Ajustes generales: la empresa, los módulos y sus ajustes

¿Qué son los ajustes generales?

Términos relacionados: configuración, parámetros, preferencias, opciones del sistema, configurar el sistema, modo de trabajo

Es la pantalla donde decides cómo trabaja el sistema en tu negocio: los datos de tu empresa, qué módulos están encendidos y cómo se comporta cada uno; por ejemplo, si una venta se cobra al confirmarla o después. Está en Sistema → Ajustes generales y la usa quien administra el sistema.

Tiene una pestaña Empresa, una Tipo de negocio y una por módulo: Catálogos, Inventario, Caja y cuentas, Ventas, Punto de venta, Compras, Manufactura, Tributación y Tienda virtual. Un módulo apagado se ve más tenue.

Cómo se trabaja en cada módulo está en su capítulo; aquí solo se explica qué cambia cada ajuste.

Cómo llegar a los ajustes de un módulo

Términos relacionados: configuración del módulo, ajustes de ventas, configuración de compras, dónde se configura

Además de Sistema → Ajustes generales, cada módulo tiene en su menú un acceso que abre directamente su pestaña:

• Ventas → Configuración → Ajustes
• Inventario → Configuración → Ajustes
• Compras → Configuración
• Finanzas → Configuración, que abre la pestaña Caja y cuentas
• Manufactura → Configuración → Ajustes
• Tributación → Configuración → Ajustes
• Tienda → Configuración → Ajustes

Las pestañas Empresa, Tipo de negocio, Catálogos y Punto de venta solo se abren desde Sistema → Ajustes generales.

Si ves «No se pudieron cargar los ajustes.», pulsa Reintentar.

Cómo configurar el sistema según tu tipo de negocio

Términos relacionados: tipo de negocio, rubro, giro, plantilla, configuración recomendada, bodega, tienda de ropa, ferretería, taller de confección, cambiar el tipo de negocio

La pestaña Tipo de negocio aplica de una vez los ajustes que suele usar cada tipo de negocio: Tienda o bodega, Tienda de ropa, Ferretería y Taller de confección. Cada uno dice lo que deja; por ejemplo, Tienda de ropa: «Apaga Manufactura y Tienda virtual», «Pedir en matriz: sí» y «Comprar en matriz: sí».

1. En Sistema → Ajustes generales, abre la pestaña Tipo de negocio.
2. Pulsa Aplicar en el tuyo. El sistema te muestra qué va a cambiar, y solo lo que no estaba ya así.
3. Pulsa Aplicar para seguir, o Cancelar para dejarlo como está.

Aplicar un tipo de negocio es lo mismo que cambiar esos ajustes a mano: solo toca ajustes y módulos de esta pantalla, necesita los mismos permisos (Ajustes del sistema → Editar y Módulos → Editar) y después puedes cambiar cualquiera. No guarda qué tipo de negocio eres ni crea nada fuera de esta pantalla. Aplicar otro tipo deja los ajustes de ese otro.

Es lo mismo que pregunta ¿Qué tipo de negocio tienes? en los primeros pasos de una empresa nueva (capítulo «Primeros pasos»).

Cómo cambiar un ajuste

Términos relacionados: modificar la configuración, guardar ajustes, cambiar parámetros, heredar, valor de fábrica, valor por defecto, ajuste por sucursal

1. Abre la pestaña del módulo.
2. Busca el ajuste por su nombre: debajo de cada uno se explica para qué sirve.
3. Cambia el Valor o, si el ajuste es de sí o no, el interruptor Activado.
4. Pulsa Guardar. Verás «Ajustes guardados.»

Lo que guardas aquí vale para todo el negocio: todas tus empresas y sucursales. Arriba de la lista la pantalla lo recuerda, «Se guarda para todo el negocio.», y dice de qué empresa y sucursal son los valores que estás viendo.

Si el módulo está apagado, sus ajustes se ven pero no se pueden cambiar. Guardar tampoco aparece si a tu rol le falta el permiso (ver «Roles y permisos»). Un módulo sin ajustes muestra «Este módulo no tiene ajustes de comportamiento.»

De dónde sale el valor de un ajuste

Un ajuste puede tener un valor para todo el negocio, otro para una empresa y otro para una sucursal. Manda el más cercano a donde estás trabajando: el de la sucursal gana al de la empresa, y el de la empresa al de todo el negocio. Si no hay ninguno, vale el que trae el sistema de fábrica.

Junto al nombre del ajuste, una etiqueta dice de dónde sale el valor que ves: «Fijado en esta sucursal», «Fijado en esta empresa» o «Fijado para todo el negocio». Sin etiqueta, es el valor de fábrica.

El botón Volver a heredar borra el valor de ese nivel, y el ajuste pasa a tomar el del nivel siguiente o el de fábrica.

Qué hacer si guardas y el ajuste no cambia

Si el ajuste dice «Fijado en esta empresa» o «Fijado en esta sucursal», ese valor manda sobre lo que guardas aquí, que es para todo el negocio. Por eso, después de guardar, sigue mostrando el valor de antes.

1. Pulsa Volver a heredar en ese ajuste.
2. Elige otra vez el valor y pulsa Guardar.

Cómo encender o apagar un módulo

Términos relacionados: activar módulo, desactivar módulo, habilitar, deshabilitar, quitar un módulo, ocultar un módulo

1. En Sistema → Ajustes generales, abre la pestaña del módulo.
2. Mueve el interruptor que está junto al nombre del módulo.
3. Si el cambio arrastra a otros módulos, el sistema te lo pregunta antes (ver «Qué módulos arrastra el cambio»). Pulsa Aceptar para seguir, o Cancelar para dejarlo como estaba.

Catálogos no se puede apagar: «Este módulo es parte de la base del sistema y no se puede desactivar.»

Con un módulo apagado:

• Sus pantallas desaparecen del menú y nadie puede usarlas, aunque su rol tenga los permisos. Siguen a la vista las que pertenecen a otro módulo: por ejemplo, con Ventas apagado sigue Ventas → Clientes, que es de Catálogos.
• Si en el menú no le queda ninguna pantalla de otro módulo, como pasa con Tienda o Manufactura, desaparece entero, también su acceso a los ajustes. Su pestaña sigue en Sistema → Ajustes generales, más tenue y con sus ajustes sin poder cambiarse: desde ahí se vuelve a encender.
• No se borra ningún dato: al encenderlo de nuevo, todo sigue ahí.

Hoy apagar Punto de venta no quita la pantalla Ventas → Punto de venta.

Al encenderlo vuelve entero: el menú, las pantallas y los permisos de cada rol quedan como antes de apagarlo. Quien mueve el interruptor ve el menú cambiar al momento, sin recargar la página; las demás personas lo ven al volver a cargar la suya. Vale también para los módulos que apagó un tipo de negocio.

Qué módulos arrastra el cambio

Unos módulos necesitan a otros para funcionar:

• Al encender un módulo se encienden también los que necesita, si estaban apagados. Antes aparece la pregunta «Activar también lo que hace falta».
• Al apagar un módulo se apagan también, en cadena, los que dependen de él. Antes aparece «Desactivar también lo que depende de este», que aclara «No se borra ningún dato.» Por ejemplo, apagar Caja y cuentas apaga también Ventas, Compras, Punto de venta y Tributación.

Si el cambio no arrastra a ningún otro módulo, se hace sin preguntar.

Los datos de la empresa

Términos relacionados: RUC, razón social, nombre comercial, domicilio fiscal, dirección fiscal, datos del emisor, datos de mi negocio

Están en Sistema → Ajustes generales, pestaña Empresa. La pantalla avisa: «Estos datos son los del emisor: salen impresos en cada comprobante.»

• Nombre comercial — obligatorio. Es el nombre de la empresa que ves en la barra de arriba.
• Razón social — «El nombre legal, si no es el mismo que el comercial.»
• Correo electrónico y Teléfono.
• Tipo de documento y Número de documento — el RUC de la empresa.
• País, Dirección y Ciudad.
• Distrito — el del domicilio fiscal: «El del domicilio fiscal: va en cada comprobante.» Se busca por nombre (del distrito, la provincia o el departamento) o por código, que en Perú es el ubigeo. Las sucursales que no tienen distrito propio usan este. El campo se llama como el nivel más fino de tu país —en Perú, Distrito— y no aparece si el sistema todavía no tiene el catálogo de tu país: ahí la dirección basta.

Cambia lo que necesites y pulsa Guardar. Las sucursales no se editan en esta pantalla: tienen la suya, Sistema → Sucursales (ver «Las sucursales»).

Si el sistema te pide «Registrar el RUC de la empresa», su enlace te trae a esta pestaña.

Cómo traer la razón social desde el RUC

1. Escribe el RUC en Número de documento: «RUC de 11 dígitos. Pulsa la lupa para traer la razón social y la dirección.»
2. Pulsa la lupa del campo o la tecla Enter.
3. El sistema completa Razón social, Tipo de documento, Dirección y Ciudad con lo que publica el padrón, sin tocar el Nombre comercial. Debajo muestra el estado del contribuyente y la condición del domicilio: el que no diga ACTIVO o HABIDO se ve en color de aviso.
4. Revisa y pulsa Guardar: la consulta no guarda sola.

Si la consulta falla, por ejemplo con «El padrón no tiene datos para ese documento.», escribe los datos a mano y guarda igual. La lupa solo aparece si tu rol tiene Empresas → Editar.

Qué hacer si no te deja guardar la empresa

• «La empresa necesita un nombre.» — completa el Nombre comercial.
• «Indica el número del documento fiscal.» — elegiste el Tipo de documento, pero falta el número.
• «Elige el tipo de documento fiscal.» — escribiste el número sin elegir el tipo.
• «Ese documento fiscal ya está registrado en otro socio de negocio.» — ese número ya lo tiene otra ficha del sistema, por ejemplo un cliente o un proveedor.
• «El distrito no existe.» — elige el distrito de la lista.

Las sucursales

Términos relacionados: sucursal, local, establecimiento, establecimiento anexo, código de anexo, código SUNAT, 0000, ubigeo de la sucursal

Están en Sistema → Sucursales. Cada sucursal es un local de la empresa y, para SUNAT, un establecimiento: cada comprobante lleva el código y la dirección de la sucursal donde se emite.

Pulsa Nuevo para crear una, o una fila para editarla:

• Nombre — obligatorio. Es el que ves en el chip de la sucursal, arriba.
• Código de establecimiento — «Lo asigna SUNAT al declarar el local en tu RUC. Vacío es 0000, el domicilio fiscal.» Son 4 dígitos; los ves en tu Ficha RUC, en Establecimientos anexos.
• Dirección — «Vacía, se usa el domicilio fiscal de la empresa.»
• Distrito — «Vacío, se usa el del domicilio fiscal.» Se busca por nombre o por código, como en la empresa, y tampoco aparece si tu país no tiene catálogo.
• Activa — solo al editar. Una sucursal desactivada ya no se puede elegir para trabajar.

Pulsa Guardar. La sucursal nueva queda asignada a quien la crea; a los demás se la asigna quien administra los usuarios. Para trabajar en ella, cámbiate desde el chip de la sucursal.

Si el negocio tiene un solo local en el domicilio fiscal, no hace falta tocar nada aquí: deja el código, la dirección y el distrito vacíos y completa el Distrito de la empresa.

Las sucursales no se eliminan: su almacén, sus series y sus guías las necesitan. Si un local cierra, desactívalo.

Qué hacer si no te deja guardar la sucursal

• «El código de establecimiento tiene 4 dígitos.» — escribe el código tal como figura en tu Ficha RUC, por ejemplo 0001.
• «No puedes desactivar la sucursal en la que estás trabajando.» — cámbiate primero a otra sucursal desde el chip y desactívala desde ahí.
• Nuevo no aparece: tu rol no tiene Sucursales → Crear. El Rol principal siempre lo tiene.

Qué cambia cada ajuste, módulo por módulo

Términos relacionados: ajustes de ventas, ajustes de compras, ajustes de inventario, configuración de facturación, configuración de la tienda

Cada ajuste se nombra tal como aparece en su pestaña. Cómo se trabaja en cada módulo está en su capítulo.

Ajustes de Ventas: pasos, entrega y cobro

En Ventas → Configuración → Ajustes:

• Modo del flujo de venta — cuántos pasos das al vender:
  • «Directo: vender es un solo gesto» (de fábrica): un solo botón registra la venta, sin borrador.
  • «Estándar: la venta y la entrega van por separado» y «Completo: cotización, venta y entregas parciales»: la venta tiene además Guardar borrador y el interruptor Entrega diferida. Hoy estos dos modos se ven igual.
• Entrega de la venta — «Se entrega al confirmar la venta» (de fábrica): la mercadería sale del almacén al confirmar. «Entrega diferida: la procesa el almacén»: la venta queda con su entrega pendiente en Ventas → Entregas, también la del punto de venta. En los modos Estándar y Completo, cada venta puede cambiarlo con Entrega diferida.
• Cobro de la venta — «Se cobra al confirmar la venta» (de fábrica): al confirmar se pide el pago, y el botón lleva el importe, por ejemplo «Cobrar S/ 120.00». «Cobro posterior: cuenta corriente o crédito»: la venta se confirma sin pedir el dinero y el saldo se cobra en Finanzas → Cuentas por Cobrar (ver «Cuentas por cobrar y por pagar»).

Ajustes de Ventas: precios, descuentos, cliente y comprobante

En Ventas → Configuración → Ajustes:

• El precio incluye impuesto — encendido (de fábrica), el precio que escribes es el que paga el cliente y el sistema separa el impuesto; apagado, el impuesto se suma encima. Vale para ventas, cotizaciones, el punto de venta y la tienda virtual.
• Precio editable por el vendedor — apagado, el precio de las líneas de la venta y de la cotización queda bloqueado y lo pone la lista de precios, calculada con las cantidades del pedido. Una venta con otro precio no se guarda: «El precio de esta línea lo fija la lista: 25.00.»
• Pedir en matriz — apagado (de fábrica), un producto con tallas o colores se elige de a una variante en «Configure su producto». Encendido, en la venta y la cotización se pide en una tabla con todos sus colores y tallas a la vez (ver «Ventas»). El punto de venta no cambia.
• Descuento máximo por línea (%) — el tope de descuento de cada línea, también en el punto de venta. Si una línea lo pasa, la venta no se guarda: «El descuento máximo permitido es 10 %.» No hay aprobación de un supervisor: hay que bajar el descuento. Vacío (de fábrica), no hay tope.
• Cliente por defecto (POS) — el cliente con el que arranca cada venta del punto de venta y al que vuelve después de cobrar. Los pedidos de la tienda virtual también lo usan cuando no se puede identificar al comprador.
• Emisión de comprobante — solo cuenta si Emitir comprobantes electrónicos está encendido en Tributación. «Comprobante al confirmar» (de fábrica): el campo Comprobante de la venta propone un tipo de comprobante. «Comprobante después»: el campo arranca en «Emitir después». «Sin comprobante electrónico»: la venta no muestra nada del comprobante.
• Permitir vender sin comprobante — encendido, el campo Comprobante ofrece además «Sin comprobante». Viene apagado.

Ajustes de Compras

En Compras → Configuración:

• Modo de flujo de compras — «Directo: registrar el comprobante es un solo gesto» (de fábrica): un solo botón registra la compra y la mercadería entra en el acto. «Estándar: la compra y la recepción van por separado» y «Completo: orden de compra, recepciones parciales y cuotas»: la compra tiene además Guardar borrador, la acción Traer de orden de compra y el interruptor Recepción diferida, que viene encendido: la mercadería entra cuando el almacén la valida en Compras → Recepciones. Hoy estos dos modos se ven igual.
• Momento del pago de compras — «Se paga al registrar la compra» (de fábrica): al confirmar se pide el pago. «Pago posterior: desde Cuentas por pagar»: la compra se confirma sin pagar y el saldo se paga en Finanzas → Cuentas por Pagar.
• Base del comprobante de compra — cuánto de una orden de compra puedes registrar en compras. «Contra lo pedido: el comprobante puede llegar antes que la mercadería» (de fábrica): hasta lo pedido. «Contra lo recibido: solo se registra lo que ya entró»: solo lo recibido. Si te pasas: «De esa línea solo quedan 5 por registrar.»
• Costo editable por el comprador — apagado, el costo de las líneas de la compra queda bloqueado.
• El precio de compra incluye impuesto — con qué arranca el interruptor Los precios incluyen impuesto de cada compra. Apagado (de fábrica), el impuesto se suma encima del precio, como en una factura; encendido, el precio ya lo trae, como en una boleta.
• Comprar en matriz — apagado (de fábrica), cada variante se busca por su nombre, que dice su color y su talla. Encendido, en la compra y la orden de compra un producto con variantes se pide en una tabla —la tela por colores, por ejemplo— (capítulo «Compras»).

Ajustes de Inventario

En Inventario → Configuración → Ajustes:

• Permitir stock negativo — apagado (de fábrica), el sistema no deja sacar más de lo que hay y avisa «No hay stock suficiente de», con el producto, el almacén y las cantidades. Encendido, deja vender o sacar sin stock, y la existencia queda en negativo hasta la siguiente entrada.
• Método de costeo por defecto — a qué costo se valoriza lo que sale del almacén cuando la categoría del producto no tiene un método propio. De fábrica, «Costo promedio ponderado (CPP)».
• Estrategia de salida por defecto — qué unidades salen primero (de qué lote o ubicación) cuando ni la categoría del producto ni la ubicación de origen tienen una estrategia propia. De fábrica, «Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)».

Ajustes de Caja y cuentas

En Finanzas → Configuración:

• Usa crédito (cuotas) — encendido (de fábrica), la venta y la compra muestran Condición de pago, con Contado y Crédito. Apagado, ese campo no aparece y desde esas pantallas todo se registra al contado.
• Exigir apertura de caja con conteo — apagado (de fábrica), el turno de una caja se abre solo con el primer cobro o pago en efectivo, con lo que quedó en ella. Encendido —para negocios con varios cajeros por turno—, nadie cobra ni paga en efectivo hasta abrir la caja contando el dinero en Finanzas → Caja o en el punto de venta (ver «Caja y cuentas»).

Ajustes de Tributación

En Tributación → Configuración → Ajustes:

• Emitir comprobantes electrónicos — apagado (de fábrica), vender, comprar y mover inventario funcionan igual, y la venta no muestra nada del comprobante. Encendido, si falta algo para emitir, la venta y el punto de venta avisan «La facturación electrónica está activada pero todavía no se puede emitir», con la lista de lo que falta.
• Entorno de la autoridad — «Pruebas (beta)» (de fábrica): lo emitido no vale ante SUNAT. «Producción»: emisión real. En «Producción», enviar a SUNAT exige el Usuario SOL y la Clave SOL; en «Pruebas (beta)», los comprobantes se envían aunque falten.
• Enviar automáticamente, Resumen diario automático y Hora del resumen diario — cómo salen hacia SUNAT las facturas y las boletas: ver «Cómo configurar el envío automático» en «Comprobantes electrónicos».
• Endpoint del OSE y Endpoint de guías de remisión — déjalos como están.

Certificado digital y credenciales de SUNAT

En Tributación → Configuración → Ajustes, debajo de los ajustes, están Certificado digital y Credenciales de SUNAT. Para verlos hace falta Configuración fiscal → Ver, y para cambiarlos, Configuración fiscal → Editar. Si el país de la empresa no tiene facturación electrónica, en su lugar verás «Este país no tiene facturación electrónica».

Para cargar el certificado digital:

1. Pulsa Elegir archivo .pfx (también acepta .p12).
2. Escribe la Contraseña del certificado: «Se guarda cifrada. El archivo no se puede volver a descargar.»
3. Pulsa Cargar certificado.

No se acepta un archivo que no sea un certificado o cuya contraseña no corresponda, ni un certificado vencido, ni, si la empresa ya tiene su RUC registrado, uno de otro RUC. Ya cargado, se ven su titular, la fecha Vence el y los días que le quedan, por ejemplo «Quedan 45 días», en color de aviso cuando son 30 o menos; si venció, dice «Vencido».

En Credenciales de SUNAT escribe el Usuario SOL, la Clave SOL, el Client ID y el Client Secret (el Cliente de API, que piden los libros electrónicos y las guías de remisión), y pulsa Guardar: «Deja un campo vacío para conservar el valor que ya está guardado.» Lo que falta se marca en color de aviso. Las credenciales de la consulta de validez se explican en «Comprobantes electrónicos».

Ajustes de la Tienda virtual

En Tienda → Configuración → Ajustes:

• Mostrar disponibilidad — qué dice la vitrina sobre el stock. Hoy sus opciones aparecen en inglés: never, no muestra la cantidad; threshold (de fábrica), la muestra solo cuando queda poco; always, la muestra siempre.
• Umbral de escasez — con threshold, la cantidad se muestra cuando lo disponible es este número o menos. De fábrica, 5.
• Reservar stock al pagar — encendido (de fábrica), cuando se acredita el pago en línea de un pedido web, el pedido se convierte solo en venta y su mercadería queda reservada para despacharla. Apagado, el pedido queda pagado y se confirma a mano en Tienda → Pedidos web.
• Permitir bots de entrenamiento de IA — apagado (de fábrica), la tienda les pide a los programas que recopilan páginas para entrenar inteligencia artificial que no la lean. No afecta a los buscadores con inteligencia artificial.
• Exponer la tienda a agentes (MCP) y Los agentes pueden crear pedidos — déjalos como están.

Punto de venta, Catálogos y Manufactura

• Catálogos y Manufactura no tienen ajustes: su pestaña solo tiene el interruptor del módulo, y el de Catálogos no se puede mover.
• El Punto de venta sigue los ajustes de Ventas: precio con impuesto, descuento máximo, entrega y comprobante. El cliente con el que arranca se elige en Ventas, con Cliente por defecto (POS).

Preguntas frecuentes sobre los ajustes generales

• ¿Puedo poner un ajuste distinto en cada empresa o sucursal? Desde esta pantalla, no: lo que guardas vale para todo el negocio. Si un ajuste dice «Fijado en esta empresa» o «Fijado en esta sucursal», ese valor manda allí.
• Cambié un ajuste y la pantalla de venta sigue igual, ¿por qué? Mira si el ajuste tiene la etiqueta «Fijado en esta empresa» o «Fijado en esta sucursal» (ver «Qué hacer si guardas y el ajuste no cambia»). Si no la tiene, vuelve a abrir la pantalla de venta para que tome el cambio.
• ¿Por qué la venta tiene un solo botón y no puedo guardar un borrador? Porque Modo del flujo de venta está en «Directo: vender es un solo gesto».
• ¿Cómo confirmo ventas sin cobrarlas en el momento? Pon Cobro de la venta en «Cobro posterior: cuenta corriente o crédito».
• ¿Cómo quito la opción de vender a crédito? Apaga Usa crédito (cuotas) en Finanzas → Configuración.
• ¿Apagar un módulo borra sus datos? No. Al encenderlo de nuevo, todo sigue ahí.
• Encendí un módulo y no lo veo en el menú, ¿por qué? Si lo encendió otra persona, vuelve a cargar la página. Si aun así no aparece, a tu rol le faltan los permisos de sus pantallas: se asignan en Sistema → Roles.
• ¿Por qué no puedo mover el interruptor de un módulo? Porque es Catálogos, que no se puede apagar, o porque a tu rol le falta Módulos → Editar.
• ¿Dónde cambio el RUC o la razón social de mi empresa? En Sistema → Ajustes generales, pestaña Empresa.
• ¿Dónde cargo el certificado digital? En Tributación → Configuración → Ajustes, sección Certificado digital.

Roles y permisos

Los permisos se asignan en Sistema → Roles:

• Ajustes del sistema → Ver — entrar a Sistema → Ajustes generales y a los accesos de ajustes de cada módulo.
• Ajustes del sistema → Editar — Guardar los ajustes y Volver a heredar.
• Módulos → Editar — encender y apagar módulos.
• Ajustes del sistema → Editar y Módulos → Editar, los dos — aplicar un tipo de negocio.
• Empresas → Ver y Empresas → Editar — ver y guardar los datos de la pestaña Empresa, y usar la lupa del RUC.
• Configuración fiscal → Ver y Configuración fiscal → Editar — ver y cambiar el certificado digital y las credenciales de SUNAT.