Cuentas por cobrar y por pagar

¿Qué son las cuentas por cobrar y por pagar?

Términos relacionados: CxC, CxP, cobranza, deudas de clientes, deudas con proveedores, cuenta corriente, deudores, acreedores

Son lo que te deben tus clientes y lo que tú debes a tus proveedores, cuota por cuota:

Finanzas → Cuentas por Cobrar — las cuotas de ventas que todavía tienen saldo. Desde aquí se cobran.
Finanzas → Cuentas por Pagar — las cuotas de compras que todavía tienen saldo. Desde aquí se pagan.

Las usan el cajero que cobra, el encargado y el contador. Cómo se vende o se compra a crédito y cómo se arma el cronograma está en «Ventas» y en «Compras».

De dónde salen las cuotas

Términos relacionados: cronograma de pagos, letras, plazos, venta al crédito, fiado, cobro posterior, pago posterior

Una cuota aparece en la lista cuando se confirma:

Una venta o una compra a crédito — con las cuotas y los vencimientos de su cronograma.
Una venta al contado sin cobrar, si tu empresa trabaja con cobro posterior: en Ventas → Configuración → Ajustes, Cobro de la venta está en «Cobro posterior: cuenta corriente o crédito». Lo que falta cobrar queda como una sola cuota que vence ese mismo día.
Una compra al contado sin pagar, si en Compras → Configuración el Momento del pago de compras está en «Pago posterior: desde Cuentas por pagar». También queda una sola cuota que vence ese día.

No aparecen los borradores, las ventas o compras anuladas ni las cuotas ya saldadas. Los ajustes de cada módulo están en «Ajustes generales».

Qué muestra la lista de cuotas

Términos relacionados: cuotas pendientes, cuotas vencidas, saldo por cobrar, saldo por pagar, morosos, estado de cuenta

Cada fila es una cuota: una venta en tres cuotas ocupa tres filas mientras tengan saldo. Las columnas son:

Vence — la fecha de vencimiento.
Documento — el número de la venta o del comprobante de compra.
Cliente o Proveedor.
Cuota — su número dentro del cronograma.
Importe — lo que vale la cuota.
Saldo — lo que falta cobrar o pagar de ella.
Estado — «Pendiente» si no tiene abonos y «Parcial» si ya tiene una parte. Cuando pasó su fecha se ve en rojo con los días de atraso, por ejemplo «Vencida hace 5 d».

En la vista de tabla, la cuota que vence antes aparece arriba. Con Exportar a Excel descargas la lista.

El total que te deben y que debes, con su antigüedad, está en Finanzas → Reportes → Resumen financiero (ver «Reportes de ventas, compras y finanzas»).

Cuándo una cuota está vencida

Términos relacionados: vencimiento, fecha de pago, atraso, días de mora, deuda vencida, plazo vencido

Una cuota vence en la fecha de Vence. Ese día todavía figura como «Pendiente» o «Parcial».
Desde el día siguiente se ve vencida, «Vencida hace 1 d», y los días de atraso se cuentan solos.
Una cuota vencida se cobra o se paga igual que cualquier otra. Su importe no cambia por el atraso: el sistema no suma intereses ni moras.
La fecha de vencimiento no se cambia: ni desde esta lista ni en la venta o la compra ya confirmada.

Antes de cobrar o pagar

Términos relacionados: requisitos para cobrar, caja abierta, turno abierto, cuenta destino, cuenta de origen

El permiso para cobrar o pagar (ver «Roles y permisos»). Sin él no aparece el botón.
Una cuenta activa donde entre o salga el dinero. Si no hay ninguna, la ventana avisa «No hay cuentas configuradas para mover el dinero.»
Si es efectivo, una caja. El efectivo entra o sale del turno de la caja, que se abre solo si no lo estaba. Si tu empresa exige abrir la caja contando, sin turno el sistema responde «La caja no tiene un turno abierto: ábralo en Finanzas → Caja.» (ver «Caja y cuentas»).
Para pagar, saldo en la cuenta de origen, salvo que tenga Permitir saldo negativo. Si no alcanza: «La cuenta no tiene saldo suficiente».

Los demás métodos de pago van a una cuenta de Banco, que no usa turnos; si no hay ninguna, se ofrecen las demás cuentas.

Cómo cobrar una cuota

Términos relacionados: cobrar cuota, registrar cobro, abono del cliente, amortización, cobranza, pago de cuota

Entra a Finanzas → Cuentas por Cobrar.
Marca la cuota: pulsa su fila o su casilla. Marca una sola.
Pulsa Cobrar. Se abre la ventana «Cobro» con el saldo de esa cuota en Total.
El importe ya está puesto en efectivo. Si el cliente paga con otro método, pasa el importe a ese método y escribe el Nro. operación.
Si hay más de una cuenta posible, elige la Cuenta destino.
Si te entrega más efectivo del necesario, escribe lo que te dio: la ventana calcula el Vuelto.
Pulsa Cobrar. Verás «Cobro registrado».

El dinero entra a la cuenta como un movimiento de «Cobro», y la cuota sale de la lista cuando queda sin saldo.

Lo que conviene saber al cobrar

Se cobra el saldo completo de la cuota. Con menos, la ventana muestra Falta y no deja confirmar. Con más en un método que no da vuelto, avisa «Lo registrado supera el total: ajusta los importes.»
Cobra con un solo método de pago. Aunque la ventana deja repartir el importe, hoy solo se registra el primer método que tenga importe.
El cobro salda primero la cuota más antigua de esa venta. Si marcas la cuota 2 y la 1 todavía tiene saldo, el dinero va a la 1.
No usa el saldo a favor del cliente. Para descontarlo, ver «Anticipos y saldo a favor al cobrar».

Qué hacer si no se registra el cobro

«La caja no tiene un turno abierto: ábralo en Finanzas → Caja.» — tu empresa exige abrir la caja contando y el efectivo iba a una caja sin turno. Ábrela o, si el cliente pagó por otro medio, pon el importe en ese método.
«La venta no tiene saldo pendiente.» — la venta ya se cobró, quizá desde otra pantalla. Pulsa Refrescar.

Cómo pagar una cuota a un proveedor

Términos relacionados: pagar al proveedor, pago de factura, abono al proveedor, amortizar deuda, pago de letra

Entra a Finanzas → Cuentas por Pagar.
Marca una sola cuota.
Pulsa Pagar. Se abre la ventana «Pago» con el saldo de esa cuota en Total.
Pon el importe en el método con el que pagas. Si no es efectivo, escribe el Nro. operación.
Si hay más de una cuenta posible, elige la Cuenta de origen.
Pulsa Pagar. Verás «Pago registrado».

El dinero sale de la cuenta como un movimiento de «Pago».

Igual que al cobrar: se paga el saldo completo de la cuota, con un solo método, y el pago salda primero la cuota más antigua de esa compra. Al proveedor se le paga el importe exacto: no hay vuelto, y si pones de más la ventana avisa «Lo registrado supera el total: ajusta los importes.»

Qué hacer si no se registra el pago

«La cuenta no tiene saldo suficiente» — elige otra Cuenta de origen.
«La caja no tiene un turno abierto: ábralo en Finanzas → Caja.» — tu empresa exige abrir la caja contando y pagas en efectivo desde una caja sin turno.
«La compra no tiene saldo pendiente.» — ya estaba pagada. Pulsa Refrescar.

Anticipos y saldo a favor al cobrar

Términos relacionados: anticipo, adelanto, pago adelantado, saldo a favor, aplicar anticipo, cruzar saldo, descontar de la deuda

Cobrar desde Finanzas → Cuentas por Cobrar siempre registra dinero nuevo: no toma el anticipo ni el saldo a favor que tenga el cliente.

Para descontarlo de lo que debe:

Abre la venta en Ventas → Venta.
Pulsa Aplicar anticipo. El botón aparece solo si el cliente tiene saldo a favor.
Elige el anticipo y, si quieres, el Importe a aplicar. En blanco se aplica todo lo que alcance.
Pulsa Aplicar anticipo.

La ventana lo dice: «No entra dinero: ya entró cuando se registró el anticipo.» Por eso no necesitas caja ni turno abierto. Lo aplicado baja el saldo de las cuotas de esa venta, empezando por la más antigua.

El saldo a favor que deja una devolución se aplica igual. Y al registrar una devolución, Descontar de la deuda rebaja directamente lo que debe la venta. Cómo se registran anticipos y devoluciones está en «Ventas».

Preguntas frecuentes sobre cuentas por cobrar y por pagar

¿Por qué no aparece una venta a crédito? Porque está en borrador, fue anulada o ya no tiene saldo.
¿Por qué aparece una venta que fue al contado? Porque tu empresa trabaja con cobro posterior: la venta se confirmó sin cobrar y lo que falta quedó como una cuota que vence ese día.
¿Puedo cobrar solo una parte de una cuota? Desde esta pantalla, no: la ventana pide el saldo completo de la cuota.
¿El cliente puede pagar una cuota con efectivo y tarjeta a la vez? En esta pantalla, no: cada cobro registra un solo método y tiene que cubrir el saldo de la cuota.
¿Puedo cobrar varias cuotas a la vez? Aquí se marca una sola cuota. En la venta, el botón de cobro muestra el saldo de toda la venta y lo cobra completo.
¿Por qué la cuota que cobré sigue en la lista? Porque la venta tenía una cuota anterior con saldo: el cobro se aplicó primero a esa.
¿Puedo anular un cobro o un pago? No desde estas pantallas. En la caja solo se anulan los movimientos registrados a mano (ver «Caja y cuentas»).
¿Se cobran intereses por atraso? No. El importe de la cuota no cambia al vencerse.
¿Dónde veo cuánto me deben en total? En Finanzas → Reportes → Resumen financiero.

Roles y permisos

Los permisos se asignan en Sistema → Roles:

Cuentas por cobrar → Ver — entrar a Finanzas → Cuentas por Cobrar.
Ventas → Cobrar — el botón Cobrar, y Aplicar anticipo en la venta.
Ventas → Anticipos — ver el saldo a favor del cliente: sin él no aparece Aplicar anticipo.
Cuentas por pagar → Ver — entrar a Finanzas → Cuentas por Pagar.
Compras → Pagar — el botón Pagar.
Cuentas por cobrar → Exportar y Cuentas por pagar → Exportar — Exportar a Excel.

Cobrar o pagar en efectivo abre solo el turno de la caja. Solo si tu empresa exige abrir la caja contando hace falta abrirla antes, con Sesiones de caja → Abrir caja (ver «Caja y cuentas»).