Compras y proveedores

¿Qué es el módulo de compras?

Términos relacionados: abastecimiento, adquisiciones, logística de compras, factura del proveedor, ingreso de mercadería

Aquí registras lo que le compras a tus proveedores: la mercadería que entra a tu almacén y lo que les pagas o les debes. El comprobante es del proveedor, así que su Serie y su Número se copian tal como vienen impresos: el sistema no los numera.

En el menú Compras están Compra (los comprobantes), Orden de compra (lo que pides antes de que llegue), Recepciones (la mercadería por recibir), Devoluciones y Proveedores. Lo usan quien compra, el almacenero que recibe y quien sigue los pagos.

Cómo cambia la pantalla según cómo compra tu empresa

Términos relacionados: modo de compras, flujo de compras, compra en un paso, compra en dos pasos, configuración de compras

La pantalla Compras → Compra se adapta al ajuste Modo de flujo de compras, que está en Compras → Configuración:

«Directo: registrar el comprobante es un solo gesto». Es el que viene de fábrica.
«Estándar: la compra y la recepción van por separado».
«Completo: orden de compra, recepciones parciales y cuotas».

En modo Directo

Registrar la compra hace entrar la mercadería en el mismo momento, salvo lo traído de una orden de compra. No aparecen Guardar borrador, Traer de orden de compra ni Recepción diferida.

En modo Estándar o Completo

Aparece Guardar borrador, para dejar la compra a medias y confirmarla después.
Aparece Traer de orden de compra en la barra de arriba.
En Más opciones aparece Recepción diferida, encendida: la mercadería entra cuando el almacén la recibe en Compras → Recepciones (ver «Recepción diferida: cuando la mercadería llega después»).

Estándar y Completo muestran la misma pantalla. La orden de compra, las recepciones parciales y las cuotas se pueden usar en los tres modos.

Otros ajustes que cambian lo que ves

En Compras → Configuración también están:

Momento del pago de compras. Con «Se paga al registrar la compra», el de fábrica, una compra al contado pide el pago antes de registrarse y su botón dice Registrar y pagar. Con «Pago posterior: desde Cuentas por pagar», el botón dice Confirmar y la deuda queda en Finanzas → Cuentas por Pagar, con vencimiento ese mismo día.
Costo editable por el comprador. Apagado, no se puede cambiar el Precio de las líneas de la compra.
El precio de compra incluye impuesto. Decide cómo empieza el interruptor Los precios incluyen impuesto de cada compra.
Base del comprobante de compra. Decide cuánto se puede registrar de una orden de compra (ver «Los dos avances de una orden de compra: recepción y comprobante»).
Comprar en matriz. Apagado, que es como viene, cada variante se busca por su nombre, que dice su color y su talla: «Tela jersey 30/1 · Negro». Encendido, un producto con variantes se pide en una tabla (ver «Cómo pedir un producto en su matriz al comprar»).

En Finanzas → Configuración está Usa crédito (cuotas): encendido, que es como viene, la compra ofrece en Más opciones la Condición de pago, Contado o Crédito.

Cada ajuste se explica en «Ajustes generales».

Antes de empezar

El proveedor. Si todavía no existe, puedes crearlo desde el mismo campo Proveedor de la compra.
Los productos creados.
Un almacén. Si solo tienes uno, se elige solo.
Si vas a pagar al registrar, una cuenta con saldo suficiente, salvo que esa cuenta permita saldo negativo. Si pagas en efectivo, el pago sale del turno de la caja, que se abre solo si no lo estaba (ver «Caja y cuentas»).

Cómo registrar una compra

Términos relacionados: factura de compra, boleta de compra, registrar factura del proveedor, compra al contado, comprobante del proveedor

Entra a Compras → Compra y pulsa Nuevo.
Elige el Proveedor.
Escribe la Fecha, la Serie y el Número tal como vienen en el comprobante. Si dejas la fecha vacía, queda la de hoy. Si tu empresa es de Perú, junto a la fecha está el Tipo de comprobante, que viene en «Factura»: cámbialo si el proveedor te dio otro (ver «El tipo de comprobante del proveedor»).
En «Buscar producto por nombre o código», busca o escanea cada producto. Cada uno entra como una línea con su costo.
Revisa en cada línea Cant., Precio y Desc. %; si tu empresa usa más de un impuesto, también Impuesto.
Si tienes varios almacenes, pulsa Más opciones y elige el Almacén donde entra la mercadería.
Revisa al pie el Subtotal, el impuesto y el Total.
Pulsa el botón principal: Registrar y pagar, con el total, o Confirmar, según cómo trabaje tu empresa (ver «Cómo cambia la pantalla según cómo compra tu empresa»).

Al terminar verás «Compra registrada».

Cómo se paga al registrar

Si la compra es al contado y tu empresa paga al registrar, antes de guardar se abre la ventana Pago:

Arriba está el Total y, debajo, un importe por cada método de pago. Uno de ellos ya trae el total.
Si pagas con otro método o repartes entre varios, cambia los importes.
Si un método pide número de operación, escríbelo en Nro. operación. Si ese método puede salir de varias cuentas, elige la Cuenta de origen.
Falta dice cuánto queda por cubrir. Al proveedor se le paga el importe exacto: el botón no se activa mientras falte algo o sobre («Lo registrado supera el total: ajusta los importes.»).
Pulsa Registrar y pagar.

Si algo sale en efectivo, la ventana lo recuerda: «El pago sale de la caja: necesita saldo suficiente.»

Qué hacer si no te deja registrar la compra

«El comprobante F001-4587 de ese proveedor ya está registrado.» Esa factura ya se registró: búscala en Compras → Compra. Una compra anulada no cuenta.
«Elige el proveedor», «Elige el almacén donde entra la mercadería» o «Agrega al menos un producto»: falta ese dato.
«El total debe ser mayor que cero»: revisa las cantidades y los precios.
«La caja no tiene un turno abierto: ábralo en Finanzas → Caja.» Tu empresa exige abrir la caja contando: ábrela o paga desde otra cuenta.
«La cuenta no tiene saldo suficiente»: el aviso dice cuánto hay disponible. Paga desde otra cuenta.
«No hay cuentas configuradas para mover el dinero.»: todavía no hay cuentas de caja o banco desde las que pagar.
«Indica la compra que modifica la nota de débito.»: elegiste «Nota de débito» y falta la Compra que modifica.
«El periodo de registro va del mes del comprobante hasta doce meses después.»: revisa el Periodo de registro en Más opciones.
«Completa los datos del proveedor no domiciliado: al menos su país y el tipo de renta.»: pulsa Datos del no domiciliado y complétalos.

Lotes y series al registrar

Si la mercadería entra al registrar (modo Directo, o Recepción diferida apagada), cada producto que se controla por lote o por serie los pide debajo de su línea. Sin ellos la compra no se registra: «Declara los lotes o series de esta línea: faltan 2». Un borrador sí se guarda sin ellos.

Con Recepción diferida encendida no se piden aquí: se declaran al recibir en Compras → Recepciones. Cómo se llenan lotes y series está en «Inventario».

El tipo de comprobante del proveedor

Términos relacionados: boleta de compra, recibo por honorarios, nota de débito del proveedor, liquidación de compra, DUA, tipo de documento de compra, registro de compras SUNAT

En las empresas de Perú, la compra lleva el Tipo de comprobante que te dio el proveedor. Viene en «Factura»; si es otro, elígelo en la lista: boleta de venta, recibo por honorarios, ticket de máquina registradora, recibo de servicios públicos, nota de débito y los demás que se anotan en el registro de compras de SUNAT.

La nota de crédito del proveedor no está en la lista: se registra en la devolución al proveedor (ver «Devoluciones al proveedor»).
Una nota de débito pide la Compra que modifica: «La nota de débito se anota junto a la compra que corrige.» La lista trae las compras de ese proveedor, con su número y su fecha. Tiene que ser del mismo proveedor y estar confirmada: «La compra que modifica tiene que ser del mismo proveedor y estar confirmada.»
«Comprobante del no domiciliado» y «Nota de débito del no domiciliado» son para un proveedor del extranjero y piden sus datos (ver «Compras a un proveedor no domiciliado»).

El tipo sirve para que el Registro de compras del SIRE cuadre con lo que tiene SUNAT (ver «Libros electrónicos (SIRE)»).

El periodo de registro de una compra

Términos relacionados: periodo de registro, mes del registro de compras, anotar la compra en otro mes, crédito fiscal en otro mes

La compra se anota en el registro de compras del mes de su comprobante. Si la vas a anotar en un mes posterior —porque la factura llegó tarde, por ejemplo—:

En la compra, pulsa Más opciones.
En Periodo de registro, elige el mes: «El mes del registro de compras. Vacío, el de la fecha del comprobante; puede ser hasta doce meses después.»

No puede ser anterior al mes del comprobante ni pasar de doce meses después: «El periodo de registro va del mes del comprobante hasta doce meses después.»

Compras a un proveedor no domiciliado

Términos relacionados: proveedor extranjero, no domiciliado, servicios del exterior, software del extranjero, retención a no domiciliado, convenio de doble imposición

Cuando eliges el tipo «Comprobante del no domiciliado» o «Nota de débito del no domiciliado», debajo aparece el botón Datos del no domiciliado y el aviso «Falta el país y el tipo de renta del proveedor» hasta que los completes.

Pulsa Datos del no domiciliado: «El registro de compras pide de un proveedor del extranjero lo que el comprobante no trae: su país, la renta que se le paga y lo que se le retuvo.»
Completa lo obligatorio: País de residencia y Tipo de renta.
Si corresponde, completa lo demás: Identificación tributaria, Domicilio en el extranjero, Vínculo con el proveedor, Modalidad del servicio, Renta bruta, Deducción o costo enajenado, Tasa de retención (%), Impuesto retenido, Convenio para evitar la doble imposición, Exoneración aplicada, el artículo 76, el Beneficiario efectivo (si no es el proveedor) y el Documento que sustenta el crédito fiscal.
Pulsa Aceptar y registra la compra como siempre: los datos se guardan con ella.

Sin país o tipo de renta, la compra no se registra: «Completa los datos del proveedor no domiciliado: al menos su país y el tipo de renta.» Estas compras van al registro de no domiciliados del SIRE, no al registro de compras.

Cómo guardar una compra en borrador y confirmarla después

Términos relacionados: borrador de compra, compra pendiente, compra sin confirmar, dejar la compra a medias

Solo en los modos Estándar y Completo.

Llena lo que tengas y pulsa Guardar borrador. Verás «Borrador guardado».
La compra queda en Compras → Compra como «Borrador». Un borrador no mueve mercadería ni dinero.
Para seguir, selecciónala en la lista y pulsa Editar.
Completa lo que falte y pulsa el botón principal.

Para guardar un borrador basta con el proveedor, el almacén y al menos un producto, con un total mayor que cero.

El borrador guarda el proveedor, el comprobante, el almacén, las líneas y la condición de pago. No guarda:

los lotes y series: se declaran al confirmar;
el interruptor Recepción diferida: al reabrir vuelve a como lo pone el modo de tu empresa;
el cronograma de cuotas: al reabrir se propone de nuevo, con tres cuotas cada 30 días.

Revisa esas tres cosas antes de confirmar. Si ya no necesitas el borrador, ábrelo y pulsa Anular.

Cómo comprar a crédito con cronograma de cuotas

Términos relacionados: compra en cuotas, cronograma de pagos, plazo del proveedor, factura a 30 días, crédito del proveedor

Necesita el ajuste Usa crédito (cuotas) encendido, que es como viene.

En la compra, pulsa Más opciones.
En Condición de pago, elige Crédito. Junto al buscador aparece la etiqueta Crédito.
Arma el plan con N.º de cuotas (de 1 a 120), Días entre cuotas y Primer vencimiento. De entrada propone tres cuotas cada 30 días; con el primer vencimiento vacío, la primera vence dentro de esos días.
En la tabla (Cuota, Vencimiento, Importe) puedes cambiar fechas e importes uno por uno. El Total del cronograma tiene que ser igual al total de la compra.
Cierra Más opciones y pulsa Confirmar. A crédito no se abre la ventana de pago.

Las cuotas salen iguales y los céntimos del redondeo van a la primera. Si retocas las cuotas a mano, el plan ya no sigue solo los cambios del total: pulsa Recalcular cuotas, que vuelve a repartir y descarta lo retocado.

La compra queda «Registrada» con su saldo, y sus cuotas se pagan en Finanzas → Cuentas por Pagar (ver «Cuentas por cobrar y por pagar»).

Qué hacer si el cronograma no cuadra

«Las cuotas suman 900.00 y el saldo a financiar es 1000.00»: corrige los importes o pulsa Recalcular cuotas.
«Ninguna cuota puede vencer antes de hoy»
«El importe de cada cuota debe ser mayor que cero»
«El número de cuotas debe estar entre 1 y 120»
«Los días entre cuotas deben ser al menos 1»

Cómo pagar una compra que quedó con saldo

Términos relacionados: pagar al proveedor, pagar factura de compra, cancelar deuda con el proveedor, abono al proveedor

En Compras → Compra, selecciona la compra y pulsa Editar.
Pulsa Pagar, que muestra el saldo.
En la ventana Pago, deja todo el saldo en un solo método y pulsa Pagar.
Verás «Pago registrado» y la compra pasa a «Pagada».

Desde la compra se paga el saldo completo, con un solo método: el botón de la ventana no se activa con un importe menor, y si repartes el importe entre varios métodos solo se registra el primero. Las cuotas y sus vencimientos se ven y se pagan en Finanzas → Cuentas por Pagar (ver «Cuentas por cobrar y por pagar»).

Los estados de una compra

Términos relacionados: compra pagada, pendiente de pago, saldo con el proveedor, deuda con el proveedor, compra anulada

La columna Estado de Compras → Compra dice en qué va cada compra:

«Borrador» — guardada sin confirmar. No movió mercadería ni dinero.
«Registrada» — confirmada y sin pagos.
«Pago parcial» — tiene pagos y le queda saldo.
«Pagada» — no le queda saldo.
«Anulada» — anulada cuando no tenía pagos ni mercadería recibida.

El estado habla del dinero, no de la mercadería: una compra con recepción diferida puede estar «Pagada» mientras su mercadería espera en Compras → Recepciones.

La columna Saldo dice cuánto falta pagar, o «Pagada» si ya no queda nada.

Cómo anular una compra

Términos relacionados: eliminar compra, borrar compra, extornar compra, compra mal registrada, compra duplicada

En Compras → Compra, selecciona la compra y pulsa Editar.
Pulsa Anular. Verás «Compra anulada».

Anular solo aparece si la compra no tiene pagos ni mercadería recibida. No pide confirmación y no se deshace. Sus recepciones pendientes se cancelan.

Una compra no se borra: se anula. Anulada, deja de contar: puedes volver a registrar el mismo comprobante y, si registraba parte de una orden de compra, ese saldo vuelve a quedar pendiente en la orden.

Una compra que ya recibió mercadería se corrige con una devolución al proveedor (ver «Devoluciones al proveedor»).

El impuesto de una compra

Términos relacionados: IGV de compra, precio con IGV, precio sin IGV, crédito fiscal, costo sin IGV

Normalmente el comprobante del proveedor declara el precio sin impuesto y el IGV se suma encima: así viene una factura. Una boleta de mostrador viene al revés, con el impuesto ya dentro del precio.

Para esos casos, abre Más opciones en la compra y activa Los precios incluyen impuesto. Su ayuda lo resume: «Actívalo si el comprobante del proveedor ya trae el impuesto dentro del precio (boleta de mostrador)». Escribe el precio tal como está impreso y el sistema separa la base del IGV. Cómo empieza ese interruptor lo decide el ajuste El precio de compra incluye impuesto de Compras → Configuración.

En los dos casos la mercadería entra al almacén con el costo sin impuesto: el sistema no suma el IGV al costo. Con IGV de 18 %, un producto comprado a 118 con el impuesto incluido entra a un costo de 100.

Si tu empresa usa más de un impuesto, la columna Impuesto deja elegirlo línea por línea; con uno solo, esa columna no aparece. Los impuestos se configuran en Compras → Impuestos (ver «Productos y catálogo»).

Recepción diferida: cuando la mercadería llega después

Términos relacionados: recepción pendiente, mercadería por llegar, factura antes que la mercadería, ingreso posterior al almacén

Es el interruptor Recepción diferida de Más opciones de la compra. Solo aparece en los modos Estándar y Completo, y viene encendido.

Encendido: al registrar la compra queda una recepción pendiente en Compras → Recepciones. El stock no cambia hasta que el almacén la recibe, y ahí se declaran los lotes y las series: «Activado, la mercadería entra cuando el almacén la valida en Recepciones y ahí se declaran lotes y series.»
Apagado: la mercadería entra al registrar, y los lotes y series se piden en la misma línea.

Decide en cada compra: si la mercadería ya está en tu almacén, apágalo.

No aparece cuando la compra trae líneas de una orden de compra: esa mercadería entra con la recepción de la orden.

Cómo recibir mercadería en Recepciones

Términos relacionados: nota de ingreso, ingreso a almacén, conformidad de recepción, validar recepción, parte de entrada

Compras → Recepciones lista las entradas de mercadería, entre ellas las de compras con recepción diferida y las de órdenes de compra. Las que faltan recibir tienen el botón Recibir; las recibidas quedan «Validado». Arriba puedes filtrar por estado.

Busca la recepción. Origen dice de qué compra u orden viene, y Fecha prevista, cuándo se espera.
Pulsa Recibir en su fila. Se abre Recibir mercadería.
En cada producto, Cantidad propone lo pedido («Pedido: 10»). Bájala si llegó menos (ver «Cómo recibir solo una parte (recepción parcial)»).
En los productos con lote o serie, declara qué llegó (ver «Inventario»).
Pulsa Confirmar recepción. Verás «Movimiento validado»: la mercadería ya está en el almacén.

Si Confirmar recepción está apagado, al pasar el cursor dice «Todavía no cuadra: revisa lotes y cantidades». La cantidad va de 0 a lo pedido; si escribes más, la ventana avisa, por ejemplo: «Arroz Costeño 5 kg: la cantidad tiene que estar entre 0 y 10.»

Al hacer clic en una fila se abre su Detalle del movimiento, con lo Pedido, lo Hecho, el Costo unit. y los lotes o series.

Cómo recibir solo una parte (recepción parcial)

Términos relacionados: llegó incompleto, faltante del proveedor, saldo pendiente de recibir, entrega parcial, backorder

En Recibir mercadería, escribe en Cantidad lo que llegó. Si de un producto no llegó nada, pon 0.
La ventana avisa: «Vas a mover menos de lo pedido: el saldo queda en un movimiento nuevo.»
Pulsa Confirmar recepción. Verás «Movimiento validado; el saldo quedó pendiente».

Lo que llegó entra al almacén, y lo que faltó queda en una recepción nueva en Compras → Recepciones, lista para cuando llegue. Su detalle dice «Viene de otro movimiento».

Si es de una orden de compra, la orden pasa a «Parcial» y la columna Recibido de Compras → Orden de compra muestra el avance, por ejemplo 6 / 10.

Si lo que falta ya no va a llegar, abre el detalle de esa recepción pendiente y pulsa Cancelar. La ventana avisa: «Se liberan las reservas y no se mueve mercadería. ¿Continuar?» Una orden de compra cuyo saldo se canceló sigue «Parcial» hasta que se cierre (ver «Preguntas frecuentes sobre compras»).

Cómo hacer una orden de compra

Términos relacionados: OC, pedido al proveedor, nota de pedido, requerimiento de compra, orden de pedido

La orden de compra es lo que le pides al proveedor. No mueve mercadería ni dinero: sirve para controlar lo que llega y lo que después factura.

Entra a Compras → Orden de compra y pulsa Nuevo.
Elige el Proveedor y, si la sabes, la Entrega esperada.
Agrega los productos con su Cant. y el Precio acordado. Con Comprar en matriz, un producto con variantes se pide en su tabla (ver «Cómo pedir un producto en su matriz al comprar»).
Si tienes varios almacenes, elige en Más opciones el Almacén que recibe. Ahí también está la Observación.
Pulsa Guardar borrador o Confirmar por, con el total. Verás «Orden guardada» u «Orden confirmada».

El sistema la numera solo, con la serie OC (por ejemplo, OC-000012). La Entrega esperada pasa a ser la Fecha prevista de su recepción, y no puede ser anterior a la fecha de la orden: «La fecha de entrega no puede ser anterior a la de la orden.»

Si falta algo, el formulario lo dice: «Elige el proveedor», «Elige el almacén que recibe» o «Agrega al menos un producto».

Cómo pedir un producto en su matriz al comprar

Términos relacionados: comprar en matriz, tela por colores, pedir varios colores a la vez, matriz de tallas y colores, cantidades por color, cuadro de tallas

Con Comprar en matriz encendido (capítulo «Ajustes generales»), un producto con variantes se busca por su nombre y, al elegirlo, se abre Cantidades de y el nombre del producto: una tabla con una fila por color —o por cada combinación de lo que no es talla— y una columna por talla. Una tela, que no tiene talla, es una sola columna, Cantidad, y admite decimales: 30.6 kg.

En la compra o la orden de compra, busca el producto y elígelo.
Escribe cuánto de cada color o talla. Una celda gris es una combinación que no existe o que está de baja. Si el producto tiene tallas, la barra de arriba reparte una cantidad por color con Repartir por la curva, o Repartir en partes iguales si no tiene curva.
Pulsa Confirmar: queda una línea por cada celda con cantidad, con su nombre —«Tela jersey 30/1 · Negro»— y el costo de esa variante.

Cada línea lleva un botón que vuelve a abrir la tabla con lo que ya tiene; lo que quede en 0 se quita. Leer el código de barras de una variante la agrega directo, sin tabla.

Los estados de una orden de compra

Términos relacionados: orden enviada, orden confirmada, orden atendida, orden servida, orden cerrada, orden anulada

«Borrador» — se puede cambiar todo.
«Enviada» — la marcaste con Marcar como enviada, que solo aparece en «Borrador». Todavía se puede cambiar. Marcarla no le manda nada al proveedor, aunque el aviso diga «Orden enviada al proveedor».
«Confirmada» — el compromiso con el proveedor. Admite recepciones y el registro de su comprobante, y ya no se edita: «La orden está Confirmada: ya no se edita, porque puede tener recepciones asociadas.»
«Parcial» — llegó una parte de lo pedido.
«Servida» — llegó todo lo pedido, o la orden se cerró.
«Anulada» — se anuló sin haber recibido nada.

«Parcial» y «Servida» no se eligen: se calculan con lo recibido en Compras → Recepciones. Una recepción que todavía no se recibe no cambia el estado.

La pantalla de la orden no tiene botones para anularla ni para cerrarla (ver «Preguntas frecuentes sobre compras»).

Los dos avances de una orden de compra: recepción y comprobante

Términos relacionados: pendiente de facturar, por facturar, facturado, orden sin factura, saldo de la orden

Una orden se sigue por dos caminos que no van juntos, porque la mercadería y la factura del proveedor llegan cuando quieren:

Lo que llegó. Lo dicen el estado («Parcial», «Servida») y la columna Recibido del listado. Cuando ya llegó algo, dentro de la orden aparece Avance de recepción con lo recibido de cada producto.
Lo que el proveedor ya facturó. Lo dice la última columna del listado, también titulada Comprobante (la primera es el número de la orden): «Sin comprobante», «Por registrar», «Registrada en parte» o «Registrada».

Una orden puede estar «Servida» y seguir «Por registrar», o al revés.

Cuánto se puede registrar lo decide el ajuste Base del comprobante de compra, en Compras → Configuración:

«Contra lo pedido: el comprobante puede llegar antes que la mercadería». Es el de fábrica.
«Contra lo recibido: solo se registra lo que ya entró». Una orden sin nada recibido queda «Sin comprobante» y todavía no se puede mandar a compras.

Si se anula una compra que registraba parte de la orden, ese saldo vuelve a quedar por registrar.

Cómo recibir la mercadería de una orden de compra

Términos relacionados: llegó el pedido, ingreso contra orden de compra, recepción de la OC, recibir OC

En Compras → Orden de compra, selecciona la orden confirmada y pulsa Editar.
Pulsa Recibir mercadería. Verás «Recepción generada: valídala en Recepciones». La recepción lleva todo lo que falta llegar.
En Compras → Recepciones, recíbela como cualquier otra: ahí se declaran los lotes y las series, y se puede recibir solo una parte (ver «Cómo recibir mercadería en Recepciones»).

Cuando se recibe, la orden pasa a «Parcial» o «Servida».

Pulsa Recibir mercadería una sola vez por entrega. Mientras la recepción no se recibe, la orden sigue ofreciendo el botón, y cada vez que lo pulsas se genera otra recepción por lo mismo. Si generaste una de más, cancélala en Compras → Recepciones.

Cómo registrar el comprobante de una orden de compra

Términos relacionados: facturar orden de compra, factura contra orden de compra, enviar a compras, traer orden de compra, registrar factura de la OC

Cuando llega la factura, se registra como una compra que trae las líneas de la orden. Hay dos caminos y los dos llegan al mismo formulario.

Desde la orden: Enviar a compras

En Compras → Orden de compra, selecciona la orden y pulsa Enviar a compras. El botón también está dentro de la orden.
Se abre una compra nueva con el proveedor y lo pendiente de registrar: «Se agregaron 3 línea(s) de la orden de compra».

Si la orden no está confirmada o ya no le queda nada por registrar: «Solo se manda a compras una orden confirmada con saldo por registrar».

Desde la compra: Traer de orden de compra

Solo en los modos Estándar y Completo.

En una compra nueva, pulsa Traer de orden de compra.
Marca una o varias órdenes y pulsa Confirmar. Si ya elegiste el proveedor, solo aparecen las suyas; si no, la primera orden lo pone.
Sus líneas pendientes se agregan a la compra.

Si no hay órdenes para elegir: «No hay órdenes de compra pendientes de este proveedor». Si las elegidas ya están registradas: «Las órdenes elegidas ya tienen su comprobante registrado». Si marcas órdenes de otro proveedor, al registrar el sistema responde «La orden de compra es de otro proveedor.»

Después, en la compra

Cada línea trae lo que falta registrar. Si el proveedor factura menos, baja la Cant.; más no se puede: «De OC-000012 solo quedan 4 por registrar».
Escribe la Serie, el Número y la Fecha del comprobante, y registra la compra como cualquier otra.
Esas líneas no hacen entrar mercadería: entra con la recepción de la orden. El formulario lo recuerda: «Lo traído de una orden ya entró por su recepción: la compra no vuelve a recibir stock.»
Si la mercadería ya se recibió y el comprobante trae otro precio que la orden, el sistema ajusta el costo de lo recibido.
Una orden puede registrarse en varios comprobantes, y un comprobante puede juntar líneas de varias órdenes del mismo proveedor.

No agregues a esa compra productos que no vengan de una orden: si una compra tiene alguna línea traída de una orden, no hace entrar mercadería de ninguna de sus líneas.

Devoluciones al proveedor

Términos relacionados: devolver mercadería al proveedor, mercadería fallada, nota de crédito del proveedor, reposición, cambio de producto, reintegro del proveedor

Compras → Devoluciones lista las devoluciones al proveedor ya registradas, con su Número (serie DVP), Fecha, Documento (la compra de la que sale), Proveedor, Total, Resarcimiento y Estado.

Las pantallas de compras no tienen un botón para registrar una devolución: se le pide al asistente, que la prepara y muestra un botón para aprobarla antes de registrarla (ver «El asistente»). Hace falta el permiso de devolver compras (ver «Roles y permisos»).

Al registrarse, la mercadería sale del almacén hacia el proveedor, y el Resarcimiento dice cómo te compensa:

«Efectivo» o «Transferencia» — te devuelve el dinero, que entra a la cuenta elegida.
«Nota de crédito» — te da una nota de crédito que rebaja lo que le debes por esa compra, empezando por las últimas cuotas. Si la compra ya estaba pagada, no rebaja nada ni deja saldo a tu favor. El número de la nota va como serie y número: «Escribe la nota de crédito del proveedor como SERIE-NÚMERO, por ejemplo FC01-123.» Así entra al registro de compras del SIRE.
«Reposición» — te cambia la mercadería: no se mueve dinero. La devolución solo registra la salida; lo que te repone no entra solo.

Solo se devuelve de una compra ya registrada, y hasta lo comprado menos lo ya devuelto. Si ya se devolvió todo: «No queda nada por devolver de esta compra.»

Cómo registrar un proveedor

Términos relacionados: alta de proveedor, crear proveedor, suministrador, RUC del proveedor, razón social, datos del proveedor

Entra a Compras → Proveedores y pulsa Nuevo.
Escribe el Nombre o razón social. Es obligatorio.
Elige el Tipo de documento y escribe el Número de documento, que sirve para no registrar dos veces al mismo socio. Si el número no tiene los dígitos de su tipo, el formulario avisa, por ejemplo: «El RUC debe tener 11 dígitos».
Para traer los datos oficiales, pulsa la lupa del número (Consultar el documento en el padrón) o Enter en ese campo. Si el padrón lo encuentra, pone la razón social oficial, la dirección y la ciudad, marca Es empresa (persona jurídica) si es un RUC y muestra en color el estado del contribuyente, como ACTIVO o HABIDO.
Completa Teléfono y Correo electrónico.
En Más opciones están País, Dirección, Ciudad, Sitio web, Es empresa (persona jurídica) y, si tu empresa usa más de un impuesto, Impuesto.
Pulsa Guardar.

Qué hacer si la consulta al padrón no responde

La consulta es solo una ayuda: si falla, escribe los datos a mano y guarda. Los avisos más comunes:

«La consulta al padrón no está disponible para el país de la empresa.»
«El padrón no tiene datos para ese documento.»
«El padrón del país no consulta ese tipo de documento.»
«Se superó el límite de consultas al padrón. Espera un minuto.»

Si no ves la lupa, a tu rol le falta el permiso de crear proveedores (ver «Roles y permisos»).

Qué hacer si el documento ya está registrado

Si ya es proveedor: al guardar, el sistema responde «Ya existe un proveedor con ese número de documento.» Búscalo en la lista en vez de crear otro. Si consultaste el padrón, ya lo avisaba: «Ya existe un proveedor con este documento: Distribuidora Andina S.A.C.»
Si es de alguien registrado en otra pantalla, normalmente un cliente: al guardar no se crea otro socio: ese mismo registro pasa a ser también proveedor. Solo se llenan los datos que tenía vacíos; el nombre y el documento no cambian. Si consultaste el padrón, lo avisaba: «Al guardar se completará ese socio, no se creará otro.» En la vista Lista de Compras → Proveedores lleva la marca «También es cliente».

Cómo crear un proveedor sin salir de la compra

Términos relacionados: proveedor nuevo, alta rápida de proveedor, crear proveedor al vuelo, buscar proveedor

El campo Proveedor de la compra y de la orden de compra deja crear al que falta:

Con el nombre: escríbelo y elige «Crear “Comercial Santa Rosa”». Se registra solo con el nombre; lo demás lo completas después.
Con el RUC o el DNI: si lo que escribes son solo números (8 o más) y eliges crear, se abre el formulario Proveedor con ese número puesto, listo para consultar el padrón.
Buscar más… abre Buscar proveedor, una tabla para buscar por nombre o por número de documento. Ahí también está Nuevo.
El lápiz Editar, junto al proveedor elegido, abre su formulario sin salir de la compra.

Cada opción aparece solo si tu rol tiene el permiso que le corresponde (ver «Roles y permisos»).

Preguntas frecuentes sobre compras

Preguntas sobre registrar y pagar compras

¿Puedo editar una compra ya registrada? No: al abrirla se ve, pero ya no se cambia. Si no tiene pagos ni mercadería recibida, anúlala y regístrala otra vez. Si ya recibió mercadería, se corrige con una devolución al proveedor.
¿Puedo registrar la compra sin pagarla todavía? Sí: a crédito, con su cronograma de cuotas, o si tu empresa trabaja con «Pago posterior: desde Cuentas por pagar». Si la compra es al contado y tu empresa paga al registrar, el pago tiene que cubrir el total.
¿Dónde veo cuánto le debo a un proveedor? En la columna Saldo de Compras → Compra. Por cuota y vencimiento, en Finanzas → Cuentas por Pagar (ver «Cuentas por cobrar y por pagar»).
¿Por qué no veo Guardar borrador, Traer de orden de compra ni Recepción diferida? Porque tu empresa compra en modo Directo. Se cambia con el ajuste Modo de flujo de compras, en Compras → Configuración.
¿Por qué no aparece la Condición de pago? Porque el ajuste Usa crédito (cuotas) está apagado en Finanzas → Configuración.
¿Cuándo entra la mercadería al stock? Sin recepción diferida, al registrar la compra. Con recepción diferida, cuando el almacén la recibe en Compras → Recepciones, aunque la compra ya diga «Pagada». Lo que viene de una orden de compra entra con la recepción de la orden.
Anulé una compra, ¿puedo registrar otra vez el mismo comprobante? Sí. Una compra anulada no cuenta como repetida.
¿El costo de la compra cambia el costo del producto? La mercadería entra con el costo sin impuesto de la compra. Cuánto mueve eso el costo del producto depende de su método de costeo.
¿Cómo registro una nota de débito del proveedor? Como una compra, con el Tipo de comprobante «Nota de débito» y la Compra que modifica.
¿Dónde registro la nota de crédito que me dio el proveedor? En la devolución al proveedor, con el resarcimiento «Nota de crédito» (ver «Devoluciones al proveedor»).
La factura llegó tarde, ¿en qué mes va al registro de compras? En el del comprobante, salvo que elijas otro en Más opciones → Periodo de registro, hasta doce meses después.

Preguntas sobre órdenes de compra, recepciones y devoluciones

¿Marcar como enviada le manda la orden al proveedor? No. Solo deja la orden como «Enviada».
¿Puedo cambiar una orden de compra confirmada? No: una orden confirmada ya no se edita.
¿Cómo anulo o cierro una orden de compra? La pantalla de la orden no tiene esos botones: pídeselo al asistente (ver «El asistente»). Una orden solo se anula si no recibió nada: «La orden ya tiene mercadería recibida: ciérrala o devuelve lo recibido al proveedor.» Cerrarla la deja «Servida» aunque falte mercadería, y ya no admite recepciones nuevas. Anular o cerrar no cancela sus recepciones pendientes: cancélalas en Compras → Recepciones.
¿Puedo registrar la factura de una orden en dos veces? Sí. Registra lo que trae cada comprobante: la orden va descontando lo pendiente y no te deja pasarte.
¿Cómo le devuelvo mercadería a un proveedor? Pídeselo al asistente: las pantallas de compras no tienen un botón para registrarla. La devolución queda en Compras → Devoluciones (ver «Devoluciones al proveedor»).

Preguntas sobre proveedores y reportes

¿Puedo comprarle a alguien que también es cliente? Sí. Es el mismo socio con las dos condiciones. Si lo eliminas de Compras → Proveedores, solo pierde la condición de proveedor y sigue siendo cliente.
¿Dónde veo cuánto compré en el mes? En Compras → Reportes → Resumen de compras y Compras → Reportes → Estadísticas de compras (ver «Reportes de ventas, compras y finanzas»).

Roles y permisos

Los permisos se asignan en Sistema → Roles.

Permisos de compras y órdenes de compra

Compras → Ver — entrar a Compras → Compra.
Compras → Crear — registrar compras, incluido Registrar y pagar, que paga en el mismo paso, y Enviar a compras desde el listado de órdenes.
Compras → Editar — abrir una compra con Editar y guardar o confirmar un borrador.
Compras → Confirmar — confirmar un borrador desde el asistente.
Compras → Cancelar — el botón Anular.
Compras → Pagar — el botón Pagar de la compra y el pago desde Finanzas → Cuentas por Pagar.
Compras → Devolver — entrar a Compras → Devoluciones y registrar devoluciones.
Órdenes de compra → Ver — entrar a Compras → Orden de compra.
Órdenes de compra → Crear — hacer órdenes nuevas.
Órdenes de compra → Editar — abrir una orden con Editar y guardar o confirmar una ya guardada.
Órdenes de compra → Enviar — Marcar como enviada.
Órdenes de compra → Recibir — Recibir mercadería.
Órdenes de compra → Confirmar — confirmar o cerrar una orden desde el asistente.
Órdenes de compra → Cancelar — anular una orden desde el asistente.

Permisos de recepciones, proveedores y ajustes

Movimientos de mercadería → Ver — entrar a Compras → Recepciones.
Movimientos de mercadería → Validar — Confirmar recepción.
Movimientos de mercadería → Cancelar — cancelar una recepción pendiente.
Proveedores → Ver — entrar a Compras → Proveedores y usar Buscar más… en el campo Proveedor.
Proveedores → Crear — registrar proveedores, consultar el padrón y crearlos desde el campo Proveedor.
Proveedores → Editar — cambiar un proveedor, también con el lápiz del campo Proveedor.
Proveedores → Eliminar — quitarlo de la lista de proveedores.

Para entrar a Compras → Configuración hace falta Ajustes del sistema → Ver. Cambiar los ajustes de compras es de quien administra los ajustes generales.