Ventas: cotizaciones, ventas y clientes

¿Qué es el módulo de ventas?

Aquí se cotiza, se vende, se entrega y se cobra. Una venta puede nacer de una cotización o directamente como venta. Después, desde el mismo módulo, despachas lo pendiente, corriges la venta con una devolución o una acreditación y usas el dinero que el cliente dejó por adelantado.

Las pantallas están en Ventas: Venta, Cotización, Entregas, Devoluciones, Anticipos y Clientes. La venta rápida de mostrador tiene su propio capítulo, «Punto de venta», y los reportes están en «Reportes de ventas, compras y finanzas».

Antes de empezar

Los productos con su precio (capítulo «Productos y catálogo»).
Un almacén. Si tu empresa tiene uno solo, la venta lo toma sin preguntar.
El cliente, o créalo desde la misma venta (ver «Cómo agregar un cliente nuevo desde la venta o la cotización»).
Para cobrar en efectivo, una caja. Su turno se abre solo con el primer cobro (capítulo «Caja y cuentas»).
Para emitir boletas y facturas, la facturación electrónica configurada (capítulo «Comprobantes electrónicos»). Si está encendida pero incompleta, la venta avisa «La facturación electrónica está activada pero todavía no se puede emitir» y enlaza lo que falta.

Cómo cambia la pantalla de venta según tu empresa

Términos relacionados: venta en dos pasos, borrador de venta, no aparece guardar borrador, cobro posterior, cuenta corriente, despacho diferido

La pantalla la deciden tres ajustes de Ventas → Configuración → Ajustes (capítulo «Ajustes generales»). Lo que queda registrado es lo mismo; cambia cuántos pasos das tú.

Modo del flujo de venta. Con «Directo: vender es un solo gesto» no hay borrador: un solo botón registra la venta. Con «Estándar: la venta y la entrega van por separado» o «Completo: cotización, venta y entregas parciales» aparecen Guardar borrador y, en Más opciones, el interruptor Entrega diferida. En la pantalla de venta estos dos se ven igual.
Cobro de la venta. Con «Se cobra al confirmar la venta» el botón lleva el importe («Cobrar 120.00») y pide el cobro. Con «Cobro posterior: cuenta corriente o crédito» el botón dice Confirmar: lo que se debe queda como una cuota que vence ese día, en Finanzas → Cuentas por Cobrar.
Entrega de la venta. Con «Se entrega al confirmar la venta» la mercadería sale al confirmar. Con «Entrega diferida: la procesa el almacén» queda pendiente en Ventas → Entregas; en los modos con borrador la venta lo avisa: «La mercadería no sale con la venta: se despacha desde Entregas.»

Cómo registrar una venta

Términos relacionados: nueva venta, vender, nota de venta, pedido, venta al contado

Entra a Ventas → Venta y pulsa Nuevo.
Elige el Cliente por su nombre o su número de documento.
Agrega productos en «Buscar producto por nombre o código» o escanea su código. Si tiene tallas o colores, eliges cuál en «Configure su producto»; si tu empresa pide en matriz, escribes las cantidades de todas sus tallas y colores a la vez (ver «Cómo pedir un modelo en su matriz de tallas y colores»).
Ajusta en cada línea Cant., Precio y Desc. %; el Importe se calcula solo. El precio lo propone la lista de precios del cliente (ver «Los precios de la lista del cliente en la venta y la cotización»).
En Más opciones (el botón junto al cliente) están el Almacén si hay varios, la Condición de pago, la Entrega diferida, el Comprobante, la Serie y la Observación.
Revisa el Total en el pie y pulsa:
- «Cobrar 120.00», que abre la ventana Cobro;
- Confirmar, si vendes a crédito o tu empresa cobra después;
- Guardar borrador, para terminarla luego.
Verás «Venta registrada» con su número, o «Borrador guardado».

Para terminar un borrador, márcalo en Ventas → Venta, pulsa Editar y confírmalo.

Cómo se cobra al vender

En Cobro están todos los métodos de pago, y el efectivo ya trae el total: si el cliente paga de una sola forma, basta con aceptar. Para repartir, escribe cuánto entra por cada método; si uno pide número de operación, aparece Nro. operación. Abajo ves Falta o Vuelto (solo el efectivo da vuelto), y el botón se activa cuando lo entregado cubre el total.

Si ves «Lo registrado supera el total: ajusta los importes.», lo puesto en métodos sin vuelto pasa del total. Si ves «No hay cuentas configuradas para mover el dinero.», faltan las cuentas de caja o banco (capítulo «Caja y cuentas»).

Los precios de la lista del cliente en la venta y la cotización

Términos relacionados: precio mayorista, precio por docena, docena surtida, lista de precios del cliente, precio especial, tarifa del cliente, usar lista, descuento por volumen

En la venta y en la cotización, en cuanto eliges el Cliente, cada línea toma el precio de su lista de precios: la que tiene en su ficha o, si no tiene, la de la empresa. Si ninguna regla le toca al producto, queda su Precio de venta.

Se pregunta por el pedido entero. Una regla que cuenta «Sumando el pedido» suma todas las líneas del modelo: tres polos de cada talla ya son una docena, y las cuatro líneas bajan juntas al precio de la docena. Si cambias una cantidad, el precio se vuelve a calcular solo.
Cómo se ve. Con una regla de precio fijo, la línea muestra el precio ya rebajado. Con una de descuento, muestra el precio de venta y el descuento, con la nota «de la lista» debajo de Desc. %. El total es el mismo.
Lo que escribes a mano se queda. Si cambias el precio o el descuento de una línea, la lista ya no los toca aunque cambien las cantidades, y debajo aparece «Usar lista · 24.00»: púlsalo para volver a lo que dice la lista.
Si cambias de cliente, las líneas que siguen la lista se calculan con la del nuevo cliente, y un aviso lo dice: «Precios de la lista Mayorista» o «Sin lista de precios: se cobra el precio de venta».
Reabrir un borrador no recalcula nada. Desde ahí, una línea con el precio de la lista la sigue, y una con otro precio cuenta como escrita a mano.
Lo que se trae de una cotización conserva el precio y el descuento cotizados.

Si tu empresa apagó Precio editable por el vendedor, el precio es siempre el de la lista y no se puede cambiar. La lista de cada cliente se elige en su ficha (ver «Cómo registrar un cliente»); las listas y sus reglas, en Ventas → Configuración → Listas de precios (capítulo «Productos y catálogo»).

Cómo pedir un modelo en su matriz de tallas y colores

Términos relacionados: matriz de tallas y colores, cuadro de tallas, curva de tallas, pedido por mayor, docena surtida, varias tallas a la vez, pedir en matriz

Si tu empresa encendió Pedir en matriz (capítulo «Ajustes generales»), un producto con variantes no se pide de a una: al elegirlo se abre Cantidades de y el nombre del modelo, una tabla con una fila por color —o por cada combinación de lo que no es talla— y una columna por talla. Si no tiene talla, es una sola columna, Cantidad.

En la venta o la cotización, busca el modelo y elígelo.
Escribe las cantidades en las celdas; se pasa de una a otra con el teclado. Una celda gris es una combinación que no existe o que está de baja.
Para repartir por la curva del modelo, escribe la Cantidad por color, marca los colores en Repartir en y pulsa Repartir por la curva: 120 con una curva 2-3-3-2 son 24, 36, 36 y 24. Si el modelo no tiene curva, el botón es Repartir en partes iguales.
Pulsa Confirmar. Queda una línea por cada celda con cantidad, con su nombre —«Polo cuello redondo · Negro · M»— y en el orden de la tabla.

Cada línea de ese modelo lleva un botón que vuelve a abrir la tabla con lo que ya tiene: «Al confirmar, las líneas de este producto quedan como dice la tabla: lo que quede en 0 se quita.» Una línea que se queda conserva el precio que le escribiste.

Leer el código de barras de una variante la agrega directo, sin tabla. Con el ajuste apagado, al elegir un modelo se abre «Configure su producto» y se elige una variante a la vez. El punto de venta no cambia con este ajuste.

Qué hacer si no te deja confirmar una venta

Términos relacionados: error al vender, no deja vender, no hay stock, falta el almacén

Lo que falta aparece arriba, en «Faltan datos por corregir», y en su campo. Los avisos más comunes:

«Elige el cliente», «Agrega al menos un producto» o «El total debe ser mayor que cero».
«Elige el almacén del que sale la mercadería»: el almacén está en Más opciones.
«Elige las series de esta línea: faltan 2»: el producto va por serie y sale en el acto; elige las series debajo de la línea.
«No hay stock suficiente de» y el producto: baja la cantidad, usa Entrega diferida si aparece, o pide que revisen Permitir stock negativo en Inventario → Configuración → Ajustes.
«El precio de esta línea lo fija la lista» y el precio: tu empresa no deja cambiar el precio y la línea no lleva el que la lista pide para este pedido, por ejemplo porque confirmaste justo después de cambiar una cantidad. Espera a que el precio se recalcule y vuelve a confirmar.
«El descuento máximo permitido es» y el tope: pasaste el descuento que permite tu empresa.
«La caja no tiene un turno abierto: ábralo en Finanzas → Caja.»: tu empresa exige abrir la caja contando; ábrela ahí y vuelve a cobrar.

Cómo agregar un cliente nuevo desde la venta o la cotización

Términos relacionados: cliente nuevo, alta rápida, crear cliente al vender, no encuentro al cliente

En el campo Cliente, sin salir del documento:

Escribe el nombre y elige «Crear “María Quispe”»: se crea solo con el nombre.
Si escribes solo números (8 dígitos o más), se abre la ficha completa con el número puesto y la lupa para traer los datos del padrón.
«Buscar más…» abre la lista completa; el lápiz Editar abre la ficha del cliente elegido.

Solo ves las opciones que tu rol permite. Un cliente inactivo no aparece al buscarlo.

El comprobante al vender: boleta, factura o sin comprobante

Términos relacionados: boleta electrónica, factura electrónica, tipo de comprobante, emitir después, vender sin boleta

Si tu empresa emite comprobantes electrónicos, junto al Cliente ves una etiqueta con el comprobante que saldrá: factura si el cliente tiene RUC y boleta si no. Para cambiarlo, pulsa la etiqueta o Más opciones y elige en Comprobante:

Un tipo de comprobante: sale al confirmar la venta. Solo aparecen los que tienen serie; si hay varias, eliges la Serie.
«Emitir después»: se emite luego desde la venta. Aparece, ya elegido, si tu empresa trabaja con «Comprobante después».
«Sin comprobante»: aparece si tu empresa activó Permitir vender sin comprobante. En Perú la ley lo permite solo hasta S/ 5; el sistema no bloquea importes mayores.

Elegir el comprobante no cambia el total. Si tu empresa trabaja con «Sin comprobante electrónico», no ves nada de esto y la venta queda completa igual.

Qué ves después de confirmar

En Ventas → Venta, la columna Comprobante muestra el número con su estado, o «Por emitir», «Sin comprobante» o «Dado de baja». Si SUNAT lo rechazó, el motivo está en Tributación → Comprobantes: selecciónalo y pulsa Respuesta de SUNAT.

Con la venta abierta, la barra tiene Descargar XML y Descargar CDR, la constancia de SUNAT.

Cómo emitir el comprobante de una venta ya confirmada

Términos relacionados: facturar después, sacar la boleta después, el cliente pide factura, comprobante pendiente

Sirve para las ventas con «Emitir después», las vendidas sin comprobante y las que tuvieron uno dado de baja.

En Ventas → Venta, marca la venta y pulsa Editar.
Pulsa Emitir comprobante. Aparece si la venta no tiene un comprobante vigente.
Elige el Tipo y, si hay varias, la Serie.
Si falta algo, la ventana lo dice antes de emitir; por ejemplo, «El cliente necesita un tipo de documento de identidad para poder emitir.» La factura solo se emite a un cliente con RUC. Corrige la ficha del cliente y vuelve a abrir la ventana.
Pulsa Emitir. Verás «Comprobante emitido».

El envío a SUNAT y lo que sigue están en «Comprobantes electrónicos».

Cómo vender a crédito con cronograma de cuotas

Términos relacionados: venta al crédito, fiado, letras, plazo de pago, cronograma de pagos, vencimientos

La Condición de pago aparece si tu empresa trabaja a crédito (ajuste Usa crédito (cuotas), en Finanzas → Configuración).

En la venta, abre Más opciones y elige Crédito. Junto al cliente aparece Crédito.
Debajo se arma el cronograma con N.º de cuotas, Días entre cuotas y Primer vencimiento; viene en 3 cuotas cada 30 días. Sin primer vencimiento, la primera cuota vence a esos días desde hoy.
Revisa Cuota, Vencimiento, Importe y el Total del cronograma. Las cuotas salen iguales y el redondeo va a la primera.
Si el cliente pactó otras fechas o importes, cámbialos en la tabla: el total tiene que dar el de la venta.
Pulsa Confirmar. A crédito no se pide cobro: todo queda en cuotas.

Las cuotas se cobran en Finanzas → Cuentas por Cobrar (capítulo «Cuentas por cobrar y por pagar»).

Qué hacer si el cronograma no cuadra

La venta no se confirma mientras el cronograma tenga uno de estos avisos:

«Las cuotas suman 900.00 y el saldo a financiar es 1000.00»: corrige un importe o pulsa Recalcular cuotas.
«Ninguna cuota puede vencer antes de hoy» o «El importe de cada cuota debe ser mayor que cero».
«El número de cuotas debe estar entre 1 y 120» o «Los días entre cuotas deben ser al menos 1».

Si retocaste una cuota y luego cambias los productos, el cronograma retocado se conserva y avisa que no cuadra: Recalcular cuotas lo rehace. Cambiar el número de cuotas, los días o el primer vencimiento también lo rehace.

Los estados de una venta

Términos relacionados: venta anulada, venta confirmada, borrador de venta, venta pagada, venta facturada

Borrador: ya tiene número, pero no movió mercadería ni dinero y no tiene comprobante. Es el único estado que se edita.
Confirmada: en firme. La mercadería salió o quedó pendiente en Ventas → Entregas, y se registraron su cobro o sus cuotas y, si tocaba, su comprobante. Ya no se edita.
Anulada: se anuló antes de tener cobros o mercadería entregada.

«Facturada» ya no es un estado: el comprobante se ve en la columna Comprobante y en la propia venta. Tampoco hay un estado de pagada: cuando el Saldo llega a cero, el listado muestra «Pagado».

Cómo anular una venta

Términos relacionados: cancelar venta, eliminar venta, borrar venta, deshacer venta

Una venta no se borra: se anula, y solo mientras no tenga cobros ni mercadería entregada.

En Ventas → Venta, marca la venta y pulsa Editar.
Pulsa Anular. Se anula en el acto, sin pedir confirmación: «Venta anulada». Si tenía una entrega pendiente, esa entrega se cancela.

Si ya tiene cobros o mercadería entregada, Anular no aparece: usa Devolver / Acreditar con el motivo «Anular la operación» (ver «Cómo devolver mercadería o acreditar una venta»).

Anular la venta no da de baja su comprobante: eso se hace en Tributación → Comprobantes (capítulo «Comprobantes electrónicos»).

Cómo cobrar el saldo de una venta confirmada

Términos relacionados: cobranza, cobrar deuda, pago pendiente, abono, amortización

En Ventas → Venta, marca la venta y pulsa Editar.
Pulsa el botón que lleva el saldo, por ejemplo «Cobrar 50.00».
En Cobro, indica con qué paga el cliente. Desde aquí se cobra el saldo completo.
Verás «Cobro registrado».

Lo cobrado se descuenta de las cuotas empezando por la primera pendiente. Si el cliente tiene saldo a favor, aparece también Aplicar anticipo. Las cuotas de todos los clientes se cobran en Finanzas → Cuentas por Cobrar (capítulo «Cuentas por cobrar y por pagar»).

Cómo crear una cotización

Términos relacionados: proforma, presupuesto, oferta, propuesta comercial

La cotización no mueve stock ni dinero y no deja deuda: solo compromete un precio hasta una fecha.

Entra a Ventas → Cotización y pulsa Nuevo.
Elige el Cliente; también se puede crear ahí mismo.
Completa Válida hasta. Vacía, vale 30 días; una fecha pasada da «La fecha de vigencia no puede ser anterior a hoy».
Agrega los productos con Cant., Precio y Desc. % y, si quieres, una Observación en Más opciones. Los precios salen de la lista del cliente y un modelo se pide en su matriz, igual que en la venta.
Pulsa Guardar: «Cotización guardada».

Los límites de tu empresa valen igual que al vender: con el precio no editable, «El precio de esta línea lo fija la lista», y con un descuento de más, «El descuento máximo permitido es» y el tope. El tope cuenta solo el descuento que das tú: el que ya trae la lista no se descuenta de él.

Se modifica solo mientras está en Borrador y vigente. Para entregarla en papel usa Imprimir o Imprimir con otro formato… (capítulo «Formatos de impresión»).

Los estados de una cotización

Términos relacionados: cotización vencida, proforma vencida, cotización aprobada, cotización enviada

Borrador: la estás armando. Es la única que se edita, y todavía no se puede vender.
Enviada: se la ofreciste con Enviar al cliente («Cotización enviada»). Ya se puede vender.
Parcialmente convertida: se vendió una parte; el resto sigue disponible.
Convertida: se vendió todo.
Vencida: pasó su Válida hasta estando en borrador o enviada. No se reactiva.
Anulada: se descartó con Anular.

Con la cotización abierta: Enviar al cliente solo en borrador («Solo se envía una cotización en borrador»); Enviar a ventas si está enviada o parcialmente convertida; Anular mientras no esté convertida ni anulada; y Duplicar en cualquier estado menos borrador, que crea un borrador nuevo con la fecha de hoy, 30 días de vigencia y los impuestos vigentes.

Cómo convertir una cotización en venta

Términos relacionados: pasar cotización a venta, vender lo cotizado, aprobar proforma, facturar cotización

Los dos caminos arman una venta con lo que falta vender, y ahí decides cuánto va y cómo se cobra. Solo se venden cotizaciones enviadas y vigentes.

Desde la cotización: Enviar a ventas

Marca la cotización en Ventas → Cotización, o ábrela, y pulsa Enviar a ventas.
Se abre una venta nueva con el cliente y las líneas pendientes.
Ajusta cantidades, quita lo que no va y confirma como cualquier venta.

Desde la venta: Traer de cotización

En la venta, pulsa Traer de cotización.
Marca una o varias. Si ya elegiste el cliente, solo ves las suyas; si no, la primera pone el cliente.
Entran sus líneas pendientes: «Se agregaron 3 línea(s) de la cotización».

Se respetan el precio y el descuento cotizados. Cada línea recuerda de qué cotización vino: lo que no vendas sigue disponible y la cotización pasa a Parcialmente convertida.

Qué hacer si no te deja convertirla

«Solo se manda a ventas una cotización enviada y con saldo»: está en borrador (envíala primero), vencida, anulada o vendida entera.
«No hay cotizaciones vigentes de este cliente»: no tiene cotizaciones enviadas.
«Las cotizaciones elegidas ya se vendieron por completo»: lo marcado ya no tiene saldo o venció.
«De COT-000004 solo quedan 2 por vender»: baja la cantidad de esa línea.
«La cotización es de otro cliente.»: cambiaste el cliente después de traerla.
Si venció, ábrela, pulsa Duplicar y trabaja sobre la copia.

Entregas: cómo despachar lo vendido

Términos relacionados: despacho, salida de almacén, reparto, entrega pendiente, entrega parcial

Una venta con entrega diferida no saca la mercadería al confirmarse: queda en Ventas → Entregas hasta que el almacén la despacha, y el stock baja recién entonces.

En Ventas → Entregas, en la fila pendiente, pulsa Entregar. Se abre «Entregar mercadería».
Revisa la Cantidad de cada producto; debajo dice lo pedido, por ejemplo «Pedido: 5».
Si lleva lotes o series, elige cuáles salen. Lo reservado viene propuesto.
Pulsa Confirmar entrega: «Movimiento validado».

Si el botón no se activa, pasa el cursor encima: «Todavía no cuadra: revisa lotes y cantidades». Las reservas, los lotes y el detalle de cada movimiento se explican en el capítulo «Inventario».

Qué pasa si entregas menos de lo vendido

Escribe la cantidad que sale de verdad. La ventana avisa «Vas a mover menos de lo pedido: el saldo queda en un movimiento nuevo.» Al confirmar verás «Movimiento validado; el saldo quedó pendiente»: lo que falta queda como otra entrega en la lista, y su detalle dice «Viene de otro movimiento».

Producir lo vendido: las órdenes de fabricación de una venta

Términos relacionados: fabricar el pedido, fabricación sobre pedido, orden de producción desde la venta, mandar a producir, producir pedido

Si tu empresa fabrica, una venta confirmada con productos que tienen receta ofrece Producir lo vendido en la barra de arriba; mientras quede algo por fabricar es la acción principal.

Abre la venta confirmada y pulsa Producir lo vendido.
Nace una orden de fabricación en Borrador por cada modelo con receta: «Se creó la orden OF-000014 en borrador.» o «Se crearon 2 órdenes en borrador: OF-000014 y OF-000015.». Cada una lleva lo vendido de cada variante, el cliente, el almacén de la venta y su número como origen.
Abre cada orden, complétala —la entrega, las prendas de más para las fallas— y confírmala (capítulo «Manufactura»).

Lo que no tiene receta no se fabrica: un producto que solo revendes no genera orden. El botón desaparece cuando todo lo vendido ya está en órdenes; si anulas una, sus prendas vuelven a quedar pendientes y el botón reaparece. Nunca confirma una orden: reservar el material lo decide la planta.

Las órdenes de la venta se ven con el ícono Información relacionada de la cabecera, en Órdenes de fabricación: el número, el modelo, las prendas y el estado, anuladas incluidas. El número abre la orden. Si todavía no hay ninguna: «Esta venta todavía no tiene órdenes de fabricación.»

Qué hacer si no te deja producir lo vendido

«Solo se fabrica lo de una venta confirmada.»: confirma la venta primero.
«Todo lo vendido ya está en órdenes de fabricación.»: las órdenes de la venta ya lo cubren.
«Nada de lo vendido tiene receta activa: no hay qué fabricar.»: activa la receta del modelo.
Si no ves el botón ni el panel, a tu rol le faltan los permisos de órdenes de fabricación o tu empresa no usa manufactura.

Cómo devolver mercadería o acreditar una venta

Términos relacionados: devolución de cliente, nota de crédito, cambio de producto, descuento posterior, reembolso, corregir una venta

Devolver / Acreditar corrige una venta confirmada sin editarla: registra un documento aparte que devuelve mercadería, acredita valor o las dos cosas. Si la venta tiene comprobante, su nota de crédito sale sola al confirmar.

En Ventas → Venta, marca la venta, pulsa Editar y luego Devolver / Acreditar. Se abre «Devolver / Acreditar V001-000012».
Motivo: elige por qué se acredita (ver «Los motivos para devolver o acreditar una venta»). Debajo dice «Saldrá una nota de crédito sobre B001-00000045» o «Se acredita sin comprobante».
Qué: indica qué se acredita.
Stock: solo con «Devolución» y «Anular la operación»; dice si la mercadería vuelve.
Dinero y resumen: cómo se resarce al cliente (ver «Cómo se le devuelve el dinero al cliente al acreditar»).
Avanza con Siguiente y termina con Confirmar: «Acreditación DEV-000003 registrada».

También se abre con Acreditar en Tributación → Comprobantes y desde el recibo del punto de venta. Si no ves el botón, la venta está en borrador o anulada, ya se devolvió todo, o a tu rol le falta el permiso.

Devolver / Acreditar no cancela una entrega que sigue pendiente: si el cliente ya no la quiere, cancélala en Ventas → Entregas.

Paso Qué

«Devolución»: por producto ves Pendiente y Puede volver; escribe en Devuelve cuánto vuelve.
«Descuento», «Bonificación» y «Corregir importe»: en Cómo se indica el importe eliges Importe total, con un Importe a acreditar hasta su tope («Hasta 250.00»), o Por producto, sin pasar de Queda por acreditar.
«Corregir descripción»: escribe la Descripción corregida de las líneas que salieron mal.
«Anular la operación»: no eliges nada. «Se acredita todo lo que queda de la venta.»

Paso Stock

La mercadería vuelve al almacén viene encendido si hay algo entregado. Apagado: «Solo se acredita el valor: la mercadería no vuelve al almacén.»
Vuelve al almacén de la venta; si hay varios, puedes elegir otro.
Solo puede volver lo que ya se entregó. Con lotes o series: «Indica qué lotes o series vuelven».

Los motivos para devolver o acreditar una venta

Términos relacionados: motivo de la nota de crédito, rebaja, obsequio, error en la boleta, cobré de más

«Devolución»: «El cliente devuelve productos.»
«Descuento»: «Se rebaja el precio de lo vendido, sin devolver nada.»
«Bonificación»: «Se regala parte de lo vendido: se acredita su valor.»
«Corregir importe»: «Se cobró de más: se corrige el importe.»
«Corregir descripción»: «Una descripción salió mal escrita; no mueve dinero ni stock.»
«Anular la operación»: «Se deshace la venta entera: se acredita todo lo que queda.»

«Devolución» y «Anular la operación» tienen cuatro pasos porque pueden devolver mercadería; los demás se saltan Stock. Qué nota de crédito corresponde a cada motivo lo decide el sistema; su lado fiscal está en «Comprobantes electrónicos».

Cómo se le devuelve el dinero al cliente al acreditar

Términos relacionados: reembolso, devolver dinero, reintegro, vale, saldo a favor, descontar de la deuda, canje

En Dinero y resumen eliges el Resarcimiento. Solo aparecen los que admite el importe, y el sistema ya propone uno:

«Efectivo», «Transferencia» o «Tarjeta»: sale dinero. Elige Método de pago y Cuenta de la que sale. No aparecen si el importe pasa de lo cobrado en la venta menos lo ya devuelto; de una caja, el dinero sale de su turno (se abre solo si no lo estaba), y la cuenta necesita saldo.
«Saldo a favor»: no sale dinero; queda como saldo del cliente para otra venta, en Ventas → Anticipos.
«Descontar de la deuda»: rebaja lo que la venta aún debe, sin mover dinero. Aparece si el importe no pasa de esa deuda.
«Canje por mercadería»: no mueve dinero ni deja saldo, y lo que el cliente se lleva a cambio no se registra solo.

El resumen y la nota de crédito

Si sale nota de crédito y hay varias series, eliges la Serie de la nota de crédito.
El Detalle del motivo «Va como sustento en la nota de crédito.»
Resumen muestra A acreditar, Líneas y Nota de crédito: el número que saldrá con su motivo, o «Sin nota de crédito». Se actualiza al cambiar un dato o con Revisar. Si falta el método o la cuenta: «Elige el método y la cuenta para ver el resumen.»

Qué hacer si no te deja devolver o acreditar

Términos relacionados: error en devolución, no deja devolver, no sale la nota de crédito

«Indica cuánto vuelve de al menos un producto» o «Indica cuánto se acredita»: falta la cantidad o el importe.
«Solo quedan 2 por devolver»: pusiste más de lo pendiente.
«No queda nada por acreditar de esta venta»: ya se acreditó todo.
«Escribe la descripción corregida de al menos una línea» o «Elige cómo se resarce al cliente».
«La caja no tiene un turno abierto: ábralo en Finanzas → Caja.» o «La cuenta no tiene saldo suficiente»: abre la caja (si tu empresa lo exige) o elige otra cuenta.

En el paso Motivo pueden salir avisos de la nota de crédito. Mientras sigan, confirmar falla:

«La emisión de comprobantes está apagada: no se podrá confirmar hasta encenderla.»
«No hay una serie de nota de crédito para este comprobante: créala antes de confirmar.» Se crea en Tributación → Configuración → Series y numeración.
«La nota de crédito todavía no se puede emitir: no se podrá confirmar.»

Cómo registrar un anticipo del cliente

Términos relacionados: adelanto, pago adelantado, pago a cuenta, separación, abono adelantado

El anticipo es dinero que el cliente entrega antes de la venta: entra a la caja o al banco al registrarlo y queda como saldo a favor.

Entra a Ventas → Anticipos y pulsa Registrar anticipo.
Elige el Cliente, escribe el Importe y elige Método de pago y Cuenta destino.
Si el método lo exige, escribe el Nro. operación.
Pulsa Registrar: «Anticipo registrado».

Si el dinero entra a una caja, entra a su turno, que se abre solo si no lo estaba. En la lista, «Con saldo» es que aún queda dinero por usar y «Consumido», que ya se usó todo.

Cómo usar un anticipo o un saldo a favor en una venta

Términos relacionados: aplicar adelanto, descontar anticipo, usar saldo a favor, cruzar el adelanto

Aplicar anticipo aparece en una venta confirmada con saldo pendiente —por ejemplo, a crédito o con cobro posterior— cuando el cliente tiene saldo a favor.

En Ventas → Venta, marca la venta, pulsa Editar y luego Aplicar anticipo.
Elige el anticipo en Anticipos; cada uno muestra su número y su saldo.
En Importe a aplicar escribe cuánto usar o déjalo vacío: «En blanco se aplica todo lo que alcance (máx. 150.00)».
Pulsa Aplicar anticipo: «Cobro registrado».

«No entra dinero: ya entró cuando se registró el anticipo.» Baja el saldo de la venta, y el anticipo pasa a «Consumido» cuando se usa entero.

Cómo registrar un cliente

Términos relacionados: cartera de clientes, razón social, RUC, DNI, comprador, socio de negocio

Entra a Ventas → Clientes y pulsa Nuevo.
Escribe el Nombre o razón social; si falta: «El nombre o razón social es obligatorio».
Elige el Tipo de documento y escribe el Número de documento: «RUC, DNI u otro. Se usa para no duplicar al socio.»
Pulsa la lupa «Consultar el documento en el padrón», o Enter en el número: trae nombre, dirección y ciudad, y muestra el estado del contribuyente (por ejemplo, ACTIVO y HABIDO). Aparece si tu rol puede crear clientes.
Completa Teléfono y Correo electrónico si los tienes.
En Más opciones están País, Dirección, Ciudad, Sitio web, Es empresa (persona jurídica); si tu empresa tiene varios impuestos, Impuesto; y si tiene listas de precios, Lista de precios: «La de la empresa» o la del cliente, por ejemplo la del mayorista. «Vacía, se le vende con la lista de la empresa.»
Pulsa Guardar.

Qué hacer si el documento ya existe

«Ya existe un cliente con este documento: Comercial Andina S.A.C.»: ya está registrado; búscalo en vez de crear otro. Si guardas igual: «Ya existe un cliente con ese número de documento.»
«Al guardar se completará ese socio, no se creará otro.»: el documento es de alguien que ya está, normalmente como proveedor. Al guardar, ese mismo registro pasa a ser también cliente.

Un socio puede ser cliente y proveedor a la vez; en la vista Lista de Ventas → Clientes lleva la etiqueta «También es proveedor».

Cómo cambiar o eliminar un cliente

Términos relacionados: modificar cliente, dar de baja cliente, desactivar cliente, borrar cliente

Cambiar sus datos: márcalo en Ventas → Clientes, pulsa Editar, cambia lo que haga falta y pulsa Guardar. Al editar aparece Activo: un cliente inactivo no sale al buscarlo en una venta o una cotización.
Eliminarlo: márcalo y pulsa Eliminar. Si también es proveedor, solo deja de ser cliente. Si respalda a una empresa del sistema: «El socio respalda a una empresa del sistema y no se puede eliminar.»

Preguntas frecuentes sobre ventas

Ventas, stock y entregas

¿Puedo editar una venta confirmada? No: se consulta, pero no se edita. Si no tiene cobros ni entregas, puedes Anular; si ya los tiene, usa Devolver / Acreditar.
¿Qué diferencia hay entre anular una venta y «Anular la operación»? Anular deja la venta «Anulada» y solo se puede sin cobros ni entregas. «Anular la operación» es un motivo de Devolver / Acreditar: acredita todo lo que queda, puede devolver mercadería y dinero, emite la nota de crédito si hay comprobante, y la venta sigue confirmada.
¿Cuándo se descuenta el stock? Con «Se entrega al confirmar la venta», al confirmar. Con entrega diferida, cuando el almacén pulsa Confirmar entrega en Ventas → Entregas. Un borrador o una cotización nunca descuentan stock.
¿Puedo vender sin stock? Si la mercadería sale al confirmar, no, salvo que tu empresa active Permitir stock negativo. Con entrega diferida sí: la que espera la existencia es la entrega.
Guardé un borrador a crédito y al reabrirlo cambió el cronograma, ¿por qué? El borrador no guarda el cronograma, la entrega diferida ni el comprobante elegido: al reabrirlo vuelven 3 cuotas cada 30 días, la entrega de tu empresa y el comprobante propuesto. Revísalos antes de confirmar.
¿Cómo imprimo una venta? Ábrela con Editar y pulsa Imprimir: sale su comprobante o, si no tiene, su nota de venta. Imprimir con otro formato… deja elegir el diseño (capítulo «Formatos de impresión»).

El comprobante

¿Qué diferencia hay entre «Confirmada» y «Facturada»? «Facturada» ya no es un estado. «Confirmada» es que la venta está en firme; el comprobante va aparte y se ve en la columna Comprobante.
¿Puedo vender sin comprobante? Solo si tu empresa activó Permitir vender sin comprobante. La venta lleva sus impuestos igual.
¿Por qué no me aparece boleta ni factura al vender? Porque tu empresa no emite comprobantes electrónicos, porque ese tipo no tiene serie o porque a tu rol le falta el permiso de ver comprobantes (ver «Roles y permisos»). En este último caso decide el sistema: sale el comprobante que propone o, si tu empresa emite después, queda por emitir.
El cliente ya pagó y ahora pide factura, ¿qué hago? Si la venta no tiene comprobante vigente, usa Emitir comprobante. Si ya tiene una boleta, no deja emitir otro («La venta ya tiene el comprobante» y su número) hasta darla de baja (capítulo «Comprobantes electrónicos»).

Cotizaciones

¿Puedo cotizar sin tener stock? Sí. La cotización no reserva ni descuenta nada.
¿Una cotización puede generar dos ventas? Sí. Puedes traer solo algunas líneas o parte de una cantidad; lo demás sigue disponible y la cotización queda «Parcialmente convertida». Y una venta puede juntar líneas de varias cotizaciones del mismo cliente.

Devoluciones y anticipos

¿Dónde veo las devoluciones que ya hice? En Ventas → Devoluciones, con su Motivo, Nota de crédito, Resarcimiento y Estado. Es solo de consulta: toda devolución nace de su venta con Devolver / Acreditar.
¿Por qué aparece en Anticipos un «Saldo a favor» que no registré? Nace de una devolución resarcida con «Saldo a favor» o «Descontar de la deuda»; en el segundo caso ya figura «Consumido».

Productos, precios e impuestos

¿Qué ofrezco si el producto que pide el cliente no tiene stock? Si tiene alternativas, pulsa Ver alternativas (la pieza de rompecabezas) en su fila del buscador: verás las activas con su precio y su stock, y agregas la que acepte. Se cargan en la ficha del producto (capítulo «Productos y catálogo»).
¿El precio que escribo incluye el IGV? Sí, mientras el ajuste El precio incluye impuesto esté activado, que es como viene: si vendes a 118, el pie muestra 100 de subtotal y 18 de IGV. Cada línea toma su impuesto sola; si tu empresa tiene varios, aparece la columna Impuesto. Su configuración está en «Productos y catálogo».
¿Cómo le cobro el precio por docena a un mayorista? Con una lista de precios con una regla «desde 12, Sumando el pedido» y esa lista en la ficha del cliente: la docena surtida —tres de cada talla, por ejemplo— toma el precio de la docena aunque ninguna talla llegue a doce (capítulo «Productos y catálogo»).
¿Puedo pedir todas las tallas y colores de un modelo de una vez? Sí, si tu empresa enciende Pedir en matriz: el modelo se pide en una tabla de colores por tallas (ver «Cómo pedir un modelo en su matriz de tallas y colores»).

Roles y permisos

Los permisos se asignan en Sistema → Roles (capítulo «Usuarios y permisos»):

Ventas → Ver: entrar a Ventas → Venta.
Ventas → Crear: registrar una venta nueva o guardarla como borrador, y Enviar a ventas una cotización.
Ventas → Editar: abrir una venta desde el listado con Editar y confirmar un borrador ya guardado (la pantalla no usa Ventas → Confirmar). Sin él, desde Ventas → Venta no se llega a Anular, Devolver / Acreditar ni al cobro de una venta.
Ventas → Cancelar: Anular.
Ventas → Cobrar: cobrar el saldo y Aplicar anticipo.
Ventas → Devolver: Devolver / Acreditar, Ventas → Devoluciones y Acreditar en Tributación → Comprobantes.
Ventas → Anticipos: Ventas → Anticipos; sin él la venta no ofrece Aplicar anticipo.
Ventas → Imprimir: imprimir la nota de venta.
Comprobantes → Ver: elegir el comprobante al vender. Comprobantes → Crear: Emitir comprobante.
Cotizaciones → Ver, Cotizaciones → Crear y Cotizaciones → Editar: entrar, crear, y abrir o modificar una cotización.
Cotizaciones → Enviar, Cotizaciones → Cancelar, Cotizaciones → Duplicar y Cotizaciones → Imprimir: Enviar al cliente, Anular, Duplicar e imprimir.
Clientes → Ver, Clientes → Crear, Clientes → Editar y Clientes → Eliminar. Consultar el padrón pide Clientes → Crear.
Movimientos de mercadería → Ver: Ventas → Entregas. Movimientos de mercadería → Validar: Entregar y Reservar. Movimientos de mercadería → Cancelar: cancelar una entrega.
Órdenes de fabricación → Crear: Producir lo vendido. Órdenes de fabricación → Ver: las órdenes de la venta en Información relacionada.