Usuarios, roles y permisos

¿Qué son los usuarios, los roles y los permisos?

Términos relacionados: cuentas de acceso, personal, perfiles, accesos, privilegios, quién puede hacer qué

Cada persona que trabaja en el sistema tiene su usuario: entra con su correo y su contraseña. Lo que puede ver y hacer lo decide su rol, que es una lista de permisos activados. En cada empresa, un usuario tiene un solo rol.

Los usuarios se administran en Sistema → Usuario, y los roles con sus permisos en Sistema → Roles. Lo usa quien administra el sistema.

Qué necesita un usuario para poder trabajar

Términos relacionados: usuario no puede entrar, sin acceso, habilitar usuario, dar acceso, usuario bloqueado

Para trabajar en una empresa, un usuario necesita cuatro cosas:

Estar activo.
Acceso a esa empresa, en Empresas del usuario.
Al menos una sucursal de esa empresa, en Sucursales del usuario.
Un rol en esa empresa, en el campo Rol del usuario de su ficha. Ese rol tiene que estar activo.

Al crear un usuario, el sistema le da acceso a la empresa en la que estás y el rol que elijas, pero ninguna sucursal: asígnasela tú (ver «Cómo asignar las sucursales de un usuario»). Si va a cobrar, asígnale también su caja (ver «Cómo asignar las cajas de un usuario»).

Qué hacer si un usuario no puede entrar

«Usuario o contraseña inválidos.» — la contraseña no es la correcta o el usuario está desactivado. Revisa la columna Activo o cámbiale la contraseña.
No le aparece la empresa, o no le aparece ninguna sucursal para elegir — márcala en Empresas del usuario o en Sucursales del usuario.
«Este usuario no tiene un rol asignado para esta empresa.» — entra a esa empresa y elígele un Rol del usuario (ver «Cómo dar acceso a otra empresa»).
«Tu rol no tiene pantallas asignadas. Contacta al administrador.» — su rol no le deja ver ninguna pantalla: actívale permisos en Sistema → Roles.

Cómo crear un usuario

Términos relacionados: dar de alta a un empleado, nuevo usuario, crear cuenta, agregar un vendedor, agregar un cajero

Entra a Sistema → Usuario y pulsa Nuevo.
Escribe el Nombre completo.
Escribe el Correo electrónico: «Con este correo iniciará sesión».
Escribe la Contraseña y repítela en Confirmar contraseña. Debe tener al menos 8 caracteres y alguna letra.
Elige el Rol del usuario: «El rol define lo que puede ver y hacer en esta empresa».
Si quieres, completa Teléfono, Tipo de documento y Número de documento.
Pulsa Guardar.
De vuelta en el listado, asígnale al menos una sucursal (ver «Cómo asignar las sucursales de un usuario»). Sin sucursal no puede entrar.

El usuario queda con acceso a la empresa en la que estás. No se le envía ningún correo: entra con el correo y la contraseña que le diste, y después puede cambiar su contraseña en Mi perfil (ver «Primeros pasos»).

Qué hacer si no te deja guardar el usuario

«Ya existe un usuario con ese correo.» — ese correo ya lo usa otro usuario, aunque no esté en tu listado: puede ser de otra empresa o de otro negocio que usa el sistema. Cada correo sirve para un solo usuario.
«Las contraseñas no coinciden» — escribe la misma contraseña en los dos campos.
«Debe tener al menos 8 caracteres» o «Debe contener al menos una letra» — la contraseña es muy corta o no tiene ninguna letra.
«El rol es obligatorio» — elige un Rol del usuario. Si el que buscas no aparece, revisa en Sistema → Roles que esté activo.

Cómo asignar las sucursales de un usuario

Términos relacionados: dar acceso a una sucursal, habilitar un local, en qué tienda trabaja, cambiar de sucursal a un empleado

Entra a Sistema → Usuario y marca al usuario.
Pulsa Sucursales del usuario.
Marca las sucursales donde puede trabajar y desmarca las que no. Salen agrupadas por empresa.
Pulsa Guardar. El sistema confirma «Guardado correctamente».

Solo aparecen las sucursales de las empresas a las que el usuario ya tiene acceso. Si ves «El usuario no tiene empresas con sucursales disponibles», primero dale acceso a una empresa (ver «Cómo dar acceso a otra empresa»).

Cómo dar acceso a otra empresa

Términos relacionados: multiempresa, usuario en varias empresas, asignar empresa, quitar acceso a una empresa

Si tu negocio tiene varias empresas, un mismo usuario puede trabajar en varias, con un rol distinto en cada una:

En Sistema → Usuario, marca al usuario y pulsa Empresas del usuario.
Marca la empresa y pulsa Guardar. Solo aparecen las empresas a las que tú también tienes acceso.
Pulsa Sucursales del usuario y marca al menos una sucursal de esa empresa.
Entra a esa empresa (ver «Primeros pasos»), ve a Sistema → Usuario, marca al usuario, pulsa Editar, elige su Rol del usuario y pulsa Guardar.

Sin el paso 4, al entrar a esa empresa verá «Este usuario no tiene un rol asignado para esta empresa.»

Para quitarle una empresa, desmárcala en Empresas del usuario. Deja de poder entrar a esa empresa y ya no aparece en su listado de usuarios; lo que registró allí no se borra.

Cómo asignar las cajas de un usuario

Términos relacionados: asignar caja a un cajero, habilitar caja, vendedor no puede abrir caja, cajero no puede abrir turno, No tiene habilitada esta caja

El turno de una caja se abre solo con el primer cobro, sin pedir nada. Pero para ver su caja en Finanzas → Caja y para abrir un turno a mano contando (obligatorio si la empresa lo exige), el usuario necesita tener la caja habilitada. Un usuario nuevo no tiene ninguna:

Entra a Sistema → Usuario y marca al usuario.
Pulsa Cajas del usuario.
Marca las cajas que puede abrir y desmarca las que no. Solo salen las cajas de efectivo activas de la empresa en la que estás.
Pulsa Guardar. El sistema confirma «Guardado correctamente».

Si no lo haces, al abrir el turno a mano el sistema responde «No tiene habilitada esta caja.». Quien crea una caja en Finanzas → Cuentas ya queda habilitado para ella, y la Caja principal que trae la empresa, para quien configuró la empresa.

Los almacenes no se asignan por usuario: hoy no hay ninguna opción para eso.

Si el punto de venta muestra «La empresa no tiene ninguna caja de efectivo activa. Créala en Finanzas → Cuentas.», el problema es otro: hay que crear una caja o activarla en Finanzas → Cuentas (ver «Caja y cuentas»).

Cómo cambiar la contraseña de un usuario

Términos relacionados: resetear contraseña, restablecer contraseña, olvidó su clave, nueva contraseña

Entra a Sistema → Usuario y marca al usuario.
Pulsa Cambiar contraseña.
Escribe la nueva Contraseña y repítela en Confirmar contraseña.
Pulsa Guardar. El sistema confirma «Guardado correctamente».

No hace falta saber la contraseña anterior. En Editar no aparece la contraseña: solo se pide al crear el usuario.

Tu propia contraseña la cambias en Mi perfil (ver «Primeros pasos»).

Cómo desactivar o reactivar un usuario

Términos relacionados: dar de baja a un usuario, eliminar usuario, bloquear acceso, empleado que ya no trabaja, reactivar usuario

Un usuario no se borra: se desactiva. Deja de poder entrar, pero todo lo que registró se conserva.

Para desactivarlo: en Sistema → Usuario, marca al usuario y pulsa Eliminar. Aunque la confirmación diga «Esta acción no se puede deshacer.» y la fila desaparezca, al pulsar Refrescar vuelve a aparecer con Activo desmarcado. También puedes abrirlo con Editar, apagar Activo y pulsar Guardar.
Para reactivarlo: ábrelo con Editar, enciende Activo y pulsa Guardar.

No puedes desactivar tu propio usuario: «No puedes eliminar ni desactivar tu propio usuario.»

Si solo quieres que deje de trabajar en una empresa, quítale esa empresa (ver «Cómo dar acceso a otra empresa»).

Cómo crear un rol

Términos relacionados: nuevo rol, perfil de usuario, tipo de usuario, grupo de permisos, rol de vendedor, rol de cajero

Entra a Sistema → Roles y pulsa Nuevo.
Escribe el Nombre del rol, por ejemplo Cajero.
Deja Activo encendido y pulsa Guardar.
El rol se abre de nuevo, ahora con la sección Permisos. Activa lo que puede hacer (ver «Cómo asignar permisos a un rol») y pulsa Guardar.

Un rol vale para todas las empresas del negocio: se crea una sola vez y tiene los mismos permisos en todas.

Qué hacer si no te deja guardar el rol

«El nombre del rol es obligatorio» — escribe un nombre.
«Ya existe un rol con ese nombre.» — lo usa otro rol, aunque esté desactivado. Elige otro nombre o reactiva ese rol con Editar.

Cómo asignar permisos a un rol

Términos relacionados: dar permisos, quitar permisos, matriz de permisos, accesos del rol, restringir opciones, qué puede hacer cada uno

Entra a Sistema → Roles, marca el rol y pulsa Editar.
Baja a Permisos. Arriba ves cuántos tiene activados, por ejemplo «34 de 120 activados».
Abre el módulo que te interesa, por ejemplo Catálogos. Dentro está cada cosa que se administra, como Productos o Clientes: pulsa su nombre para ver sus acciones, como Ver, Crear, Editar, Eliminar, Exportar y las propias de cada una.
Enciende o apaga cada acción con su interruptor. El interruptor de la fila activa o quita todas sus acciones, y el del módulo, todas las del módulo.
Pulsa Guardar. El sistema confirma «Permisos actualizados».

Para ir directo a algo, escribe en Buscar permiso: busca por módulo, por lo que se administra o por acción. Con una búsqueda puesta, Activar todos los permisos solo cambia lo que ves. Si nada coincide, verás «Ningún permiso coincide con la búsqueda».

El permiso Ver va incluido

Al activar cualquier acción, Ver se activa solo y no se puede apagar mientras quede otra activada. Si pasas el cursor por su interruptor, verás «Se concede automáticamente con las demás acciones de la entidad».

Cada permiso está activado o desactivado

No hay niveles intermedios ni aprobaciones: lo que el rol tiene activado, sus usuarios lo hacen directamente, y lo que no, el sistema no se lo deja hacer. Ningún permiso deja una operación esperando a que otra persona la autorice.

Cuándo se aplica el cambio

Si cambias los permisos de tu propio rol, tu menú se actualiza al guardar. Los demás usuarios con ese rol ven el menú nuevo cuando recargan la página o vuelven a entrar. Mientras tanto, si intentan algo que ya no tienen permitido, el sistema responde «No tiene permisos suficientes para realizar esta operación.»

El rol principal

Términos relacionados: administrador, rol administrador, superusuario, acceso total, dueño

Cada negocio tiene un Rol principal, que se crea junto con la cuenta con el nombre Administrador. En Sistema → Roles lo reconoces por la columna Rol principal.

Tiene todos los permisos, también los que se agreguen al sistema más adelante.
No se puede editar, desactivar ni eliminar. Al abrirlo verás «El rol principal tiene todos los permisos y no se puede editar.»
Para crear una empresa nueva hace falta tener el rol principal en alguna de tus empresas, y para crear una sucursal, tenerlo en esa empresa.

Cómo desactivar o eliminar un rol

Términos relacionados: borrar rol, dar de baja un rol, quitar un rol

Eliminar: en Sistema → Roles, marca el rol y pulsa Eliminar. Solo se puede si ningún usuario tiene ese rol en ninguna de tus empresas, contando los usuarios desactivados. Si alguno lo tiene: «El rol tiene usuarios asignados y no se puede eliminar.» Cámbiales antes el rol.
Un rol eliminado no se borra: queda desactivado. Al pulsar Refrescar vuelve a aparecer con Activo desmarcado, y puedes reactivarlo con Editar.
Desactivar: si apagas Activo en un rol que tiene usuarios, el sistema lo permite, pero esos usuarios se quedan sin acceso hasta que les pongas otro rol o lo vuelvas a activar.

El rol principal no se puede eliminar ni desactivar.

Cómo se arma el menú de cada usuario

Términos relacionados: por qué no veo una opción, falta una opción en el menú, pantalla oculta, no aparece el botón, módulo desactivado

El menú de cada usuario sale de los permisos de su rol:

Cada pantalla pide un permiso, casi siempre el Ver de lo que muestra. Por ejemplo, Sistema → Usuario pide Usuarios → Ver, y Sistema → Roles pide Roles de usuario → Ver.
Un módulo aparece si el usuario puede ver al menos una de sus pantallas.
Los botones de los listados también dependen del rol: Nuevo pide Crear, Editar pide Editar, Eliminar pide Eliminar, Exportar a Excel pide Exportar e Importar pide Importar.

El menú no es la única barrera: aunque alguien llegue a una pantalla por otro camino, el sistema le niega lo que su rol no permite.

Qué pasa si un módulo está desactivado

Si un módulo se desactiva en Sistema → Ajustes generales, sus permisos dejan de valer para todos los roles: las pantallas que los necesitan desaparecen del menú y no se pueden usar, aunque el rol los tenga activados. Tampoco aparecen en Permisos del rol. Al volver a activar el módulo, cada rol recupera al momento los permisos que tenía. Cómo se activa o desactiva un módulo está en «Ajustes generales».

Preguntas frecuentes sobre usuarios y permisos

¿Por qué no veo a un usuario en el listado? El listado muestra solo los usuarios con acceso a la empresa en la que estás, activos o no. Para verlo aquí, entra a una empresa donde sí aparezca y dale acceso a esta en Empresas del usuario.
¿Puedo darle un permiso a una persona sin tocar su rol? No. Los permisos son del rol. Si alguien necesita una combinación distinta, créale otro rol.
¿Un usuario puede tener dos roles en la misma empresa? No: un solo rol por empresa. En otra empresa puede tener otro.
¿Puedo cambiar el correo de un usuario? Sí, con Editar. Desde entonces entra con el correo nuevo.
¿Se puede duplicar un rol? Hoy no hay un botón para hacerlo, aunque en Permisos exista Roles de usuario → Duplicar: activarlo no cambia nada. Crea el rol nuevo y activa sus permisos.
¿Se puede exigir que alguien autorice una operación antes de hacerla? No. Cada permiso está activado o desactivado; no hay aprobaciones.
¿Qué pasa con lo que registró un usuario que desactivé? Se conserva. Desactivarlo solo le quita el acceso.
¿Por qué no puedo editar el rol principal? Porque siempre tiene todos los permisos. Así el negocio nunca se queda sin un rol con acceso total.

Roles y permisos

Estos permisos se asignan en Sistema → Roles, en el módulo Núcleo:

Usuarios → Ver — entrar a Sistema → Usuario.
Usuarios → Crear — Nuevo.
Usuarios → Editar — Editar: sus datos, su Rol del usuario en la empresa en la que estás y Activo.
Usuarios → Eliminar — Eliminar (desactivar).
Usuarios → Cambiar contraseña — Cambiar contraseña.
Usuarios → Asignar empresas — Empresas del usuario.
Usuarios → Asignar sucursales — Sucursales del usuario.
Usuarios → Asignar cajas — Cajas del usuario.
Usuarios → Exportar y Usuarios → Importar — ver «Importar y exportar».
Roles de usuario → Ver — entrar a Sistema → Roles.
Roles de usuario → Crear — Nuevo.
Roles de usuario → Editar — Editar: el nombre, Activo y los permisos.
Roles de usuario → Eliminar — Eliminar.
Roles de usuario → Exportar — Exportar a Excel.

Usuarios → Editar y Roles de usuario → Editar son los más delicados: con cualquiera de los dos, una persona puede darse todos los permisos, por ejemplo poniéndose el rol principal o activando permisos en su propio rol. Resérvalos a quien administra el sistema.