Importar y exportar en Excel

¿Qué es importar y exportar en Excel?

Términos relacionados: xlsx, hoja de cálculo, carga masiva, descarga masiva, subir archivo

Exportar baja un listado a un archivo de Excel. Importar sube un Excel para crear o modificar registros de golpe: cargar cien productos, subir precios nuevos, corregir una lista entera.

El camino más seguro: exportas el listado, lo editas en Excel y lo vuelves a subir. Nada se guarda hasta que revisas las filas y confirmas.

Qué listados se pueden exportar

Términos relacionados: descargar Excel, bajar a Excel, sacar reporte en Excel, exportar lista

El botón Exportar a Excel está en estos listados:

• Ventas — Ventas → Venta, Ventas → Cotización y Ventas → Configuración → Listas de precios.
• Inventario — Inventario → Producto, Inventario → Inventario físico, Inventario → Lotes y series, Inventario → Mermas, Inventario → Configuración → Categoría, Inventario → Configuración → Características, Inventario → Configuración → Almacenes, Inventario → Configuración → Ubicaciones e Inventario → Configuración → Unidad de medida.
• Compras — Compras → Compra y Compras → Orden de compra.
• Finanzas — Finanzas → Cuentas, Finanzas → Movimientos, Finanzas → Cortes de Caja, Finanzas → Cuentas por Cobrar y Finanzas → Cuentas por Pagar.
• Manufactura — Manufactura → Órdenes de Fabricación, Manufactura → Recetas y Manufactura → Configuración → Centros de Trabajo.
• Tributación — las tres pestañas de Tributación → Resúmenes y bajas.
• Tienda — Tienda → Vitrina, Tienda → Pedidos web y Tienda → Configuración → Categorías de la tienda.
• Sistema — Sistema → Usuario, Sistema → Roles y Sistema → Archivos.

Inventario → Reportes → Kardex tiene su propia descarga, explicada en «Reportes de inventario».

Cómo exportar un listado a Excel

Términos relacionados: descargar listado, bajar a Excel, exportar con filtros

1. Entra al listado y busca, filtra u ordena como quieras.
2. Sin filas marcadas, pulsa Exportar a Excel en la barra de acciones (si no cabe, está en Más).
3. El sistema avisa «Preparando la descarga…» y el archivo baja a tu equipo.

Se descarga todo lo que coincide con la búsqueda y los filtros, en ese orden, aunque ocupe varias páginas.

Qué trae el archivo exportado

• Se llama como la pantalla, con fecha y hora: Productos 2026-09-15 16-30.xlsx.
• La hoja Datos trae todas las columnas del listado, también las ocultas, y antes una columna id, que identifica cada registro si vuelves a subir el archivo.
• Algunas columnas salen con un código corto en lugar del nombre que ves en pantalla, como el tipo de producto.
• Los archivos de productos, categorías, ubicaciones y usuarios traen además la hoja Valores, con lo que admite cada columna.

Qué hacer si no ves Exportar a Excel

• Tienes filas marcadas: con filas marcadas, la barra solo muestra las acciones sobre ellas.
• A tu rol le falta el permiso de exportar de esa pantalla (ver «Roles y permisos»).
• Ese listado no está entre los que exportan.

Qué listados se pueden importar

Términos relacionados: carga masiva, subir Excel, cargar desde Excel, plantilla de carga, actualización masiva

Tienen el botón Importar estos listados, y solo estos:

• Inventario → Producto
• Inventario → Configuración → Categoría
• Inventario → Configuración → Almacenes
• Inventario → Configuración → Ubicaciones
• Inventario → Configuración → Unidad de medida
• Finanzas → Cuentas
• Sistema → Usuario

Los clientes, los proveedores, las ventas, las compras y el stock no se importan. Una importación crea y modifica registros, pero nunca borra.

Cómo preparar un Excel para importar

Términos relacionados: plantilla Excel, formato de importación, columna id, hoja Valores, llenar el Excel

Parte siempre de un archivo de ese mismo listado: una exportación, o Descargar plantilla dentro de Importar, que baja todos los registros sin los filtros de la pantalla.

La columna id

«La columna id decide: con valor modifica el registro, vacía crea uno nuevo.»

• En una fila con id se cambian solo las columnas que trae el archivo: si borras una columna entera, ese dato no se toca.
• Borrar filas del Excel no borra registros. Para dar de baja uno, pon no en su columna de activo.

Cómo llenar las celdas

• Celdas vacías: si la columna está en el archivo, la celda vacía también cuenta: un precio vacío queda en 0, una categoría vacía deja el producto sin categoría y una columna de activo vacía deja el registro inactivo, también en las filas nuevas. Para no tocar un dato, deja su valor o borra la columna entera.
• Valores fijos: donde la columna admite valores fijos, como el tipo de producto, copia el valor de la hoja Valores. Ahí también están los nombres de las categorías, unidades, almacenes y roles que ya existen.
• Sí o no: valen sí, no, 1, 0, verdadero y falso.
• Números escritos como texto: 12,5 y 12.5 se leen igual; una sola coma seguida de tres cifras es separador de miles (1,234 es mil doscientos treinta y cuatro).
• Deja los datos en la hoja Datos, no cambies los encabezados y guarda en .xlsx: las columnas que el sistema no reconoce se ignoran.

Cómo importar un archivo de Excel

Términos relacionados: subir Excel, cargar archivo, importar datos, confirmar importación

Paso 1: sube el archivo

1. En el listado, pulsa Importar (con el listado vacío, también está Importar desde Excel).
2. Pulsa Elegir archivo y selecciona tu Excel.

«Antes de guardar nada verá las filas tal como quedarían.»

Paso 2: revisa las filas

Arriba ves cuántas Filas trae el archivo, cuántas están Listas, cuántas van Con error y la suma de las columnas de números, para compararla con tu Excel.

• Cada fila tiene su Estado, «Lista» o «Con error». Pasa el mouse sobre el estado o haz clic en la fila para ver el motivo.
• «Solo las que fallan» deja a la vista las filas con problemas; también puedes usar el buscador.
• Se revisa que cada celda tenga un valor válido para su columna. En productos y categorías se revisan además las reglas del formulario, como el nombre obligatorio; en los demás listados esas reglas se comprueban al confirmar.
• Con más de 1000 filas, las reglas no se revisan solas: «Por el tamaño del archivo, las filas todavía no se revisaron contra las reglas del sistema.» Validar revisa hasta 1000 filas; las demás se comprueban al confirmar.
• Si el archivo es muy grande, la tabla muestra solo las primeras filas, pero «al confirmar se importan todas».

Paso 3: confirma

1. Pulsa Confirmar. Entran solo las filas «Lista»; las que siguen «Con error» se quedan esperando.
2. Un archivo grande entra por partes, con una barra de avance.
3. Al terminar ves cuántas quedaron Creadas, Modificadas y Fallidas.

Cada fila entra o falla sola: un error no cancela las demás. Si cierras la ventana antes de confirmar, la importación se descarta sin guardar nada.

Qué hacer si el sistema rechaza el archivo

• «El archivo está vacío.» — revisa que tenga encabezados y filas.
• «El archivo no se pudo leer como una hoja de cálculo.» — guárdalo como libro de Excel (.xlsx).
• «El archivo no tiene la hoja que esta importación necesita.» — los datos van en la hoja Datos.
• «Ninguna columna del archivo corresponde a esta entidad.» — los encabezados no son los del listado: exporta de nuevo y pega tus datos debajo.

Cómo corregir o reintentar filas de una importación

Términos relacionados: corregir fila, filas con error, filas fallidas, reintentar importación

Cómo corregir una fila sin volver a subir el archivo

«Haga clic en una fila para corregirla. Las filas con error no se ejecutan.»

1. Haz clic en la fila. Se abre Corregir fila, con el motivo arriba y un campo por columna.
2. Corrige y pulsa Guardar. La fila se vuelve a revisar y lo que cambiaste queda resaltado.
3. Cuando esté «Lista», pulsa Confirmar.

Las filas que ya entraron («Creada» o «Modificada») no se corrigen aquí: corrige ese registro desde su pantalla.

Cómo reintentar las filas fallidas

Una fila «Fallida» no cumplió alguna regla al guardarse: «Corrija las filas fallidas y vuelva a confirmar: solo se reintentan esas.»

1. Corrige cada fila fallida.
2. Pulsa Reintentar las fallidas, o Confirmar si ya las corregiste todas.

Lo que ya entró no se vuelve a procesar: reintentar no duplica. No cierres la ventana hasta terminar: hoy no hay una pantalla para volver a abrir una importación cerrada.

Mensajes frecuentes en una fila

• «No existe un registro con ese id.» — ese id no es de un registro de tu empresa: déjalo vacío para crear uno nuevo.
• «El archivo trae este id más de una vez.» — cada id va en una sola fila.

Importar productos desde Excel

Términos relacionados: carga masiva de productos, subir catálogo, actualizar precios desde Excel, lista del proveedor, importar artículos

Exporta Inventario → Producto, edítalo y súbelo con Importar. Lo propio de los productos:

• Categoría: escribe la ruta completa, como Ropa / Camisetas. Si no existe, se crea con toda su ruta al confirmar; mientras solo revisas, no se crea nada.
• Unidad de medida, impuesto y seguimiento: no vienen en el listado, pero puedes agregarlos como columnas con el encabezado exacto que trae la hoja Valores. La unidad va por su nombre o su código, y el impuesto por su código (IGV, EXO). Ninguno se crea solo: «No existe una unidad de medida llamada ‘Caja x 24’.»
• Código de barras: vale para productos sin variantes.
• Stock: la columna se ignora. El stock entra con un ajuste de stock o un inventario físico (ver «Inventario»).
• Las variantes, las fotos y las alternativas no se importan ni se tocan al reimportar: se cargan en la ficha del producto (ver «Productos y catálogo»).

Importar categorías y unidades de medida

Términos relacionados: cargar categorías desde Excel, árbol de categorías, importar unidades de medida

Categorías

En Inventario → Configuración → Categoría, la columna Categoría lleva la ruta completa: Ropa / Camisetas / Polos crea o modifica Polos dentro de Ropa / Camisetas. El Método de costeo y la Estrategia de salida se escriben con los valores de la hoja Valores.

Aquí la categoría padre no se crea sola. Si una hija sale «Con error» porque su padre viene en el mismo archivo y todavía no existe:

1. Pulsa Confirmar: entran los padres.
2. Haz clic en cada hija con error y pulsa Guardar en Corregir fila: queda «Lista».
3. Pulsa Confirmar otra vez.

Unidades de medida

En Inventario → Configuración → Unidad de medida, la Unidad estándar se escribe con el mismo nombre con que sale en el listado exportado. El código de la unidad no se puede repetir.

Importar almacenes, ubicaciones, cuentas y usuarios

Términos relacionados: cargar almacenes desde Excel, importar ubicaciones, importar cajas, importar usuarios

• Almacenes (Inventario → Configuración → Almacenes) y cuentas (Finanzas → Cuentas) se importan tal cual. En los dos, el código no se puede repetir.
• Ubicaciones (Inventario → Configuración → Ubicaciones): para crear una nueva, agrega la columna del almacén con el encabezado que trae la hoja Valores y escribe el nombre o el código del almacén. Si no existe: «No existe un almacén llamado ‘Almacén Central’.» Para modificar ubicaciones que ya existen no hace falta.
• Usuarios (Sistema → Usuario): el archivo exportado no trae el rol ni la contraseña que necesita un usuario nuevo; para darlos de alta, usa Nuevo en esa pantalla.

Preguntas frecuentes sobre importar y exportar

• ¿Puedo armar el Excel desde cero? Puedes, pero es fácil equivocarse con las columnas. Parte de Descargar plantilla o de una exportación y, si solo quieres la forma, borra las filas y deja los encabezados.
• ¿Qué pasa si borro la columna id? Todas las filas se leen como nuevas: en vez de modificar, intentará crear otra vez lo que ya existe.
• Dejé una celda vacía, ¿se mantiene el dato? No: la celda vacía cuenta. Para no tocar un dato, deja su valor o borra la columna entera.
• ¿Si me equivoco en una fila se cancela todo? No. Cada fila entra o falla sola.
• ¿Puedo importar una parte ahora y el resto después? Sí, en la misma ventana: confirma las filas listas, corrige las demás y confirma otra vez.
• ¿La exportación trae todo o solo la página que veo? Todo lo que coincide con la búsqueda y los filtros. Para bajar todo, quítalos.
• ¿Por qué dice que un valor no está entre los admitidos? Esa columna acepta valores fijos, que no siempre son el nombre que ves en pantalla: cópialos de la hoja Valores.
• ¿Puedo cargar el stock inicial por Excel? No con esta importación: la columna de stock se ignora (ver «Importar productos desde Excel»).
• ¿Se puede deshacer una importación? No. Lo que entró queda como si lo hubieras cargado a mano.

Roles y permisos

Los permisos están en Sistema → Roles, dentro de cada pantalla. Por ejemplo, en productos:

• Productos → Exportar — el botón Exportar a Excel. Cada listado que exporta tiene su propio permiso de exportar.
• Productos → Importar — el botón Importar. Existe también como Categorías → Importar, Almacenes → Importar, Ubicaciones → Importar, Unidades de medida → Importar, Cuentas y cajas → Importar y Usuarios → Importar, y en ninguna otra pantalla.
• Descargar plantilla pide además el permiso de exportar de esa pantalla, como Productos → Exportar.
• Con Productos → Importar se crean y modifican productos en bloque aunque el rol no tenga Productos → Crear ni Productos → Editar; lo mismo pasa en las demás pantallas. Dáselo solo a quien deba cargar datos.

Exportar solo lee e importar escribe: es normal que un rol tenga uno y no el otro.