Caja y cuentas

¿Qué es el módulo de caja y cuentas?

Términos relacionados: tesorería, caja y bancos, manejo de caja, control de efectivo

Aquí está el dinero de la empresa:

• Finanzas → Cuentas — las cajas de efectivo y las cuentas de banco, con su saldo.
• Finanzas → Cortes de Caja — el historial de turnos de caja, cada uno con su arqueo.
• Finanzas → Movimientos — el libro con cada entrada y salida de dinero.

Lo usan el cajero, que abre y cierra su turno, el encargado que cuadra la caja y el contador. Cobrar o pagar cuotas está en «Cuentas por cobrar y por pagar»; los reportes de dinero, en «Reportes de ventas, compras y finanzas».

Cuentas y cajas

Términos relacionados: caja chica, cuenta bancaria, cuenta corriente, efectivo, saldo, caja registradora

Una cuenta es cualquier lugar donde la empresa tiene dinero. Hay dos tipos:

• Efectivo — una caja. Trabaja por turnos: se abre contando el efectivo y se cierra con arqueo.
• Banco — una cuenta bancaria. No usa turnos.

Al crear la empresa, el sistema crea una caja de efectivo llamada Caja principal y una cuenta llamada Banco, las dos con saldo inicial 0.

En Finanzas → Cuentas ves cada cuenta con su Código, Nombre, Tipo, Saldo actual y si está Activa. El Saldo actual no se escribe: es el Saldo inicial más lo que entró menos lo que salió.

Cuando cobras o pagas, el efectivo va a una caja y los demás métodos de pago a una cuenta de banco; si hay más de una cuenta de ese tipo, eliges cuál.

Cómo crear una cuenta

1. Entra a Finanzas → Cuentas y pulsa Nuevo.
2. Escribe el Nombre y el Código. Los dos son obligatorios y el código no se repite: «Ya existe una cuenta con ese código.»
3. Elige el Tipo (Efectivo o Banco) y la Moneda.
4. Escribe el Saldo inicial: el dinero con el que arranca. Solo se escribe al crear la cuenta.
5. Si es de banco, completa Banco y Número de cuenta.
6. Decide si activas Permitir saldo negativo. Apagado, el sistema no deja sacar más dinero del que hay.
7. Pulsa Guardar.

Una caja creada aquí queda habilitada para el usuario que la creó, que así puede abrir sus turnos. Para que otro usuario también la abra, asígnasela en Sistema → Usuario → Cajas del usuario.

Cómo editar, desactivar o eliminar una cuenta

Marca la cuenta en la lista y pulsa Editar o Eliminar.

• Al editar ya no aparece el Saldo inicial. El Tipo no cambia si la cuenta tiene movimientos: «La cuenta ya tiene movimientos: no se puede cambiar su tipo.»
• Para dejar de usar una cuenta, apaga Activa. Una cuenta inactiva no se ofrece al cobrar ni al pagar y no recibe movimientos: «La cuenta está desactivada.»
• Solo se elimina una cuenta sin movimientos. Si tiene, el sistema responde «La cuenta tiene movimientos registrados: desactívela en lugar de eliminarla.»

Cortes de caja: cómo funciona el turno

Términos relacionados: turno de caja, sesión de caja, apertura y cierre, rendición de caja, cuadre diario, abrir caja automáticamente, no me deja cobrar sin abrir caja

Un turno es el tiempo entre que la caja empieza a recibir dinero y la cierras con arqueo:

• No hace falta abrir la caja para trabajar. El primer cobro o pago en efectivo abre el turno solo, con lo que ya hay en la caja (lo que quedó del turno anterior). Da igual desde dónde cobres: punto de venta, venta, cuentas por cobrar, compras, anticipos o devoluciones.
• Cada caja tiene un solo turno abierto a la vez.
• Todo lo que entra o sale de esa caja mientras el turno está abierto queda en ese turno: cobros del punto de venta y de las ventas, pagos de compras, anticipos, devoluciones y movimientos registrados a mano. No importa qué usuario lo registró.
• El turno termina cuando lo cierras contando el efectivo (ver «Cómo cerrar el turno y hacer el arqueo»). Lo que dejas en caja al cerrar es con lo que empieza el turno siguiente.
• Las cuentas de Banco no usan turnos.

La caja se ve y se cierra en Finanzas → Caja. Finanzas → Cortes de Caja es el historial.

Si tu empresa exige abrir la caja contando

En Sistema → Ajustes generales, pestaña Caja y cuentas (o Finanzas → Configuración), está Exigir apertura de caja con conteo. Viene apagado. Encendido —pensado para negocios con varios cajeros por turno—, nadie cobra ni paga en efectivo hasta abrir la caja contando el dinero, y si alguien lo intenta el sistema responde «La caja no tiene un turno abierto: ábralo en Finanzas → Caja.»

Cómo abrir un turno contando el efectivo

Términos relacionados: apertura de caja, abrir caja, fondo de caja, sencillo, iniciar turno, contar al empezar

Abrir a mano es opcional: sirve si quieres contar el efectivo al empezar (y es obligatorio si tu empresa lo exige).

1. Entra a Finanzas → Caja. Si tienes varias cajas, elige la tuya.
2. Si no hay turno abierto verás «Esta caja no tiene un turno abierto» y Hay en caja: lo que la caja debería tener según lo registrado.
3. Cuenta el efectivo del cajón. Monto de apertura ya propone lo que hay en caja: si cuadra, déjalo; si no, escribe lo que contaste.
4. Pulsa Abrir turno.

Si lo que contaste coincide con lo que había, no se registra nada. Si pones más (fondo nuevo), entra un movimiento de «Apertura» por la diferencia; si hay menos, sale un movimiento de «Apertura» con el faltante. El turno puede abrirse con 0.

En el punto de venta, con la apertura obligatoria, la pantalla pide lo mismo antes de vender.

Qué hacer si no se abre el turno

• «No tiene habilitada esta caja.» — tu usuario no está habilitado para esa caja. Un administrador te la asigna en Sistema → Usuario → Cajas del usuario (ver «Usuarios y permisos»). Solo hace falta para abrir a mano: el turno que se abre solo con un cobro no lo pide.
• «Esta caja ya tiene un turno abierto.» — alguien lo abrió (o entró un cobro) mientras tanto: vuelve a entrar a Finanzas → Caja.
• «La empresa no tiene cajas de efectivo activas. Créala en Finanzas → Cuentas.» — hace falta crear una caja o activarla en Finanzas → Cuentas.

La pantalla de la caja: cuánto debería haber

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Para entrar: Finanzas → Caja. Si tienes un turno abierto o la empresa tiene una sola caja, entras directo; si hay varias, eliges cuál. También llegas desde el punto de venta (pulsa el nombre de tu caja, debajo del buscador de productos) o desde Finanzas → Cortes de Caja (marca un turno y pulsa Caja).

Con el turno abierto, arriba ves:

• Debería haber — lo que tendría que haber en el cajón según lo registrado.
• Monto de apertura — con cuánto empezó el turno.
• Entradas y Salidas — lo que entró y salió en el turno.

Debería haber es Monto de apertura + Entradas − Salidas. Los movimientos anulados no cuentan.

Debajo están los botones Registrar movimiento y Cerrar turno, y la lista Movimientos del turno: cada uno con su importe (+ si entró, − si salió), su origen y su concepto. Un movimiento anulado aparece tachado y con la etiqueta «Anulado».

Sin turno abierto la pantalla muestra Hay en caja, Abrir turno y, si la apertura no es obligatoria, Registrar movimiento: un movimiento a mano también abre el turno.

Cómo cerrar el turno y hacer el arqueo

Términos relacionados: arqueo de caja, cierre de caja, cuadre de caja, cierre de turno, contar la caja, faltante, sobrante, descuadre, corte de caja, retiro, dejar fondo, dejar sencillo

1. Entra a Finanzas → Caja.
2. Pulsa Cerrar turno. Se abre «Cerrar caja», con el aviso «Cuenta el efectivo del cajón. La diferencia con lo que debería haber se registra como ajuste.» y lo que Debería haber.
3. Cuenta el efectivo y escribe el total en Efectivo contado.
4. Revisa Dejas en caja: lo que queda para el siguiente turno. Viene con el mismo fondo con que empezó este turno (sin pasar de lo que contaste); cámbialo si dejas otro monto. Debajo ves cuánto Retiras.
5. Pulsa Cerrar turno.

El sistema compara lo contado con lo que debería haber y te dice el resultado: «Cuadra exacto», o «Faltante» o «Sobrante» con el importe, y cuánto retiraste.

• Si hay diferencia, se registra sola como un movimiento de «Ajuste» en la caja. Así el saldo de la caja queda igual a lo que contaste, aunque un faltante la deje en negativo.
• Lo que retiras sale de la caja como un movimiento de «Retiro de cierre». Lo que dejas es con lo que empieza el siguiente turno: no hay que volver a escribirlo.
• «No puedes dejar más de lo que contaste» — Dejas en caja no puede superar el Efectivo contado.
• La diferencia no se corrige a mano: manda lo contado.
• Un turno cerrado no se reabre ni se edita, y sus movimientos ya no se anulan.

El historial de cortes de caja

Términos relacionados: cortes anteriores, arqueos anteriores, rendiciones, historial de turnos, diferencias de caja

Entra a Finanzas → Cortes de Caja. Hay una fila por turno, el más reciente primero:

• Abierto el y Cerrado el.
• Monto de apertura.
• Debería haber y Contado — se llenan al cerrar.
• Diferencia — «Cuadra exacto», o «Faltante» o «Sobrante» con el importe.
• Estado — «Turno cerrado». Un turno todavía abierto aparece resaltado, con la etiqueta «Abrir caja» y sin Cerrado el.

Para ver o cerrar un turno, márcalo y pulsa Caja. Con Exportar a Excel descargas la lista.

Movimientos: el libro del dinero

Términos relacionados: libro de caja, libro de bancos, ingresos y egresos, entradas y salidas, historial de movimientos

Finanzas → Movimientos muestra cada entrada y salida de dinero de todas las cuentas: Fecha, Tipo («Ingreso» o «Egreso»), Origen, Monto, Concepto y Estado («Registrado» o «Anulado»). Puedes buscar por concepto y exportar a Excel.

Aquí no se crean, editan ni borran movimientos: casi todos nacen solos de su documento.

De dónde viene cada movimiento

La columna Origen lo dice:

• «Cobro» — el cobro de una venta: en el punto de venta, en la venta o en una cuota.
• «Pago» — el pago de una compra.
• «Anticipo» — un anticipo que entregó un cliente.
• «Devolución» — el dinero de una devolución.
• «Apertura» — lo que agregaste (o faltaba) al abrir un turno contando.
• «Ajuste» — el faltante o el sobrante de un arqueo.
• «Retiro de cierre» — lo que sacaste de la caja al cerrar el turno.
• «Caja chica» — un movimiento registrado a mano en la caja.

El Concepto dice de dónde viene, por ejemplo el número de la venta cobrada.

Cómo registrar un movimiento a mano

Términos relacionados: gasto de caja chica, sacar dinero de la caja, retiro de efectivo, ingreso de efectivo, vale de caja

Sirve para lo que no nace de un documento: pagar un taxi, comprar útiles de limpieza, reponer sencillo. Un cobro de venta o un pago de compra se registra desde su documento, no aquí.

1. Entra a Finanzas → Caja. Si no hay turno abierto, el movimiento lo abre (salvo que tu empresa exija abrir la caja contando).
2. Pulsa Registrar movimiento.
3. Elige el Tipo: Ingreso o Egreso.
4. Escribe el Monto y elige el Método de pago.
5. Escribe el Concepto: para qué fue.
6. Pulsa Guardar. Verás «Guardado correctamente».

El movimiento queda en la caja con origen «Caja chica» y cuenta para lo que Debería haber.

Qué hacer si no se registra

• «El monto debe ser mayor que cero» — escribe un monto positivo.
• «El método de pago es obligatorio.» — elige el método.
• «La cuenta no tiene saldo suficiente» — el egreso es mayor que el saldo de la caja y la caja no tiene Permitir saldo negativo.

Cómo anular un movimiento

Términos relacionados: anular gasto, extornar, extorno, reverso, corregir un movimiento, borrar movimiento

Solo se anulan los movimientos registrados a mano («Caja chica») del turno abierto:

1. Entra a la pantalla de la caja y busca el movimiento en Movimientos del turno.
2. Pulsa Anular.
3. Confirma en «¿Anular este movimiento?». El aviso lo explica: «No se borra: queda en el libro junto con su reverso.»

El movimiento pasa a «Anulado» y aparece su reverso, también anulado. Ninguno de los dos cuenta para el saldo ni para lo que Debería haber.

Los movimientos que nacen de un documento (cobros, pagos, anticipos, devoluciones, aperturas y ajustes de arqueo) no tienen Anular. Y un movimiento de un turno ya cerrado no se anula: «El turno ya fue cerrado: el movimiento no se puede anular.»

Preguntas frecuentes sobre caja y cuentas

• ¿Tengo que abrir la caja antes de cobrar? No. El primer cobro o pago en efectivo abre el turno solo, con lo que ya había en la caja. Solo si tu empresa activó Exigir apertura de caja con conteo hay que abrirla antes, en Finanzas → Caja. Un cobro que entra a una cuenta de banco no usa turnos.
• ¿Dos cajeros pueden trabajar con la misma caja? Sí, si los dos están habilitados para esa caja. Comparten el turno abierto: todo lo que registren entra en él y el arqueo es de todo el turno.
• ¿Dónde cierro la caja? En Finanzas → Caja, con Cerrar turno. Desde Finanzas → Cortes de Caja, marca el turno y pulsa Caja.
• ¿Tengo que sacar todo el dinero al cerrar? No. En Dejas en caja indicas cuánto se queda (el sencillo para mañana); el resto sale como retiro. El turno siguiente empieza con lo que dejaste.
• ¿Qué pasa si al cerrar falta dinero? Se registra un «Ajuste» por el faltante y el turno queda cerrado con su Diferencia a la vista en Finanzas → Cortes de Caja. No se puede cerrar cuadrando a mano.
• ¿Puedo corregir el saldo de una cuenta? No. El Saldo actual sale de los movimientos, y el Saldo inicial solo se escribe al crear la cuenta.
• ¿Cómo paso dinero de la caja al banco? Hoy el sistema no registra transferencias entre cuentas.
• ¿Puedo borrar un movimiento equivocado? No se borra. Si lo registraste a mano y el turno sigue abierto, anúlalo: queda con su reverso.
• ¿Por qué no me deja sacar dinero de una cuenta? Porque no tiene saldo suficiente y no tiene activado Permitir saldo negativo.
• ¿Dónde veo cuánto entró y salió en un periodo? En Finanzas → Reportes → Ingresos y egresos (ver «Reportes de ventas, compras y finanzas»).

Roles y permisos

Los permisos se asignan en Sistema → Roles:

• Cuentas y cajas → Ver — entrar a Finanzas → Cuentas.
• Cuentas y cajas → Crear, Cuentas y cajas → Editar y Cuentas y cajas → Eliminar — dar de alta, cambiar o eliminar cuentas.
• Sesiones de caja → Ver — entrar a Finanzas → Caja y a Finanzas → Cortes de Caja.
• Sesiones de caja → Abrir caja y Sesiones de caja → Cerrar caja — abrir y cerrar turnos.
• Movimientos → Ver — entrar a Finanzas → Movimientos y ver los movimientos del turno.
• Movimientos → Crear — Registrar movimiento.
• Movimientos → Anular — Anular.
• Exportar de cada una — Exportar a Excel.

En la pantalla de la caja los botones se ven aunque te falte el permiso: al pulsarlos, el sistema no registra nada y te avisa. Para abrir un turno a mano, además del permiso, la caja tiene que estar habilitada para tu usuario. El turno que se abre solo con un cobro no pide ni el permiso ni la caja habilitada.