Inventario: almacenes, existencias y movimientos

¿Qué es el inventario?

Términos relacionados: stock, existencias, control de almacén, control de mercadería

El inventario lleva la cuenta de cuánta mercadería tienes, en qué almacén y ubicación está y por qué cambió. Ninguna cantidad cambia sin un movimiento que lo explique: una venta, una compra, un traslado, un ajuste, un conteo o una merma.

En el menú Inventario están Movimientos, Transferencias, Ajuste de stock, Inventario físico, Lotes y series y Mermas. Los almacenes y las ubicaciones se definen en Inventario → Configuración. Los productos se explican en el capítulo «Productos y catálogo», y el resumen, el kardex y el valorizado, en «Reportes de inventario».

Lo usan almaceneros, encargados de tienda y cualquiera que tenga que responder cuánto queda de algo y dónde está.

Antes de empezar

• Los productos tienen que estar creados en Inventario → Producto (capítulo «Productos y catálogo»).
• Necesitas al menos un almacén en Inventario → Configuración → Almacenes.
• Si un producto tiene Seguimiento de inventario Por lotes o Por número de serie único, cada vez que su mercadería entre o salga tendrás que decir qué lotes o series se mueven. No hace falta registrar el lote antes: al recibir o al sumar existencia, el código que escribes se crea solo.
• El comportamiento del módulo (por ejemplo, Permitir stock negativo) se configura en Inventario → Configuración → Ajustes y se explica en el capítulo «Ajustes generales».

Almacenes

Términos relacionados: bodega, depósito, local, tienda, almacén central

Un almacén es un sitio físico donde guardas mercadería: la tienda, la bodega central, el depósito. La lista de Inventario → Configuración → Almacenes muestra su Código, Nombre, Dirección y si está Activo.

Cómo crear un almacén

1. Entra a Inventario → Configuración → Almacenes y pulsa Nuevo.
2. Escribe el Nombre. Es obligatorio: si falta verás «El nombre del almacén es obligatorio».
3. Escribe el Código: «Código corto, se usa en los documentos. Ej: BCE». Es obligatorio («El código del almacén es obligatorio»), no puede pasar de 12 caracteres y se guarda en mayúsculas.
4. Completa la Dirección si la necesitas.
5. Pulsa Guardar.

El almacén queda en la sucursal en la que estás trabajando. Si otro almacén ya usa ese código, el sistema avisa «Ya existe un almacén con el código».

Con qué ubicaciones nace un almacén

Al guardarlo, el almacén nace con siete ubicaciones cuyo nombre empieza por su código. Con el código BCE:

• BCE/Stock — de uso Stock propio: ahí se guarda la mercadería.
• BCE/Clientes, BCE/Proveedores, BCE/Ajustes, BCE/Mermas y BCE/Producción — las que usan las entregas, las recepciones, los ajustes, las mermas y la fabricación.
• BCE/Maquila — de uso En poder del maquilador.

Con ellas el almacén ya puede recibir, entregar, ajustar y dar de baja mercadería: no tienes que crearlas a mano.

Cómo dejar de usar un almacén

1. En Inventario → Configuración → Almacenes, marca el almacén y pulsa Editar.
2. Apaga Activo y pulsa Guardar.

Un almacén inactivo deja de aparecer para elegirlo en traslados, ajustes, mermas, conteos y reportes; sus movimientos pasados se conservan. Desactívalo en vez de eliminarlo: con existencias, el sistema no deja eliminarlo («El almacén tiene existencias y no se puede eliminar.»).

Ubicaciones

Términos relacionados: estante, anaquel, pasillo, rack, zona del almacén

Una ubicación es un sitio dentro de un almacén. Su Uso decide si un movimiento suma, resta o solo cambia de sitio:

• Stock propio — mercadería tuya dentro del almacén. Es el uso de los estantes.
• En poder del maquilador — mercadería tuya que tiene un tercero. También cuenta como existencia tuya.
• Clientes — a donde va lo que se entrega a los clientes.
• Proveedores — de donde viene lo que se recibe de los proveedores.
• Ajustes de inventario — de donde sale lo que un ajuste o un conteo suma, y a donde va lo que resta.
• Mermas — a donde va lo que se da de baja.
• Producción — la que usa la fabricación.

La lista de Inventario → Configuración → Ubicaciones muestra Nombre, Uso, Estrategia de salida y Activa de las ubicaciones de todos los almacenes.

Cómo crear una ubicación

1. Entra a Inventario → Configuración → Ubicaciones y pulsa Nuevo.
2. Escribe el Nombre («El nombre de la ubicación es obligatorio»). Como la lista no dice de qué almacén es cada ubicación, conviene que el nombre lo diga, igual que las que nacen con el almacén (por ejemplo, BCE/Estante A).
3. Elige el Almacén («El almacén es obligatorio»). Si solo hay uno, se elige solo.
4. Elige el Uso: «Decide si el movimiento suma, resta o solo cambia de sitio». Viene en Stock propio.
5. Si quieres, elige una Estrategia de salida propia para esa ubicación.
6. Pulsa Guardar.

Una ubicación nueva de Stock propio queda dentro del almacén: lo que haya en ella cuenta como existencia del almacén, y las ventas, entregas y traslados también sacan mercadería de ahí.

Qué hacer si no te deja cambiar el uso o eliminar una ubicación

• «La ubicación tiene existencias: cambiar su uso reinterpretaría movimientos ya registrados.» Mientras tenga mercadería, su uso no se cambia.
• «La ubicación tiene existencias y no se puede eliminar.» Si ya no la usas, desactívala: márcala, pulsa Editar, apaga Activa y guarda.

Estrategias de salida

Términos relacionados: PEPS, UEPS, PVPS, FIFO, LIFO, FEFO, rotación, qué lote sale primero

Cuando un producto está repartido en varios lotes o estantes, la estrategia de salida decide de cuál sale primero. Decide qué unidad sale, no a qué costo se valoriza.

• Primeras entradas, primeras salidas (PEPS) — sale primero lo que entró primero.
• Últimas entradas, primeras salidas (UEPS) — sale primero lo último que entró.
• Primero en vencer, primero en salir (PVPS) — sale primero lo que vence antes.
• Ubicación más cercana — sale primero de la ubicación cuyo nombre va antes en orden alfabético: Estante A antes que Estante B.
• Menor número de paquetes — toca la menor cantidad de lotes: si un lote alcanza para lo que falta, usa el que alcanza con menos sobrante; si ninguno alcanza, empieza por el más grande.

En todas, si el producto tiene vencimiento, sale antes el lote que vence primero; los lotes sin fecha de vencimiento van al final.

Qué estrategia se aplica

El sistema usa la primera que encuentra en este orden:

1. La Estrategia de salida de la categoría del producto o, si no la tiene, la de su categoría padre más cercana que la tenga (Inventario → Configuración → Categoría).
2. La Estrategia de salida de la ubicación de donde sale la mercadería: normalmente, la principal del almacén (la que termina en /Stock).
3. La Estrategia de salida por defecto de Inventario → Configuración → Ajustes.
4. Si nada de eso está definido, Primeras entradas, primeras salidas (PEPS).

La estrategia también decide qué lote se aparta al reservar y cuál aparece como Propuesto cuando eliges lotes.

Lotes y series

Términos relacionados: número de serie, IMEI, trazabilidad, vencimiento, caducidad, fecha de expiración

Un lote agrupa unidades que comparten un código, por ejemplo las que llegaron juntas; una serie identifica una sola unidad. Un producto los usa según su Seguimiento de inventario: Por cantidad (sin lotes), Por lotes o Por número de serie único. Se declaran cuando la mercadería se mueve: al recibir, entregar, trasladar, ajustar, contar o dar de baja (ver «Cómo elegir lotes y series al mover mercadería»).

Reglas que el sistema no deja saltar:

• Dentro de un mismo producto el código no se repite, sin importar mayúsculas y minúsculas. Dos productos distintos sí pueden usar el mismo código.
• Cada serie es exactamente una unidad.
• Una serie que sigue en existencia no puede volver a entrar; una que ya salió, sí (por ejemplo, en una devolución).
• Un producto Por cantidad no lleva lote ni serie.

La lista de lotes y series

En Inventario → Lotes y series cada fila muestra Código, Producto, Existencia, Ubicación, Vence el y Vencimiento. Ubicación dice dónde está la mayor parte del lote y en qué almacén, o «Sin existencia». Vencimiento marca «Vence en 30 días» si vence dentro de los próximos 30 días, o «Vencido».

Arriba puedes filtrar por Todos, «Vence en 30 días» o «Vencido», y buscar por código, producto o código de barras.

Cómo registrar un lote a mano

Casi nunca hace falta: al recibir mercadería, el lote se crea con el código que escribes. Si prefieres registrarlo antes:

1. Entra a Inventario → Lotes y series y pulsa Nuevo.
2. Escribe el Código: «El código del lote o el número de serie». Es obligatorio («El código del lote es obligatorio»).
3. Elige el Producto («El producto es obligatorio»). Después ya no se puede cambiar.
4. Elige el Almacén. Si solo hay uno, se elige solo.
5. Si caduca, completa Vence el: «Con vencimiento, sale antes el lote que caduca primero».
6. Pulsa Guardar.

Si ese producto ya tiene el código, el sistema avisa «Ya existe el lote». Si hay varios almacenes y no elegiste ninguno: «No se pudo determinar la ubicación del lote.»

Un lote no se elimina. Al editarlo puedes corregir el código y el vencimiento, o apagar Activo.

Cómo ver por dónde pasó un lote

1. Entra a Inventario → Lotes y series y haz clic en el lote.
2. En el panel lateral, mira Trazabilidad.

Arriba están el producto, su Existencia, lo Reservado y dónde está. Debajo, sus movimientos validados, del más antiguo al más reciente: el documento, la cantidad (con + si entró y − si salió) y de qué ubicación a cuál pasó. Si nunca se movió verás «El lote todavía no tiene movimientos».

Cómo elegir lotes y series al mover mercadería

Términos relacionados: asignar lote, asignar series, cargar series, lote propuesto, cambiar de lote, generar números de serie

Las pantallas que mueven mercadería usan el mismo editor de lotes y series, que aparece bajo la línea del producto solo si lleva seguimiento: al validar un movimiento, al trasladar y al ajustar, y también en Ventas → Entregas y Compras → Recepciones. En una merma y en una línea nueva del inventario físico se elige un solo lote de una lista.

Un contador dice cuánto llevas: «Asignado 3 de 5 · falta 2», «Cuadra: 5 asignado» o, si te pasaste, «Asignado 6 de 5 · sobra 1». Mientras no cuadre, el botón para confirmar queda apagado.

Al recibir o al sumar existencia

• Escribe el código en cada fila; si no existe, se crea. En un lote indica la Cantidad y, si quieres, Vence (solo se guarda cuando el lote es nuevo).
• Agregar lote o Agregar serie suma una fila: la de serie vale una unidad y la de lote nace con lo que falta.
• Generar series crea muchas seguidas con Prefijo, Inicio, Cantidad y Dígitos. Antes de pulsar Generar ves la primera y la última: «Se crearán MT-001 … MT-010».
• Pegar lista agrega los códigos que pegues: «Un código por línea. Los vacíos y los repetidos se ignoran.» En un producto por lotes, lo que falta se reparte en partes iguales y tú lo corriges.

Al entregar, trasladar o restar existencia

• Debajo aparece Disponibles: cada lote o serie con Disponible, Reservado, Vence y Ubicación, en el orden en que saldría según la estrategia de salida. La primera fila lleva Propuesto; los vencidos, Vencido, y los que vencen en 30 días o menos, Vence pronto.
• Pulsa Elegir en el que sale. No te deja tomar más de lo disponible.
• Para reemplazar una fila, por ejemplo la que se reservó, pulsa Cambiar por otro en esa fila y luego Usar este en el nuevo.
• Si no hay nada que elegir verás «No hay existencia de este producto para elegir.»

Qué hacer si los lotes no cuadran

El editor avisa qué hay que corregir:

• «Hay filas con cantidad cero.» — pon la cantidad o quita la fila.
• «Cada número de serie es exactamente una unidad.»
• «Los lotes suman 4 y la cantidad es 5.» — completa o corrige las cantidades.
• Si un código está dos veces, quita la fila repetida. Si una fila pide más de lo que hay de ese lote, baja la cantidad o elige otro.

Al confirmar, el sistema tampoco deja recibir una serie que sigue en existencia ni ponerle lotes a un producto que se controla por cantidad.

Movimientos de mercadería

Términos relacionados: picking, nota de ingreso, nota de salida, despacho, movimiento de almacén

Un movimiento es el documento que lleva mercadería de una ubicación a otra: una recepción, una entrega, un traslado, un ajuste, una merma o lo que genera un conteo. En Inventario → Movimientos están todos, vengan de donde vengan.

La lista muestra Documento, Tipo, Estado, Fecha prevista, Socio, Almacén, Origen y Cantidad. Arriba puedes filtrar por tipo (Recepción, Entrega, Traslado, Ajuste) y por estado, y buscar por la serie del documento o por el origen. En Origen está, por ejemplo, el motivo que escribiste en un traslado o en un ajuste.

Aquí no se crean movimientos: nacen de un traslado, un ajuste, un conteo, una merma o de un documento de venta, compra o fabricación.

El detalle de un movimiento

Haz clic en un movimiento y su Detalle del movimiento se abre en el panel lateral:

• El documento, su estado y su tipo, y «Viene de otro movimiento» si es el saldo de otro.
• Origen, Socio, Fecha prevista y Fecha.
• Cada línea con Pedido, Reservado, Hecho, Costo unit. y Valor.
• Si el producto lleva lotes o series, sus códigos con la cantidad y el estante: a dónde llegó en una recepción, de dónde salió en una entrega y los dos en un traslado. Si todavía no tiene: «Sin lotes ni series».

Los botones para reservar, validar o cancelar están al pie del detalle y cambian según el estado. Es el mismo detalle que se ve en Ventas → Entregas y Compras → Recepciones.

Los estados de un movimiento

Términos relacionados: movimiento pendiente, mercadería reservada, stock comprometido, movimiento validado, saldo pendiente

• Borrador — en preparación; todavía no compromete nada. Al pulsar Confirmar verás «Movimiento confirmado»: pasa a Confirmado y, si la mercadería sale de tu stock, aparta en ese momento la existencia libre (si alcanza para todo, queda Reservado).
• Confirmado — pendiente: la mercadería todavía no se movió. En una salida, además, significa que no tiene existencia apartada o que no alcanzó para todo.
• Reservado — toda la cantidad está apartada para este movimiento.
• Validado — ya se movió. Es el momento en que cambia el stock.
• Cancelado — se descartó sin mover mercadería.

Cómo nace cada movimiento:

• Los traslados, ajustes, mermas y conteos aplicados nacen Validados: el stock cambia en el acto.
• Las entregas y recepciones que quedan para después nacen Confirmadas. Una entrega, además, aparta en ese momento la existencia libre; si alcanza para todo, pasa a Reservado.
• El saldo de un movimiento validado con menos de lo pedido nace Confirmado, sin nada apartado, y lleva la marca «Viene de otro movimiento».

Cómo reservar, validar o cancelar un movimiento

Términos relacionados: despachar, recibir mercadería, confirmar entrega, apartar mercadería, liberar reserva

Todo se hace en el detalle: entra a Inventario → Movimientos, haz clic en el movimiento y usa los botones del panel lateral. Para Reservar y Validar hace falta el permiso Movimientos de mercadería → Validar; para Cancelar, Movimientos de mercadería → Cancelar.

Reservar

Con el movimiento Confirmado, pulsa Reservar para apartar la existencia libre («Existencia reservada»). Si alcanza para todo, pasa a Reservado; si no, sigue Confirmado y en cada línea Reservado dice cuánto se apartó. Lo apartado ya no lo puede tomar otra venta, traslado o ajuste. Puedes volver a pulsar Reservar cuando llegue mercadería. En una recepción no hay nada que reservar: se valida directamente.

Validar

1. Pulsa Validar. Se abre «Recibir mercadería» o «Entregar mercadería».
2. Revisa la Cantidad de cada línea. Viene con lo pedido («Pedido: 5») y no puede ser mayor.
3. Si el producto lleva lotes o series, completa el editor: al recibir se escriben los códigos; al entregar, lo reservado ya viene elegido y se puede cambiar.
4. Pulsa Confirmar recepción o Confirmar entrega. Verás «Movimiento validado».

Si el botón está apagado, pasa el cursor sobre él: «Todavía no cuadra: revisa lotes y cantidades». Si ya no queda nada por mover: «Este movimiento ya no tiene nada pendiente.»

Qué pasa si validas menos de lo pedido

Si en una línea pones menos de lo pedido, el diálogo avisa «Vas a mover menos de lo pedido: el saldo queda en un movimiento nuevo.» Al confirmar verás «Movimiento validado; el saldo quedó pendiente»: el movimiento se cierra con lo que se movió y lo que falta pasa a un movimiento nuevo Confirmado, con la marca «Viene de otro movimiento». Una línea en 0 pasa entera al saldo.

Si lo que falta ya no va a llegar ni a salir, cancela ese movimiento nuevo.

Cancelar

En un movimiento que no esté validado ni cancelado, pulsa Cancelar. El sistema pide confirmación («Se liberan las reservas y no se mueve mercadería.»); al aceptar con Cancelar verás «Movimiento cancelado».

Un movimiento Validado ya no tiene Cancelar: se corrige con el movimiento contrario, como un traslado de vuelta o un ajuste en el otro sentido.

Traslados entre almacenes

Términos relacionados: transferencia, traspaso, envío entre tiendas, mover mercadería entre locales

Un traslado lleva mercadería de un almacén a otro. No es compra ni venta: cambia dónde está la mercadería, no cuánto vale. Se aplica en el acto y queda Validado en Inventario → Movimientos.

Cómo trasladar

1. Entra a Inventario → Transferencias. La pantalla se llama «Traslado entre almacenes».
2. En Desde viene el primer almacén: cámbialo si hace falta. En Hacia, elige el destino.
3. Busca o escanea cada producto en «Buscar producto por nombre o código» y pon la cantidad. Se traslada la variante exacta (por ejemplo, la talla y el color).
4. Si un producto lleva lotes o series, elige en Disponibles los que salen del almacén de origen. Si cambias Desde, lo elegido se borra.
5. Para dejar un motivo, pulsa Más opciones y escríbelo en Motivo: «Queda como origen del movimiento en el kardex».
6. Pulsa Trasladar. Verás «Traslado realizado» y la pantalla vuelve a Movimientos.

La mercadería sale del almacén de origen, también de sus estantes, y entra a la ubicación principal de stock del almacén de destino.

Qué hacer si no te deja trasladar

Si Trasladar está apagado, pasa el cursor sobre él para ver el motivo:

• «El origen y el destino no pueden ser el mismo almacén»
• «Elige origen, destino y al menos un producto con cantidad»
• «Falta elegir lotes o series en alguna línea»

Si al pulsar aparece «No hay stock suficiente de», en el origen no hay tanta existencia libre: el aviso dice cuánto hay disponible y cuánto pediste. Lo reservado para otros movimientos no cuenta como disponible. Este control no se aplica si la empresa activó Permitir stock negativo en Inventario → Configuración → Ajustes.

Ajuste de stock

Términos relacionados: ajuste de inventario, corrección de stock, stock inicial, carga inicial, entrada manual, salida manual, sobrante, faltante

Un ajuste corrige la existencia de uno o varios productos cuando ya sabes cuánto sumar o restar: una diferencia puntual, mercadería que apareció o la carga de la existencia inicial. Se aplica en el acto, queda Validado y su motivo aparece en el kardex. Para contar un almacén entero, mira «Inventario físico (conteo)»; para lo que se rompió o venció, «Mermas».

Cómo aplicar un ajuste

1. Entra a Inventario → Ajuste de stock. La pantalla se llama «Ajuste de inventario».
2. En Qué hacer, elige Sumar existencia o Restar existencia.
3. Si tienes más de un almacén, elige el Almacén.
4. Busca o escanea los productos («Escanea o busca el producto que vas a ajustar») y pon la cantidad de cada uno.
5. Al sumar, revisa el Costo unitario de cada línea: es el costo con que entra esa mercadería.
6. Si un producto lleva lotes o series: al sumar, escribe, genera o pega los códigos; al restar, elígelos en Disponibles. Cambiar Qué hacer o el almacén borra lo elegido.
7. Pulsa Más opciones y escribe el Motivo: «Queda como origen del movimiento en el kardex». Que se entienda dentro de seis meses.
8. Pulsa Aplicar ajuste. Verás «Ajuste aplicado» y la pantalla vuelve a Movimientos.

Qué hacer si no te deja aplicar el ajuste

• «Elige el almacén y al menos un producto con cantidad»
• «Falta declarar lotes o series en alguna línea»
• «No hay stock suficiente de» — al restar, el ajuste solo cuenta lo que no está reservado en la ubicación principal del almacén (normalmente, la que termina en /Stock), sin los estantes que cuelgan de ella. Para corregir un estante, cuéntalo en Inventario → Inventario físico. Este control no se aplica si está activado Permitir stock negativo.

Si al entrar a Ajuste de stock vuelves a la pantalla de inicio, a tu rol le falta Ajustes de inventario → Crear.

Inventario físico (conteo)

Términos relacionados: toma de inventario, conteo físico, recuento, cuadre de stock, conteo cíclico, inventario general

El inventario físico sirve para contar la mercadería y cuadrar el sistema con lo que hay. Cada fila es un producto en una ubicación, y en un lote si lo lleva, con tres números: Sistema, Contado y Diferencia. Lo que escribes se guarda solo: el conteo se puede repartir entre varias personas, dejar a medias y aplicar al final.

Para anotar cantidades, agregar líneas, repartir o aplicar el conteo hace falta Ajustes de inventario → Crear; con solo Ver puedes mirarlo.

Cómo contar

1. Entra a Inventario → Inventario físico.
2. Si quieres, filtra por Almacén («Todos los almacenes») y luego por Ubicación («Todas las ubicaciones»). También puedes buscar por producto, código de barras o lote.
3. Escribe lo que contaste en Contado. Se guarda al salir de la casilla o al pulsar Enter.
4. Diferencia muestra lo que sobra (+) o lo que falta (−).

La casilla vacía dice «Sin contar», que no es lo mismo que cero: si no encontraste nada, escribe 0.

Cómo repartir el conteo

1. Marca las líneas que le tocan a una persona.
2. Pulsa Solicitar conteo. El aviso dice cuántas son, por ejemplo «Se asignan 3 líneas a una persona con fecha programada.»
3. Elige el Responsable, la Fecha o los dos, y pulsa Solicitar conteo. Verás «Conteo solicitado».

Las columnas Asignado a y Fecha programada muestran a quién le toca cada línea y para cuándo. Solicitar un conteo solo reparte el trabajo: no mueve mercadería.

Cómo agregar algo que no está en la lista

Si encuentras un producto, un lote o una ubicación que el sistema no tenía:

1. Pulsa Nuevo. Se abre «Nueva línea»: «Declara un producto, lote o ubicación que el sistema no conocía y cuéntalo.»
2. Busca el producto.
3. Elige el Almacén, si hay varios, y la Ubicación: viene propuesta la principal del almacén.
4. Si el producto lleva lotes o series, elige uno de la lista o escribe un código nuevo; si es nuevo, puedes poner Vence.
5. Escribe la Cantidad contada y pulsa Guardar. Verás «Línea creada».

Mientras falte algo, Guardar queda apagado y dice qué falta, por ejemplo «Elige la ubicación». Si esa línea ya existía: «Ya existe una línea de inventario para ese producto, ubicación y lote: cuéntala en el listado.» Un servicio o un combo no se puede agregar, porque no lleva existencia.

Cómo aplicar el conteo

1. Si quieres aplicar solo algunas líneas, márcalas. Si no marcas ninguna, se aplican todas las contadas (las del almacén elegido, si filtraste por uno).
2. Pulsa Aplicar conteo y confirma. El aviso dice qué se aplicará, por ejemplo «Se aplican 3 líneas seleccionadas. Las diferencias generan movimientos de ajuste.»
3. Verás «Conteo aplicado: 12 líneas, 2 movimientos generados».

Cada diferencia se corrige con un movimiento de ajuste que queda en el kardex, con origen Inventario físico: los sobrantes suman y los faltantes restan en la ubicación contada. Después, las líneas aplicadas vuelven a «Sin contar» para la próxima vez.

Ni el filtro de Ubicación ni la búsqueda acotan lo que se aplica: si no marcas líneas, se aplican todas las contadas del almacén elegido, o de todos si no elegiste ninguno.

Qué hacer si el conteo no se aplica o no se guarda

• «No hay líneas contadas para aplicar.» — ninguna de las líneas elegidas tiene una cantidad escrita.
• «La cantidad contada no puede ser negativa» — si no encontraste nada, escribe 0.
• Si lo que escribes no se guarda, revisa que tu rol tenga Ajustes de inventario → Crear.

Mermas

Términos relacionados: baja de mercadería, desmedro, producto vencido, producto dañado, rotura, pérdida

Una merma da de baja mercadería que se rompió, venció o se perdió. Sale del almacén hacia su ubicación de mermas en el acto, con su motivo, y queda en el kardex como una salida.

La lista de Inventario → Mermas muestra Fecha, Producto, Lote / Serie, Cantidad, Ubicación, Motivo y Estado («Hecha»). Puedes buscar por producto, lote o motivo.

Cómo registrar una merma

1. Entra a Inventario → Mermas y pulsa Nuevo. Se abre «Nueva merma».
2. Busca el producto.
3. Elige el Almacén, si tienes más de uno.
4. Si el producto lleva lotes o series, elige de la lista el que se da de baja. La lista muestra lo disponible, con su vencimiento y su ubicación.
5. Escribe la Cantidad.
6. Escribe el Motivo. No es obligatorio, pero conviene: «Por qué se da de baja: es lo que hace útil el reporte».
7. Pulsa Registrar merma. Verás «Merma registrada».

Mientras falte algo, Registrar merma queda apagado y dice qué falta: «Elige el producto», «El producto lleva seguimiento: elige el lote o la serie» o «Indica la cantidad». Si el almacén no tiene esa cantidad libre, el sistema avisa «No hay stock suficiente de».

Una merma registrada no se edita ni se borra: la mercadería ya salió.

Preguntas frecuentes sobre inventario

• ¿En qué momento cambia el stock? Cuando el movimiento queda Validado: los traslados, ajustes, mermas y conteos, al aplicarlos; una entrega o recepción pendiente, cuando alguien la valida. Reservar no cambia la existencia.

• ¿Qué diferencia hay entre un ajuste, un inventario físico y una merma? El ajuste suma o resta una cantidad que ya conoces; el inventario físico parte de lo que contaste y calcula la diferencia; la merma da de baja lo roto, vencido o perdido, con su motivo.

• ¿Puedo editar o borrar un movimiento validado? No. Se corrige con el movimiento contrario: un traslado de vuelta o un ajuste en el otro sentido.

• ¿Por qué no se reservó toda la cantidad? Porque no había existencia libre suficiente: lo apartado para otros movimientos no cuenta. El movimiento sigue Confirmado; pulsa Reservar otra vez cuando llegue mercadería.

• ¿Tengo que registrar el lote antes de recibir la mercadería? No: al recibir o al sumar existencia, el código que escribes crea el lote. Para entregar, trasladar, restar o dar de baja, el lote ya tiene que existir.

• ¿Por qué no aparece un almacén para elegirlo? Porque está inactivo. Actívalo en Inventario → Configuración → Almacenes.

• ¿Por qué al entrar a Ajuste de stock vuelvo al inicio? A tu rol le falta Ajustes de inventario → Crear.

• ¿Qué significa «Viene de otro movimiento»? Que ese movimiento es el saldo de otro que se validó con menos de lo pedido.

• ¿Por qué el ajuste dice que no hay stock si el producto está en el almacén? Al restar, solo cuenta lo libre (no lo reservado) en la ubicación principal del almacén, sin sus estantes. Si la mercadería está en un estante, corrígela en «Inventario físico (conteo)».

Roles y permisos

Los permisos se asignan en Sistema → Roles. El menú de cada usuario muestra solo lo que su rol permite.

• Almacenes → Ver y Ubicaciones → Ver — ver sus listas en Inventario → Configuración.
• Almacenes → Crear, Almacenes → Editar y Almacenes → Eliminar — dar de alta, cambiar (también desactivar) y eliminar almacenes. Para las ubicaciones son Ubicaciones → Crear, Ubicaciones → Editar y Ubicaciones → Eliminar.
• Movimientos de mercadería → Ver — entrar a Inventario → Movimientos y ver el detalle.
• Movimientos de mercadería → Validar — Confirmar, Reservar y Validar.
• Movimientos de mercadería → Cancelar — Cancelar un movimiento.
• Movimientos de mercadería → Transferir — Inventario → Transferencias.
• Ajustes de inventario → Ver — entrar a Inventario físico y ver el conteo.
• Ajustes de inventario → Crear — Ajuste de stock, anotar lo contado, Nuevo, Solicitar conteo y Aplicar conteo en el inventario físico.
• Lotes y series → Ver — la lista de lotes, y la lista Disponibles para elegir lotes o series al entregar, trasladar, restar o dar de baja.
• Lotes y series → Crear y Lotes y series → Editar — registrar un lote a mano y corregirlo.
• Mermas → Ver y Mermas → Crear — ver la lista de mermas y registrar una.

Los permisos del kardex y del inventario valorizado están en «Reportes de inventario». Cómo exportar o importar una lista se explica en «Importar y exportar».