de documento**.
7. Pulsa **Guardar**.
8. De vuelta en el listado, asígnale al menos una sucursal (ver «Cómo asignar las sucursales de
   un usuario»). Sin sucursal no puede entrar.

El usuario queda con acceso a la empresa en la que estás. No se le envía ningún correo: entra
con el correo y la contraseña que le diste, y después puede cambiar su contraseña en
**Mi perfil** (ver «Primeros pasos»).

### Qué hacer si no te deja guardar el usuario

- «Ya existe un usuario con ese correo.» — ese correo ya lo usa otro usuario, aunque no esté en
  tu listado: puede ser de otra empresa o de otro negocio que usa el sistema. Cada correo sirve
  para un solo usuario.
- «Las contraseñas no coinciden» — escribe la misma contraseña en los dos campos.
- «Debe tener al menos 8 caracteres» o «Debe contener al menos una letra» — la contraseña es
  muy corta o no tiene ninguna letra.
- «El rol es obligatorio» — elige un **Rol del usuario**. Si el que buscas no aparece, revisa en
  **Sistema → Roles** que esté activo.

## Cómo asignar las sucursales de un usuario

**Términos relacionados:** dar acceso a una sucursal, habilitar un local, en qué tienda trabaja, cambiar de sucursal a un empleado

1. Entra a **Sistema → Usuario** y marca al usuario.
2. Pulsa **Sucursales del usuario**.
3. Marca las sucursales donde puede trabajar y desmarca las que no. Salen agrupadas por
   empresa.
4. Pulsa **Guardar**. El sistema confirma «Guardado correctamente».

Solo aparecen las sucursales de las empresas a las que el usuario ya tiene acceso. Si ves
«El usuario no tiene empresas con sucursales disponibles», primero dale acceso a una empresa
(ver «Cómo dar acceso a otra empresa»).

## Cómo dar acceso a otra empresa

**Términos relacionados:** multiempresa, usuario en varias empresas, asignar empresa, quitar acceso a una empresa

Si tu negocio tiene varias empresas, un mismo usuario puede trabajar en varias, con un rol
distinto en cada una:

1. En **Sistema → Usuario**, marca al usuario y pulsa **Empresas del usuario**.
2. Marca la empresa y pulsa **Guardar**. Solo aparecen las empresas a las que tú también tienes
   acceso.
3. Pulsa **Sucursales del usuario** y marca al menos una sucursal de esa empresa.
4. Entra a esa empresa (ver «Primeros pasos»), ve a **Sistema → Usuario**, marca al usuario,
   pulsa **Editar**, elige su **Rol del usuario** y pulsa **Guardar**.

Sin el paso 4, al entrar a esa empresa verá «Este usuario no tiene un rol asignado para esta
empresa.»

Para quitarle una empresa, desmárcala en **Empresas del usuario**. Deja de poder entrar a esa
empresa y ya no aparece en su listado de usuarios; lo que registró allí no se borra.

## Cómo asignar las cajas de un usuario

**Términos relacionados:** asignar caja a un cajero, habilitar caja, vendedor no puede abrir caja, cajero no puede abrir turno, No tiene habilitada esta caja

El turno de una caja se abre solo con el primer cobro, sin pedir nada. Pero para ver su caja
en **Finanzas → Caja** y para abrir un turno a mano contando (obligatorio si la empresa lo exige),
el usuario necesita tener la caja habilitada. Un usuario nuevo no tiene ninguna:

1. Entra a **Sistema → Usuario** y marca al usuario.
2. Pulsa **Cajas del usuario**.
3. Marca las cajas que puede abrir y desmarca las que no. Solo salen las cajas de efectivo
   activas de la empresa en la que estás.
4. Pulsa **Guardar**. El sistema confirma «Guardado correctamente».

Si no lo haces, al abrir el turno a mano el sistema responde «No tiene habilitada esta caja.». Quien
crea una caja en **Finanzas → Cuentas** ya queda habilitado para ella, y la *Caja principal*
que trae la empresa, para quien configuró la empresa.

Los almacenes no se asignan por usuario: hoy no hay ninguna opción para eso.

Si el punto de venta muestra «La empresa no tiene ninguna caja de efectivo activa. Créala en
Finanzas → Cuentas.», el problema es otro: hay que crear una caja o activarla en **Finanzas →
Cuentas** (ver «Caja y cuentas»).

## Cómo cambiar la contraseña de un usuario

**Términos relacionados:** resetear contraseña, restablecer contraseña, olvidó su clave, nueva contraseña

1. Entra a **Sistema → Usuario** y marca al usuario.
2. Pulsa **Cambiar contraseña**.
3. Escribe la nueva **Contraseña** y repítela en **Confirmar contraseña**.
4. Pulsa **Guardar**. El sistema confirma «Guardado correctamente».

No hace falta saber la contraseña anterior. En **Editar** no aparece la contraseña: solo se
pide al crear el usuario.

Tu propia contraseña la cambias en **Mi perfil** (ver «Primeros pasos»).

## Cómo desactivar o reactivar un usuario

**Términos relacionados:** dar de baja a un usuario, eliminar usuario, bloquear acceso, empleado que ya no trabaja, reactivar usuario

Un usuario no se borra: se desactiva. Deja de poder entrar, pero todo lo que registró se
conserva.

- **Para desactivarlo:** en **Sistema → Usuario**, marca al usuario y pulsa **Eliminar**. Aunque
  la confirmación diga «Esta acción no se puede deshacer.» y la fila desaparezca, al pulsar
  **Refrescar** vuelve a aparecer con **Activo** desmarcado. También puedes abrirlo con
  **Editar**, apagar **Activo** y pulsar **Guardar**.
- **Para reactivarlo:** ábrelo con **Editar**, enciende **Activo** y pulsa **Guardar**.

No puedes desactivar tu propio usuario: «No puedes eliminar ni desactivar tu propio usuario.»

Si solo quieres que deje de trabajar en una empresa, quítale esa empresa (ver «Cómo dar acceso
a otra empresa»).

## Cómo crear un rol

**Términos relacionados:** nuevo rol, perfil de usuario, tipo de usuario, grupo de permisos, rol de vendedor, rol de cajero

1. Entra a **Sistema → Roles** y pulsa **Nuevo**.
2. Escribe el **Nombre del rol**, por ejemplo *Cajero*.
3. Deja **Activo** encendido y pulsa **Guardar**.
4. El rol se abre de nuevo, ahora con la sección **Permisos**. Activa lo que puede hacer (ver
   «Cómo asignar permisos a un rol») y pulsa **Guardar**.

Un rol vale para todas las empresas del negocio: se crea una sola vez y tiene los mismos
permisos en todas.

### Qué hacer si no te deja guardar el rol

- «El nombre del rol es obligatorio» — escribe un nombre.
- «Ya existe un rol con ese nombre.» — lo usa otro rol, aunque esté desactivado. Elige otro
  nombre o reactiva ese rol con **Editar**.

## Cómo asignar permisos a un rol

**Términos relacionados:** dar permisos, quitar permisos, matriz de permisos, accesos del rol, restringir opciones, qué puede hacer cada uno

1. Entra a **Sistema → Roles**, marca el rol y pulsa **Editar**.
2. Baja a **Permisos**. Arriba ves cuántos tiene activados, por ejemplo «34 de 120 activados».
3. Abre el módulo que te interesa, por ejemplo **Catálogos**. Dentro está cada cosa que se
   administra, como **Productos** o **Clientes**: pulsa su nombre para ver sus acciones,
   como **Ver**, **Crear**, **Editar**, **Eliminar**, **Exportar** y las propias de cada una.
4. Enciende o apaga cada acción con su interruptor. El interruptor de la fila activa o quita
   todas sus acciones, y el del módulo, todas las del módulo.
5. Pulsa **Guardar**. El sistema confirma «Permisos actualizados».

Para ir directo a algo, escribe en **Buscar permiso**: busca por módulo, por lo que se
administra o por acción. Con una búsqueda puesta, **Activar todos los permisos** solo cambia lo
que ves. Si nada coincide, verás «Ningún permiso coincide con la búsqueda».

### El permiso Ver va incluido

Al activar cualquier acción, **Ver** se activa solo y no se puede apagar mientras quede otra
activada. Si pasas el cursor por su interruptor, verás «Se concede automáticamente con las
demás acciones de la entidad».

### Cada permiso está activado o desactivado

No hay niveles intermedios ni aprobaciones: lo que el rol tiene activado, sus usuarios lo hacen
directamente, y lo que no, el sistema no se lo deja hacer. Ningún permiso deja una operación
esperando a que otra persona la autorice.

### Cuándo se aplica el cambio

Si cambias los permisos de tu propio rol, tu menú se actualiza al guardar. Los demás usuarios
con ese rol ven el menú nuevo cuando recargan la página o vuelven a entrar. Mientras tanto, si
intentan algo que ya no tienen permitido, el sistema responde «No tiene permisos suficientes
para realizar esta operación.»

## El rol principal

**Términos relacionados:** administrador, rol administrador, superusuario, acceso total, dueño

Cada negocio tiene un **Rol principal**, que se crea junto con la cuenta con el nombre
*Administrador*. En **Sistema → Roles** lo reconoces por la columna **Rol principal**.

- Tiene todos los permisos, también los que se agreguen al sistema más adelante.
- No se puede editar, desactivar ni eliminar. Al abrirlo verás «El rol principal tiene todos
  los permisos y no se puede editar.»
- Para crear una empresa nueva hace falta tener el rol principal en alguna de tus empresas, y
  para crear una sucursal, tenerlo en esa empresa.

## Cómo desactivar o eliminar un rol

**Términos relacionados:** borrar rol, dar de baja un rol, quitar un rol

- **Eliminar:** en **Sistema → Roles**, marca el rol y pulsa **Eliminar**. Solo se puede si
  ningún usuario tiene ese rol en ninguna de tus empresas, contando los usuarios desactivados.
  Si alguno lo tiene: «El rol tiene usuarios asignados y no se puede eliminar.» Cámbiales antes
  el rol.
- Un rol eliminado no se borra: queda desactivado. Al pulsar **Refrescar** vuelve a aparecer
  con **Activo** desmarcado, y puedes reactivarlo con **Editar**.
- **Desactivar:** si apagas **Activo** en un rol que tiene usuarios, el sistema lo permite, pero
  esos usuarios se quedan sin acceso hasta que les pongas otro rol o lo vuelvas a activar.

El rol principal no se puede eliminar ni desactivar.

## Cómo se arma el menú de cada usuario

**Términos relacionados:** por qué no veo una opción, falta una opción en el menú, pantalla oculta, no aparece el botón, módulo desactivado

El menú de cada usuario sale de los permisos de su rol:

- Cada pantalla pide un permiso, casi siempre el **Ver** de lo que muestra. Por ejemplo,
  **Sistema → Usuario** pide **Usuarios → Ver**, y **Sistema → Roles** pide
  **Roles de usuario → Ver**.
- Un módulo aparece si el usuario puede ver al menos una de sus pantallas.
- Los botones de los listados también dependen del rol: **Nuevo** pide **Crear**, **Editar**
  pide **Editar**, **Eliminar** pide **Eliminar**, **Exportar a Excel** pide **Exportar** e
  **Importar** pide **Importar**.

El menú no es la única barrera: aunque alguien llegue a una pantalla por otro camino, el sistema
le niega lo que su rol no permite.

### Qué pasa si un módulo está desactivado

Si un módulo se desactiva en **Sistema → Ajustes generales**, sus permisos dejan de valer para
todos los roles: las pantallas que los necesitan desaparecen del menú y no se pueden usar,
aunque el rol los tenga activados. Tampoco aparecen en **Permisos** del rol. Al volver a activar
el módulo, cada rol recupera al momento los permisos que tenía. Cómo se activa o desactiva un módulo está
en «Ajustes generales».

## Preguntas frecuentes sobre usuarios y permisos

- **¿Por qué no veo a un usuario en el listado?**
  El listado muestra solo los usuarios con acceso a la empresa en la que estás, activos o no.
  Para verlo aquí, entra a una empresa donde sí aparezca y dale acceso a esta en
  **Empresas del usuario**.

- **¿Puedo darle un permiso a una persona sin tocar su rol?**
  No. Los permisos son del rol. Si alguien necesita una combinación distinta, créale otro rol.

- **¿Un usuario puede tener dos roles en la misma empresa?**
  No: un solo rol por empresa. En otra empresa puede tener otro.

- **¿Puedo cambiar el correo de un usuario?**
  Sí, con **Editar**. Desde entonces entra con el correo nuevo.

- **¿Se puede duplicar un rol?**
  Hoy no hay un botón para hacerlo, aunque en **Permisos** exista **Roles de usuario → Duplicar**:
  activarlo no cambia nada. Crea el rol nuevo y activa sus permisos.

- **¿Se puede exigir que alguien autorice una operación antes de hacerla?**
  No. Cada permiso está activado o desactivado; no hay aprobaciones.

- **¿Qué pasa con lo que registró un usuario que desactivé?**
  Se conserva. Desactivarlo solo le quita el acceso.

- **¿Por qué no puedo editar el rol principal?**
  Porque siempre tiene todos los permisos. Así el negocio nunca se queda sin un rol con acceso
  total.

## Roles y permisos

Estos permisos se asignan en **Sistema → Roles**, en el módulo **Núcleo**:

- **Usuarios → Ver** — entrar a **Sistema → Usuario**.
- **Usuarios → Crear** — **Nuevo**.
- **Usuarios → Editar** — **Editar**: sus datos, su **Rol del usuario** en la empresa en la que
  estás y **Activo**.
- **Usuarios → Eliminar** — **Eliminar** (desactivar).
- **Usuarios → Cambiar contraseña** — **Cambiar contraseña**.
- **Usuarios → Asignar empresas** — **Empresas del usuario**.
- **Usuarios → Asignar sucursales** — **Sucursales del usuario**.
- **Usuarios → Asignar cajas** — **Cajas del usuario**.
- **Usuarios → Exportar** y **Usuarios → Importar** — ver «Importar y exportar».
- **Roles de usuario → Ver** — entrar a **Sistema → Roles**.
- **Roles de usuario → Crear** — **Nuevo**.
- **Roles de usuario → Editar** — **Editar**: el nombre, **Activo** y los permisos.
- **Roles de usuario → Eliminar** — **Eliminar**.
- **Roles de usuario → Exportar** — **Exportar a Excel**.

**Usuarios → Editar** y **Roles de usuario → Editar** son los más delicados: con cualquiera de
los dos, una persona puede darse todos los permisos, por ejemplo poniéndose el rol principal o
activando permisos en su propio rol. Resérvalos a quien administra el sistema.

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Fuente: https://yarbys.com/docs/users-and-permissions/