Primeros pasos: entrar, moverse y trabajar en el sistema

¿Cómo está organizado el sistema?

Términos relacionados: primer día, cómo empezar, cómo se usa el sistema, recorrido, guía rápida

Para trabajar entras con tu correo y tu contraseña, y el sistema te lleva a tu empresa y tu sucursal: la última que usaste en ese equipo, o la única que tienes. Solo si tienes varias y es la primera vez en ese equipo, te pide elegir. Todo lo que ves y registras desde ahí es de esa empresa.

Adentro, el sistema se divide en módulos —Ventas, Inventario, Compras, Finanzas, Tributación, Sistema y otros—, cada uno con sus pantallas. Casi todas son listados o formularios, y funcionan igual en todos los módulos: lo que aprendes en una te sirve en las demás.

Solo ves los módulos y las pantallas que permite tu rol.

Cómo entrar al sistema

Términos relacionados: iniciar sesión, login, ingresar, acceder, loguearse, usuario y contraseña

1. Abre la dirección del sistema. Llegas a la pantalla de acceso.
2. Escribe tu Correo electrónico y tu Contraseña. El ojo junto a la contraseña la muestra o la oculta.
3. Pulsa INGRESAR.
4. Ves «Entrando a …» con el nombre de tu empresa y llegas al inicio.

Entras directo a la última empresa y sucursal que usaste en ese equipo. Si es la primera vez que entras en ese equipo, entras directo solo cuando tienes una sola empresa con una sola sucursal; si tienes más, eliges (ver «Cómo elegir la empresa y la sucursal»).

Qué hacer si el sistema dice «Usuario o contraseña inválidos.»

El correo o la contraseña no coinciden. Revisa que el correo esté bien escrito y vuelve a escribir la contraseña con cuidado. Si no la recuerdas, pulsa ¿Olvidaste tu contraseña? (ver «Cómo recuperar tu contraseña»).

Cómo recuperar tu contraseña

Términos relacionados: olvidé mi contraseña, no recuerdo mi clave, restablecer contraseña, resetear clave, recuperar acceso

1. En la pantalla de acceso, pulsa ¿Olvidaste tu contraseña?.
2. Escribe el Correo electrónico con el que entras y pulsa Enviar enlace de recuperación.
3. Abre el correo que te llega y pulsa Restablecer contraseña.
4. Escribe la Nueva contraseña, repítela en Confirmar contraseña y pulsa Restablecer contraseña. El sistema te devuelve a la pantalla de acceso para que entres con ella.

La contraseña nueva debe tener al menos 8 caracteres y al menos una letra.

Por seguridad, la pantalla responde lo mismo aunque el correo no tenga usuario: que llegue el mensaje es la única confirmación. El enlace vence; el correo dice en cuántos minutos.

Qué hacer si el enlace no funciona

• «El enlace de recuperación es inválido o expiró. Solicita uno nuevo.» — ese enlace ya no vale. Vuelve a ¿Olvidaste tu contraseña? y pide otro.
• Si la pantalla dice Enlace inválido, el enlace llegó incompleto: pulsa Solicitar un nuevo enlace.

Qué hacer si el correo no llega

Revisa el correo no deseado y que el correo que escribiste sea el de tu usuario. Si aun así no llega, pide a quien administra los usuarios que te cambie la contraseña en Sistema → Usuario (capítulo «Usuarios y permisos»).

Cómo crear una cuenta nueva para tu negocio

Términos relacionados: registrarse, crear cuenta, cuenta gratis, darse de alta, abrir cuenta

Crear cuenta es para empezar a usar el sistema con tu propio negocio: crea una empresa nueva, aparte de cualquier otra. Si tu empresa ya usa el sistema, no te registres: pide a quien la administra que te cree un usuario.

1. En la pantalla de acceso, pulsa Crear cuenta.
2. Completa Nombre o razón comercial, País, Número de WhatsApp, Correo electrónico, Contraseña y Confirmar contraseña.
3. Marca la casilla de aceptación de los Términos y Condiciones y la Política de Privacidad.
4. Pulsa CREAR CUENTA. El sistema crea la empresa con ese nombre, inicia tu sesión y te deja en su inicio, listo para trabajar: no tienes que elegir nada. Ahí te esperan los Primeros pasos (ver «Primeros pasos: el tipo de negocio y lo que falta para empezar»).

Qué hacer si no te deja registrarte

• «Solo se permiten letras en el nombre o razón comercial» — quita números y signos, como puntos o &. Después puedes cambiar el nombre en Sistema → Ajustes generales, pestaña Empresa.
• El Número de WhatsApp va solo con dígitos, de 7 a 15, sin espacios ni código de país.
• «Ya existe un usuario registrado con ese correo electrónico.» — ese correo ya tiene usuario: entra con él o usa otro correo.
• «Debe tener al menos 8 caracteres» o «Debe contener al menos una letra» — la contraseña es demasiado corta o no tiene letras.

Cómo elegir la empresa y la sucursal

Términos relacionados: seleccionar empresa, escoger sucursal, elige tu empresa, sede, local, tienda, multiempresa, multisucursal

Casi siempre no hace falta: al entrar vas directo a la última empresa y sucursal que usaste en ese equipo, o a la única que tienes. La pantalla Elige tu empresa sale solo cuando tienes varias y el equipo no recuerda ninguna, o cuando la que recordaba ya no te deja entrar.

1. Toca la empresa. Cada fila que se puede tocar lleva una flecha a la derecha.
2. Si la empresa tiene varias sucursales, aparecen debajo de su nombre: toca la sucursal.
3. Ves «Entrando a …» y llegas al inicio de esa empresa.

Con muchas empresas, arriba aparece Buscar empresa o sucursal.

Ya dentro, la sucursal se ve arriba, junto al logo de la empresa, y la empresa y la sucursal aparecen al abrir el menú de tu usuario. Si la sucursal se llama igual que la empresa, como pasa con la primera sucursal de una empresa nueva, el nombre sale una sola vez.

Qué hacer si no aparece ninguna empresa o sucursal

Si ves «Todavía no tienes empresas asignadas» o una empresa con «Sin sucursales asignadas», tu usuario todavía no las tiene asignadas. No es algo que puedas resolver tú: pídeselo a quien administra los usuarios (capítulo «Usuarios y permisos»). Mientras tanto puedes pulsar Cerrar sesión.

Si dice «No se pudieron cargar tus empresas.», la lista no llegó: pulsa Reintentar.

Qué hacer si no te deja entrar

• «Este usuario no tiene un rol asignado para esta empresa.» — te falta el rol en esa empresa.
• «No tiene permisos suficientes para ingresar a esta sucursal.» — esa sucursal no está asignada a tu usuario.

Los dos los resuelve quien administra los usuarios.

Cómo crear otra empresa o sucursal

Términos relacionados: nueva empresa, nueva sucursal, abrir otro local, agregar sucursal, segunda tienda, otra sede

Las dos se ofrecen desde el mismo lugar donde se cambia de empresa, sin salir del sistema:

1. En una computadora, toca el nombre de la sucursal arriba a la izquierda, junto al logo (lleva una flechita). También está en el menú de tu usuario: Cambiar de empresa, Cambiar de sucursal o Nueva empresa o sucursal, según lo que puedas hacer. En el teléfono, abre Menú y toca la primera fila, la que dice tu empresa y tu sucursal.
2. Pulsa Nueva sucursal o Nueva empresa, al pie.
3. Sucursal: se abre Sistema → Sucursales con el formulario de una sucursal nueva, el mismo de Nuevo en esa pantalla. Escribe el Nombre y pulsa Guardar; el código de establecimiento, la dirección y el distrito se explican en «Las sucursales», del capítulo «Ajustes generales». La sucursal nueva queda asignada a quien la crea: para entrar a ella, cámbiate desde el chip de la sucursal.
4. Empresa: escribe el Nombre de la empresa y pulsa Crear y entrar. El sistema confirma «Empresa creada» y entras a ella en ese momento.

Cancelar vuelve a la lista sin crear nada. Si todavía no has entrado a ninguna empresa, en Elige tu empresa también está Nueva empresa, debajo de la lista.

La empresa nueva nace con su primera sucursal, que lleva su mismo nombre, y quien la crea queda con acceso a las dos.

Al crear la empresa no se piden el RUC ni la dirección fiscal: se completan después en Sistema → Ajustes generales, pestaña Empresa (capítulo «Ajustes generales»).

Qué hacer si no ves Nueva empresa o Nueva sucursal

• Nueva empresa aparece solo si tienes el Rol principal en alguna empresa.
• Nueva sucursal aparece solo si tu rol puede Crear sucursales (Sucursales → Crear en Roles); el Rol principal siempre puede. La sucursal se crea en la empresa en la que estás trabajando: para crearla en otra, primero cambia a esa empresa.

Si tu rol no puede crear, pídeselo a quien administra la cuenta.

Cómo cambiar de empresa o de sucursal

Términos relacionados: cambiar de empresa, cambiar de sucursal, cambiar de local, pasar a otra empresa, otra tienda, otra sede

Se cambia sin cerrar sesión:

1. En una computadora, toca el nombre de la sucursal arriba a la izquierda, junto al logo (lleva una flechita). También puedes abrir el menú de tu usuario (tu foto o tus iniciales, arriba a la derecha) y pulsar Cambiar de empresa o Cambiar de sucursal. En el teléfono, abre Menú, en la barra de abajo, y toca la primera fila, la que dice tu empresa y tu sucursal.
2. En la lista, donde estás trabajando dice «Actual». Toca la otra empresa o sucursal.
3. Ves «Entrando a …» y llegas al inicio de la empresa nueva.

La próxima vez que entres en ese equipo, entras directo a la última que elegiste.

Si estabas llenando un formulario, antes de cambiar el sistema pregunta «Tienes cambios sin guardar»: Seguir editando te deja donde estabas, sin cambiar de empresa; Descartar y salir cambia y pierde lo que escribiste.

Si no ves la flechita junto a la sucursal ni la opción en el menú, tu usuario tiene una sola empresa con una sola sucursal y tu rol no puede crear otras: no hay a dónde cambiar.

Qué hacer si aparece «Cambio en otra pestaña»

En un mismo navegador se trabaja en una sola empresa a la vez. Si cambiaste de empresa en otra pestaña, las demás pestañas lo avisan: «Ahora trabajas en …». Pulsa Continuar y esa pestaña pasa a la misma empresa, empezando por el inicio. Así no se registra nada en la empresa equivocada.

Si el aviso dice «La sesión se cerró en otra pestaña.», Continuar te lleva a la pantalla de acceso.

Cómo cambiar de usuario en un equipo compartido

Términos relacionados: cambio de usuario, cambio de cajero, cambio de turno, caja compartida, computadora compartida, otro usuario

1. Quien estaba trabajando abre el menú de su usuario y pulsa Cerrar sesión. La sesión se cierra por completo y queda la pantalla de acceso.
2. La siguiente persona escribe su Correo electrónico y su Contraseña y pulsa INGRESAR.

Cada persona entra directo a la última empresa y sucursal que usó en ese equipo. Si nunca entró en ese equipo y tiene varias, elige una.

Qué hacer si aparece «Tu sesión expiró»

Términos relacionados: sesión caducada, sesión vencida, me sacó del sistema, desbloquear, se cerró la sesión

Sale cuando la sesión caduca mientras trabajas, por ejemplo tras varias horas sin usar el sistema. No hace falta salir ni recargar:

1. Tu correo ya aparece en la ventana. Escribe tu contraseña.
2. Pulsa DESBLOQUEAR.

Sigues en la misma empresa, sucursal y pantalla: «No se perderá nada de lo que tienes en pantalla.» Si justo estabas guardando algo, se vuelve a intentar al desbloquear.

Si no quieres seguir, pulsa Cerrar sesión: esa ventana no se cierra de otra forma.

Si en cambio ves «Tu sesión terminó. Inicia sesión de nuevo.», vuelve a entrar desde la pantalla de acceso.

La pantalla de inicio

Términos relacionados: home, escritorio, página principal, bienvenida, pantalla principal

Es lo primero que ves al entrar a una empresa:

• El saludo, por ejemplo «Buenas tardes, Rosa», con la empresa y la sucursal debajo.
• En una empresa recién creada, y solo para quien la administra, los Primeros pasos (ver la sección siguiente).
• «¿Qué quieres hacer hoy?»: un cuadro para preguntarle al asistente, con sugerencias según lo que hace tu rol —a quien vende, por ejemplo, «Llévame a registrar una venta» y «¿Cómo abro y cierro mi caja?»— y siempre «¿Qué puedo hacer en este sistema?». Lo que escribas se abre en el panel del asistente.
• Continuar: las últimas pantallas que abriste, para volver con un toque.

El inicio no muestra ventas, saldos ni documentos. Lo que tienes pendiente hoy lo avisa el número rojo del botón del asistente (capítulo «El asistente», «Tu día: lo que tienes pendiente hoy»). Las cifras de cada área están en sus reportes, por ejemplo Ventas → Reportes → Resumen de ventas (capítulo «Reportes de ventas, compras y finanzas»).

Para volver al inicio desde cualquier pantalla, toca el logo de la empresa (arriba a la izquierda), la casita de la ruta de arriba o, en el teléfono, Inicio en la barra de abajo.

Qué hacer si ves «Sin módulos disponibles»

Viene con «Tu rol no tiene pantallas asignadas. Contacta al administrador.»: tu rol todavía no tiene permisos. No es un fallo del sistema ni algo que puedas resolver tú.

Primeros pasos: el tipo de negocio y lo que falta para empezar

Términos relacionados: por dónde empiezo, empresa nueva, configuración inicial, tipo de negocio, rubro, giro del negocio, qué vende mi negocio, primeros pasos, empezar a usar, bodega, tienda de ropa, ferretería, taller

En una empresa recién creada, quien la administra ve en el inicio el recuadro Primeros pasos, con cuántos lleva hechos (por ejemplo, «1 de 4»).

1. Responde ¿Qué tipo de negocio tienes? pulsando el tuyo: Tienda o bodega, Tienda de ropa, Ferretería, Taller de confección u Otro. Antes de cambiar nada, el sistema te muestra qué va a cambiar; pulsa Aplicar para seguir o Cancelar para dejarlo como está.
2. Sigue los pasos, cada uno con su botón:
   • Tu empresa ya está lista — viene hecho: al crear la cuenta el sistema dejó la empresa preparada para vender.
   • Agrega tus productos — Agregar te lleva a Productos; Con el asistente le pide al asistente que te ayude a registrarlos.
   • Haz tu primera venta — Vender abre el Punto de venta.
   • Invita a tu equipo — Invitar abre el formulario de un usuario nuevo.

Elegir el tipo de negocio solo cambia Ajustes generales, lo mismo que podrías cambiar tú a mano en esa pantalla, y nada más (no crea categorías ni guarda qué tipo de negocio eres):

• Apaga los módulos que ese tipo de negocio no usa, para que el menú tenga menos cosas. Por ejemplo, a una bodega le apaga Manufactura y Tienda virtual. No borra nada.
• En Tienda de ropa y Taller de confección enciende además Pedir en matriz y Comprar en matriz, para escribir las cantidades de colores por tallas en una sola tabla.
• Otro no cambia nada: solo quita la pregunta.

Nada queda así para siempre: todo se cambia después en Sistema → Ajustes generales. Un módulo apagado vuelve al menú al momento, con todas sus pantallas, al encender su interruptor (ver «Cómo encender o apagar un módulo» en el capítulo «Ajustes generales»), y la pestaña Tipo de negocio tiene los mismos tipos para aplicar otro cuando quieras.

Los primeros pasos desaparecen cuando los terminas. Si no los quieres ver, pulsa la × (Ocultar primeros pasos). Tampoco aparecen con los avisos del asistente apagados.

Qué hacer si no ves los primeros pasos

• Solo los ve quien puede configurar los módulos de la empresa, normalmente el dueño. La pregunta del tipo de negocio aparece además solo si puedes cambiar los ajustes.
• Solo aparecen en una empresa nueva. Una empresa que ya trabajaba con el sistema no los ve.
• Si los ocultaste con la × o apagaste los avisos del asistente (la campana del panel), no se muestran.

Cómo moverte por los módulos y el menú

Términos relacionados: menú lateral, barra lateral, sidebar, áreas, navegación, dónde estoy, migas, ocultar el menú, mostrar el menú

En una computadora la pantalla tiene tres partes:

• La barra de arriba: el botón ☰, que oculta o muestra el menú; el logo de la empresa y la sucursal (si la sucursal lleva una flechita, tocarla sirve para cambiar de empresa o de sucursal); dónde estás (la casita › el módulo › la pantalla, con la ☆ de favoritos); el buscador; Nuevo; el botón del asistente; y el menú de tu usuario.
• El menú de la izquierda: tus Favoritos arriba y, debajo, los Módulos, cada uno con su ícono y su nombre. Es el mismo menú que en el teléfono.
• El contenido, con una fila encima: a la izquierda lo que puedes hacer en esa pantalla y a la derecha cómo la estás mirando. Si la pantalla no tiene nada para esa fila, no aparece.

Para abrir una pantalla:

1. Toca el módulo en el menú de la izquierda. Se despliega con Inicio (el inicio del módulo) y sus pantallas; los grupos, como Reportes, se despliegan al tocarlos. Al abrir otro módulo, el anterior se pliega.
2. Toca la pantalla.

Si necesitas más espacio para la tabla, toca ☰ y el menú se oculta; otro toque lo vuelve a mostrar. Ese equipo recuerda cómo lo dejaste. En una ventana angosta, ☰ abre el menú encima del contenido y se cierra al elegir una pantalla.

Al pasar el ratón por una pantalla del menú aparecen dos atajos: la ☆ la fija en favoritos y el + abre el formulario para crear uno nuevo, si la pantalla lo tiene y tu rol puede crear.

Qué hacer si no encuentras un módulo o una pantalla

El menú se arma con los permisos de tu rol: si un compañero ve algo que tú no, es por su rol. Si falta un módulo entero para toda la empresa, puede estar apagado (capítulo «Ajustes generales»). Y si no sabes en qué módulo está una pantalla, búscala (ver «Cómo buscar una pantalla (Ctrl + K)»).

El inicio de cada módulo y «Falta configurar algunas cosas»

Términos relacionados: portada del módulo, configuración pendiente, pasos de configuración, lista de tareas, checklist, qué me falta configurar

Cada módulo tiene su Inicio: la primera fila del módulo en el menú de la izquierda. También llegas tocando el nombre del módulo en la ruta de arriba. Muestra todas sus pantallas como tarjetas, agrupadas igual que en el menú.

Si al módulo le falta configuración para trabajar, arriba aparece «Falta configurar algunas cosas», con el avance —por ejemplo «4 de 6 listos»— y la lista de pasos:

• Los pasos hechos llevan un visto.
• Cada paso pendiente es un enlace a la pantalla donde se resuelve, con una línea que explica para qué sirve.
• Más tarde esconde la lista, pero vuelve la próxima vez que abras el inicio del módulo. Desaparece sola cuando todo está listo.

Hoy la muestra Tributación, en empresas de un país con facturación electrónica: lo que falta para emitir, como «Activar la facturación electrónica», «Cargar el certificado digital», «Guardar las credenciales de SUNAT» o «Crear las series de numeración» (capítulo «Comprobantes electrónicos»).

Cómo fijar pantallas en Favoritos

Términos relacionados: accesos directos, atajos, marcadores, pantallas fijadas, estrella, mis pantallas, pantallas recientes

Favoritos junta las pantallas que usas a diario, para no buscarlas cada vez en su módulo.

Para fijar una pantalla:

• Ábrela y toca la ☆ junto a su título, arriba («Fijar a favoritos»). Otro toque la suelta («Quitar de favoritos»).
• O toca la ☆ de su fila en el menú (en el teléfono, en Menú).

Los formularios no tienen ☆: lo que se fija es el listado.

Tus favoritos están arriba del menú, siempre a la vista (en el teléfono, también en Favoritos de la barra de abajo). Cada fila tiene su + para crear directo y su ☆ para soltarla. Con el ratón puedes arrastrarlas para ordenarlas, desde el asa que aparece a su izquierda.

Caben hasta 8. Con 8 fijadas, la ☆ de la pantalla se apaga y avisa «Ya tienes 8 favoritos: suelta uno para fijar otro.» Si todavía no tienes ninguna, el menú dice «La ☆ de cualquier pantalla la fija aquí.» y debajo muestra tus pantallas recientes.

Las pantallas recientes

En Recientes están las últimas 5 pantallas que abriste, la más nueva primero; su ☆ las fija. Salen en el menú mientras no tengas favoritos, en Continuar del inicio y al abrir el buscador (en el teléfono, también en Favoritos de la barra de abajo).

Favoritos y recientes se guardan en el navegador de ese equipo, no en tu usuario: en otra computadora no están, y en un equipo compartido los ve todo el que use ese navegador. Una pantalla que tu rol deja de tener sale sola de las dos listas.

Cómo buscar una pantalla (Ctrl + K)

Términos relacionados: buscador, búsqueda, buscar opción, dónde está, encontrar pantalla, atajo de teclado

1. Abre el buscador: toca «Buscar módulos y pantallas…» en la barra de arriba, pulsa Ctrl + K (en Mac, ⌘ + K) o, en el teléfono, toca Buscar en la barra de abajo.
2. Escribe una palabra. Los resultados salen agrupados por módulo.
3. Toca la pantalla, o muévete con las flechas y pulsa Enter.

Sin escribir nada, muestra tus Recientes.

Dentro del buscador:

• Ctrl + Enter abre directamente el formulario para crear uno nuevo; si la pantalla no tiene, abre la pantalla.
• El + de un resultado hace lo mismo con el ratón.
• Esc lo cierra.

Palabras que también encuentran una pantalla

No hace falta saber cómo se llama la pantalla en el menú: el buscador también reconoce cómo se le suele decir. Por ejemplo:

• IGV, exonerado o inafecto → Impuestos
• proforma o presupuesto → Cotización
• arqueo o turno → Cortes de Caja
• CxC o cobranza → Cuentas por Cobrar; CxP → Cuentas por Pagar
• tarifa, mayorista o promoción → Listas de precios
• boleta o factura → Comprobantes y Venta
• docena, kilo o presentación → Unidad de medida
• tablero o dashboard → el resumen de cada módulo

Qué hacer si sale «Sin resultados.»

• Escribe las tildes: cotizacion, sin tilde, no encuentra Cotización.
• Prueba con el comienzo de las palabras: lista prec encuentra Listas de precios.
• Si tu rol no tiene la pantalla, el buscador tampoco la muestra.

Cómo crear un registro desde cualquier pantalla

Términos relacionados: crear, agregar, añadir, registrar, alta, nuevo registro

Hay varias entradas para crear algo nuevo:

• Nuevo, en la fila de acciones de un listado: crea un registro de esa pantalla, por ejemplo un producto en Inventario → Producto.
• Nuevo en la barra de arriba (en pantallas medianas, solo el +): pregunta «¿Qué quieres crear?» y lista lo que tu rol puede crear, con tus favoritos primero. Sirve estés donde estés.
• El + de cada fila del menú, de Favoritos y del buscador.
• En el teléfono, Nuevo, en el centro de la barra de abajo: en un listado crea ahí mismo —abre su formulario o, si ese listado da de alta con una ventana (subir un archivo, una plantilla), esa ventana—; en otra pantalla pregunta «¿Qué quieres crear?».

Estos atajos solo ofrecen pantallas con formulario de alta y sobre las que tu rol tiene permiso de crear. Por eso Inventario → Movimientos no aparece: sus registros nacen de otros documentos.

Cómo usar el sistema en el celular

Términos relacionados: teléfono, móvil, smartphone, tablet, versión móvil, app, pantalla pequeña

En el teléfono, o en una ventana angosta, la pantalla se acomoda para usarse con el pulgar:

• Abajo, cinco botones: Inicio, Favoritos, Nuevo (el círculo del centro), Buscar y Menú.
• Menú abre el menú completo. Arriba del todo están tu empresa y tu sucursal: si hay a dónde cambiar, tocarlas abre el cambio de empresa o sucursal. Debajo, tus Favoritos (o, si aún no tienes, tus pantallas recientes) y los Módulos, que se despliegan de uno en uno: es el mismo menú que en la computadora. Al pie están tu nombre y el menú de tu usuario (Mi perfil, Apariencia y Cerrar sesión).
• Arriba quedan dónde estás, el botón del asistente y las acciones de la pantalla: Editar (el lápiz), Eliminar (la papelera) e Imprimir (la impresora) como íconos, y las demás en ⋮. Para ver qué hace un ícono, mantenlo presionado.
• Los listados abren en vista Lista.
• En los formularios y en el Punto de venta la barra de abajo se esconde para dejar al pie el botón de guardar o de cobrar; para volver, usa la flecha de arriba.
• En Ventas → Venta y Ventas → Cotización, al agregar la primera línea la cabecera del documento se pliega en un renglón de resumen y deja el espacio a las líneas. Tócalo para abrirla o cerrarla. El buscador de productos sigue a la vista.
• La ☆ no está junto al título: fija pantallas desde Menú o desde Favoritos.
• El asistente se abre a pantalla completa.

Cómo buscar, filtrar y ordenar un listado

Términos relacionados: filtro, filtrar, buscar en la lista, ordenar, orden ascendente, orden descendente

Todos los listados funcionan igual. A la derecha de la fila de acciones:

• Buscar: escribe en el cuadro de búsqueda y pulsa Enter. Busca por el dato principal de cada registro; en algunas pantallas, por varios (un cliente, por su nombre o por su documento).
• Filtrar: el botón de filtros está dentro del mismo cuadro. Elige los valores y pulsa Aplicar; Limpiar los quita todos. El número sobre el botón dice cuántos filtros tienes puestos.
• Ordenar: el botón de orden está al lado. Elige el Campo y pulsa Orden ascendente u Orden descendente. Restablecer orden vuelve a lo más reciente primero. En la vista Tabla también puedes tocar el título de una columna.

Algunas pantallas traen además filtros rápidos a la vista, debajo, como botones por estado o un selector de almacén.

Lo que filtras es lo mismo que sale al usar Exportar a Excel (capítulo «Importar y exportar»).

Cómo cambiar la vista y las columnas de un listado

Términos relacionados: vista de tabla, vista de lista, vista de grilla, tarjetas, ocultar columnas, mostrar columnas, filas por página

Con Cambiar vista, a la derecha de la fila de acciones, eliges:

• Tabla: filas y columnas, por páginas. Abajo eliges cuántas Filas por página ves y pasas de página.
• Lista: un registro por renglón, con su imagen o sus iniciales. Carga más al bajar.
• Grilla: tarjetas, cómodas cuando hay fotos. También carga más al bajar.

Si no eliges, la computadora abre en Tabla y el teléfono en Lista.

Para ocultar o mostrar columnas de la tabla, abre el menú de cualquier columna (aparece al pasar el ratón sobre su título) y usa Ocultar o Administrar columnas. Algunas pantallas traen columnas ocultas que puedes mostrar así.

La vista y las columnas que elijas se recuerdan para cada pantalla en ese navegador: la próxima vez abre como la dejaste.

Cómo seleccionar registros y usar las acciones de un listado

Términos relacionados: marcar registros, selección múltiple, acciones en bloque, abrir un registro, editar registro, botones de la barra

A la izquierda de la fila de acciones está Nuevo (en el teléfono, en la barra de abajo) y, después, las acciones. Cambian según lo que tengas marcado:

• Sin nada marcado: las que no dependen de un registro, como Refrescar, Importar y Exportar a Excel.
• Con registros marcados: solo las que trabajan sobre ellos, como Editar o Eliminar. A la derecha ves cuántos llevas —«2 seleccionados»— y la ✕ para Quitar selección.

Para marcar:

1. Toca un registro. Tocar otro pasa la marca a ese.
2. Para marcar varios, usa las casillas de la tabla o Ctrl (⌘ en Mac) al hacer clic. La casilla de la cabecera marca todos los que ves; en Lista y Grilla, usa Seleccionar todo.
3. Para abrir un registro, márcalo y pulsa Editar.

Una acción en gris no aplica a lo que marcaste; pasa el ratón encima para ver por qué (en el teléfono, mantenla presionada). Por ejemplo, con dos marcados Editar dice «Seleccione un solo elemento». Si no caben todos los botones, el resto está en Más. En el teléfono, Editar, Eliminar e Imprimir quedan arriba como íconos y las demás están en ⋮. Solo aparecen las acciones que tu rol tiene permitidas.

Información relacionada

Con un solo registro marcado aparece, a la derecha de la fila, el botón «Información relacionada»: abre un panel con lo que cuelga de ese registro. Si la pantalla todavía no lo tiene, dice «Esta pantalla todavía no tiene información relacionada.» En un formulario, el botón aparece al editar un registro que ya existe.

Qué significa un listado vacío

Términos relacionados: sin registros, no aparecen datos, lista vacía, no carga la lista, no sale nada

• «Aún no hay registros» — la pantalla todavía no tiene nada. Usa Crear el primero o Importar desde Excel, si tu rol puede, o Pídeselo al asistente: el asistente te pregunta lo que necesita y te propone el registro para que lo confirmes.
• «Nada coincide con tu búsqueda» — sí hay registros, pero tu búsqueda o tus filtros los esconden. Pulsa Quitar filtros.
• «No se pudo cargar la lista.» — no significa que esté vacía: la lista no llegó. Lee el detalle que aparece debajo y pulsa Reintentar. Si el detalle es «Sin conexión. Revisa tu internet y vuelve a intentarlo.», el problema es la conexión de tu equipo.

Cómo eliminar registros

Términos relacionados: borrar, quitar, suprimir, dar de baja

1. Marca uno o varios registros.
2. Pulsa Eliminar.
3. Confirma en «¿Confirmar eliminación?». El aviso lo dice claro: «Esta acción no se puede deshacer. Se eliminarán 3 items permanentemente.»

Lo que ya se usó no siempre se deja eliminar; en ese caso el sistema dice qué hacer, por ejemplo «El impuesto ya se usó en documentos, productos o socios: desactívelo en lugar de eliminarlo.»

Las ventas y las compras no se eliminan: se corrigen con una devolución (capítulos «Ventas» y «Compras»).

Si no ves Eliminar, tu rol no tiene ese permiso o esa pantalla no permite eliminar.

Cómo funcionan los formularios

Términos relacionados: ficha, campos obligatorios, guardar, validación, alta, edición, llenar datos

• Arriba, la ruta dice dónde estás: el listado y el registro abierto, o «Alta» si es nuevo. La flecha de la izquierda vuelve al listado.
• Los datos se revisan al salir de cada campo y otra vez al guardar. Si falta algo, el aviso sale bajo el campo, por ejemplo «Este campo es obligatorio».
• Más opciones reúne lo que casi nunca hace falta. En los documentos (venta, compra, cotización) es un botón que abre una ventana aparte. Si buscas un dato y no lo ves, míralo ahí.
• Al guardar, el sistema confirma con «Guardado correctamente» o con un aviso propio de la pantalla.

Qué hacer si aparece «Faltan datos por corregir»

Sale arriba del formulario al guardar, con «Revisa lo siguiente y vuelve a guardar.» y la lista de lo que hay que completar o corregir. Toca el nombre de un campo para ir directo a él, corrígelo y vuelve a guardar. No es un error del sistema.

Qué hacer si aparece «Tienes cambios sin guardar»

Sale en los formularios de alta y edición cuando intentas salir sin guardar lo que escribiste: «Si sales ahora, lo que escribiste se pierde.»

• Seguir editando te deja en el formulario para que guardes.
• Descartar y salir se va sin guardar.

Si cierras la pestaña o recargas la página con cambios pendientes, el navegador muestra su propio aviso.

Tu perfil: nombre, idioma y contraseña

Términos relacionados: mi perfil, mis datos, mi cuenta, cambiar contraseña, cambiar clave, cambiar idioma, inglés, tema oscuro

Ábrelo desde el menú de tu usuario (tu foto o tus iniciales, arriba a la derecha; en el teléfono, al pie de Menú) con Mi perfil. Está disponible una vez que entras a una empresa.

• Datos personales: tu Nombre completo (obligatorio) y tu Teléfono.
• Preferencias: el Idioma de las pantallas: Automático (según el navegador), Español (Perú) o English (US).

Pulsa Guardar. El sistema confirma «Perfil actualizado» y el idioma cambia en el momento. El idioma queda en tu usuario: te acompaña en cualquier equipo donde entres.

El correo con el que entras no se cambia aquí: pídeselo a quien administra los usuarios (capítulo «Usuarios y permisos»).

Cómo cambiar tu contraseña

1. En Mi perfil, sección Seguridad, escribe tu Contraseña actual.
2. Escribe la Nueva contraseña y repítela en Confirmar nueva contraseña. Debe tener al menos 8 caracteres y al menos una letra.
3. Pulsa Cambiar contraseña. El sistema confirma «Contraseña actualizada».

Si dice «La contraseña actual no es correcta.», la primera casilla no coincide con la contraseña con la que entras.

La apariencia y el cierre de sesión

En el menú de tu usuario también están:

• Apariencia: Claro, Oscuro o Según el sistema, que sigue el modo de tu equipo.
• Cerrar sesión. Cierra la sesión por completo y vuelve a la pantalla de acceso. El equipo recuerda la última empresa y sucursal de cada persona: la próxima vez que entres, vas directo a ella.

¿Qué es el asistente y cómo se abre?

Términos relacionados: inteligencia artificial, IA, chat, ayuda, chatbot, preguntarle al sistema

El asistente es un chat que responde dudas sobre el sistema y sobre la pantalla en la que estás. Se abre de tres formas:

• Con su botón en la barra de arriba, el de las chispas («Abrir el asistente»).
• Con Ctrl + I (en Mac, ⌘ + I), desde cualquier pantalla, incluso mientras escribes en un campo. El mismo atajo lo cierra.
• Escribiendo en «¿Qué quieres hacer hoy?», en el inicio.

Puede llevarte a una pantalla o dejarte listo un registro, pero no guarda nada sin tu permiso: primero muestra «Confirma antes de guardar» con los datos, y solo guarda si pulsas Confirmar y guardar.

Lo que puede hacer, cómo hablarle por voz y cómo aprobar sus cambios están en el capítulo «El asistente».

Dónde encontrar ayuda: tutoriales y documentación

Términos relacionados: ayuda, centro de ayuda, tutoriales, videos, manual, guía, documentación, capacitación, aprender a usar el sistema, cómo se usa

Pulsa el ? de la barra de arriba (Ayuda). En el celular no está en la barra: toca Menú en la barra de abajo, luego tu nombre al pie del menú, y elige Ayuda.

La Ayuda reúne:

• Pregúntale al asistente: abre el asistente para que te explique cómo se hace algo.
• Hablar con una persona: una persona de Yarbys te responde en el panel del asistente (ver «Cómo hablar con una persona de soporte», en el capítulo «El asistente»). Si no la ves, el chat con soporte no está disponible por ahora.
• Documentación: las guías paso a paso de cada módulo, en yarbys.com. Se abre en otra pestaña.
• Tutoriales: los videos y las guías en PDF. Si entras desde un módulo, primero ves los de ese módulo; Todos muestra el resto. Cada uno tiene Leer la guía, que lleva a la parte de la documentación que explica lo mismo.

Si dice «Todavía no hay tutoriales. Mientras tanto, la documentación tiene las guías paso a paso.», aún no hay videos publicados: la documentación y el asistente sí están. Si dice «No se pudo cargar la lista de tutoriales.», pulsa Reintentar; el asistente y la documentación siguen funcionando.

Qué hacer si aparece «Ocurrió un error»

Términos relacionados: error del sistema, falla, se colgó, no funciona, código de error

«Ocurrió un error» avisa de un problema del sistema, no de algo que hiciste mal. Vuelve a intentarlo. Si sigue pasando, pulsa Copiar código y envíaselo a soporte junto con lo que estabas haciendo: con ese código encuentran el problema.

Si falla la pantalla entera, verás «Esta pantalla no se pudo mostrar» con Volver al inicio.

Preguntas frecuentes sobre los primeros pasos

• Elegí el tipo de negocio equivocado, ¿qué hago? En Sistema → Ajustes generales, pestaña Tipo de negocio, pulsa Aplicar en el tuyo: antes de cambiar nada te muestra qué va a cambiar. También puedes cambiar cada ajuste a mano.
• El tipo de negocio me apagó Manufactura o Tienda virtual y ahora la necesito. En Sistema → Ajustes generales, abre su pestaña y enciende el interruptor que está junto a su nombre. Vuelve al menú al momento, con todas sus pantallas.
• ¿El tipo de negocio me crea categorías? No. Solo cambia Ajustes generales. Tus categorías las creas en Inventario → Configuración → Categoría, o al registrar un producto.
• ¿Por qué no veo una opción que un compañero sí ve? Porque su rol tiene un permiso que el tuyo no. El menú, los botones y el buscador se arman con los permisos de tu rol.
• ¿Por qué entré directo a una empresa sin elegirla? Porque es la última que usaste en ese equipo, o la única que tienes. Para pasar a otra, toca la sucursal en la barra de arriba (ver «Cómo cambiar de empresa o de sucursal»).
• ¿Puedo trabajar en dos empresas a la vez? No en el mismo navegador. Si cambias de empresa en una pestaña, las demás muestran «Cambio en otra pestaña» y pasan a la misma empresa con Continuar.
• ¿Tengo que cerrar sesión al terminar? En un equipo compartido, sí: cerrar el navegador no cierra la sesión.
• ¿Dónde quedaron Recordarme, Usuarios de este equipo y Salir de empresa? Ya no existen. Cerrar sesión cierra por completo y cada persona entra con su correo y su contraseña. El equipo recuerda la última empresa y sucursal de cada persona, así que no hace falta elegirla otra vez.
• Soy empleado, ¿me registro con Crear cuenta? No: eso crea una empresa nueva, separada de la tuya. Pide a quien administra tu empresa que te cree un usuario.
• ¿Dónde veo las ventas del día? En Ventas → Reportes → Resumen de ventas. El inicio no muestra cifras.
• ¿Por qué ya no están mis favoritos? Se guardan en el navegador: en otra computadora, en otro navegador o si se borran sus datos, no aparecen. Tampoco salen las pantallas que tu rol ya no tiene.
• ¿Cómo vuelvo atrás? En un formulario, con la flecha de arriba o tocando el nombre del listado en la ruta. Desde un listado, tocar el módulo en la ruta te lleva a su inicio.
• Arriba sale un aviso sobre la suscripción, ¿qué hago? Avisos como «Tu suscripción vence en 3 días. Renueva para seguir trabajando.» los ven todos los usuarios. Si tu rol puede pagar, verás Ver mi suscripción; si no, avísale a quien administra la cuenta (capítulo «Suscripción»).
• ¿El idioma cambia para todos? No: el Idioma de Mi perfil es solo de tu usuario.

Roles y permisos

Los permisos se asignan en Sistema → Roles (capítulo «Usuarios y permisos»). En lo que cubre este capítulo:

• El menú, el inicio de cada módulo y el buscador muestran solo las pantallas que tu rol puede ver, por ejemplo con Productos → Ver.
• Nuevo y los + necesitan el permiso Crear de lo que se crea, por ejemplo Clientes → Crear.
• En los listados, Editar pide Editar; Eliminar, Eliminar; Importar, Importar; y Exportar a Excel, Exportar (por ejemplo, Productos → Exportar).
• Crear una empresa pide el Rol principal en alguna empresa; crear una sucursal, el Rol principal en la empresa en la que estás trabajando.
• Cambiar de empresa o de sucursal no pide permisos: la lista muestra solo las empresas y sucursales asignadas a tu usuario.
• Mi perfil, la apariencia y el cambio de tu propia contraseña no piden permisos.